Von Zettelwirtschaft zu Echtzeit: Wie Schwirten & Klein ihre Baustellen digitalisiert hat
Wenn Papier zur Bremse wird
Wer im Holzbau tätig ist, kennt das Problem: Die eigentliche Arbeit passiert auf der Baustelle - aber das Büro bremst. Bautagesberichte, Regiezettel, Nachträge, Fotos, Mängellisten - alles landet auf Papier, in E-Mail-Postfächern oder unleserlich in Ordnern. Bei Schwirten & Klein, einem etablierten Holzbauunternehmen aus Nordrhein-Westfalen, war das jahrelang Alltag.
Bis das Team beschlossen hat, die Baustellendokumentation komplett zu digitalisieren. Heute läuft alles in Echtzeit, von der Baustelle direkt ins Büro. Die Poliere brauchen für ihren Tagesbericht keine halbe Stunde mehr, sondern wenige Minuten. Nachträge gehen nicht mehr verloren, Mängel werden schneller behoben, die Nachkalkulation ist präziser denn je. Und das Beste: Die Mannschaft arbeitet ruhiger, weil jeder genau weiß, was läuft.
Was auf dem Papier nach „Digitalisierung“ klingt, hat in der Praxis das Unternehmen spürbar verändert.
Ausgangslage: Der Papierstau auf der Baustelle
Früher war die Dokumentation bei Schwirten & Klein eine klassische Baustellenpflicht - zeitintensiv, fehleranfällig und oft unvollständig. Die Poliere füllten ihre Bautagesberichte per Hand aus, legten Zettel in Mappen, machten Fotos mit dem Handy und gaben alles am Ende der Woche im Büro ab. Dort begann der zweite Akt: Scannen, Nachfragen, Ablage, Nachtragen.
Ergebnis: Ein enormer Zeitaufwand bei gleichzeitig geringer Datenqualität. Berichte blieben liegen, wichtige Informationen gingen verloren, Nachträge wurden übersehen. Die Dokumentationsquote lag bei etwa 70 Prozent, die restlichen 30 Prozent verschwanden im Alltagstrubel.
Das war nicht nur ineffizient, sondern riskant. Denn im Holzbau zählt Nachweisbarkeit. Ob bei Mängeln, Abnahmen oder Nachträgen - wer keine Belege hat, verliert schnell Geld.
Der Geschäftsführer von Schwirten & Klein erinnert sich:
„Wir hatten jeden Tag Papier in der Hand, aber nie den vollen Überblick. Wenn ein Bauleiter etwas suchte, musste er ins Auto steigen oder die Mappen durchsuchen. Das hat einfach nicht mehr zur Arbeitsweise gepasst, die wir heute brauchen.“
Der Schritt in die digitale Dokumentation
Die Entscheidung fiel, als klar wurde: Ohne digitale Prozesse wird die Baustelle zur Blackbox. Gemeinsam mit werkbank://digital hat Schwirten & Klein den Prozess neu gedacht - vom Zettel zur App, vom Nachtragen zur Echtzeitübertragung.
Das Ziel war klar: Alle Informationen dort erfassen, wo sie entstehen - direkt auf der Baustelle. Dazu wurde eine cloudgestützte Plattform eingeführt, die Tagesberichte, Regiezettel, Mängel und Fotos bündelt und automatisch mit dem Büro synchronisiert.
Der Clou: Die App funktioniert offline, Pflichtfelder sichern die Vollständigkeit, und alle Einträge sind mit Zeitstempel und Foto belegt. Damit ist jede Leistung, jeder Mangel, jede Abnahme dokumentiert - rechtssicher und nachvollziehbar.
Ein Polier beschreibt den Unterschied so:
„Früher war’s Zettelchaos. Heute dauert der Bericht keine fünf Minuten - und alles ist sauber drin. Ich drück auf ‚Senden‘ und bin fertig.“
Was sich durch die Digitalisierung verändert hat
Seit der Umstellung läuft die Kommunikation zwischen Baustelle und Büro reibungslos. Statt Papierbergen gibt es klare digitale Abläufe. Fotos, Abnahmen und Berichte werden automatisch sortiert, die Geschäftsführung hat jederzeit Zugriff auf aktuelle Daten.
Die Effekte sind deutlich messbar:
Zeitersparnis: Die Poliere sparen täglich rund 45 Minuten für Dokumentation - das entspricht im Jahresdurchschnitt über 1.000 Arbeitsstunden, die produktiv genutzt werden können.
Nachträge & Erlöse: Jede Leistungsänderung wird sofort erfasst, mit Foto belegt und kann sauber abgerechnet werden. Nachtragsverluste gehören der Vergangenheit an.
Qualität & Haftung: Lückenlose Berichte mit Zeitstempeln und Fotos schaffen gerichtsfeste Nachweise. Streitigkeiten lassen sich oft schon im Keim ersticken.
Mängelmanagement: Mängel werden bis zu 50 % schneller bearbeitet, Mängelkosten sinken um etwa 30 %.
Normenkonformität: Schwirten & Klein erfüllt mit der digitalen Eigenüberwachung automatisch die Anforderungen der RAL-GZ 422 (Güteüberwachung Holzbau).
Im Büro sind die Vorteile ebenfalls spürbar. Statt wöchentlicher Nachfragen stehen die Berichte am Folgetag vollständig bereit. Die Nachkalkulation läuft in Echtzeit, Controlling und Rechnungswesen greifen auf identische Datensätze zu.
„Wir sehen sofort, wo wir stehen - technisch und kaufmännisch. Früher mussten wir nachrechnen, heute klicken wir drauf und wissen’s.“
Zahlen, die überzeugen
Die Erfahrung von Schwirten & Klein steht stellvertretend für eine ganze Branche, die gerade den Sprung in die digitale Baupraxis wagt. Aktuelle Studien bestätigen die Effekte:
Zeitersparnis: Digitale Baustellendokumentation spart 75-80 % der Zeit, die zuvor für handschriftliche Berichte nötig war.
ROI: Die Investition amortisiert sich oft in weniger als sechs Monaten - dank eingesparter Arbeitszeit, reduzierter Nachträge und geringerer Mängelkosten.
Datenqualität: Die Dokumentationsquote steigt von unter 80 % auf nahezu 100 %.
Transparenz: Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Daten, was Fehlentscheidungen und Doppelarbeit eliminiert.
Kulturwandel auf der Baustelle
Digitale Prozesse verändern nicht nur Abläufe - sie verändern Haltung. Anfangs gab es Skepsis: „Noch eine App mehr?“ oder „Ich bin kein ITler.“ Doch schon nach wenigen Wochen war klar, wie viel leichter die Arbeit wird.
Die Poliere haben das System schnell angenommen, weil es ihnen hilft, statt sie zu kontrollieren. Die Geschäftsleitung hat bewusst darauf geachtet, dass die Umstellung als Erleichterung verstanden wird, nicht als Kontrolle.
Dieser kulturelle Wandel ist entscheidend. Digitalisierung scheitert selten an Technik, sondern an Haltung. Wenn Mitarbeiter sehen, dass sie durch digitale Tools mehr Überblick und weniger Stress haben, entsteht Akzeptanz ganz von selbst.
Was andere Holzbauunternehmen daraus lernen können
Schwirten & Klein zeigt, dass Digitalisierung im Holzbau kein abstraktes Zukunftsthema ist, sondern ein handfester Wettbewerbsvorteil. Wer seine Baustellendokumentation digitalisiert, gewinnt: Zeit, Übersicht, Sicherheit und letztlich Geld.
Wichtig ist jedoch die Reihenfolge: Erst Prozesse verstehen, dann digitalisieren. Wer einfach nur Papier durch Apps ersetzt, bekommt Chaos in digitaler Form. Der Unterschied liegt im Systemgedanken - Prozesse müssen aufeinander abgestimmt, Verantwortlichkeiten klar definiert und Schnittstellen intelligent genutzt werden.
Das Beispiel beweist: Selbst ein mittelständischer Holzbaubetrieb kann mit überschaubarem Aufwand enorme Effizienzgewinne erzielen - wenn der Wille da ist, alte Gewohnheiten zu hinterfragen.
Blick nach vorn: Digitalisierung als Hebel
Die digitale Baustellendokumentation ist für Schwirten & Klein kein abgeschlossenes Projekt, sondern der Anfang einer Entwicklung. Durch die gewonnenen Echtzeitdaten kann das Unternehmen künftig präziser planen, Engpässe früher erkennen und Materialflüsse optimieren.
Das Ziel: Die gesamte Wertschöpfungskette - von der Planung bis zur Abrechnung - digital verzahnen. Denn wer Daten strukturiert sammelt, kann sie auch strategisch nutzen.
Die Holzbau-Branche steht dabei erst am Anfang. Viele Betriebe unterschätzen noch immer, wie groß der Hebel ist, wenn Prozesse vernetzt werden. Schwirten & Klein hat vorgemacht, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist, sondern ein Werkzeug, das sich rechnet - Tag für Tag.
Digitalisierung, die sich rechnet
Die Geschichte von Schwirten & Klein ist kein Einzelfall, sondern ein Beispiel dafür, wie praxisnahe Digitalisierung im Holzbau aussieht: keine großen Worte, sondern konkrete Ergebnisse.
Papierberge sind Geschichte. Stattdessen gibt es saubere Daten, klare Kommunikation und einen ruhigen Bauablauf. Die Dokumentation läuft mit - nicht nebenher.
Und das ist der entscheidende Unterschied: Digitalisierung muss nicht kompliziert sein. Sie muss wirken.
Wenn du wissen willst, wie du deine Abläufe im Holzbau-Betrieb heute wirklich effizient gestalten kannst - und wie du das gezielt umsetzt -, lass uns sprechen.
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Quellen & Stand
Basierend auf internen Projektdaten Schwirten & Klein GmbH (2025) sowie folgenden Branchenquellen:
Handwerk-digitalisieren.de (10/2025): „Bis zu 80 % Zeitersparnis durch Apps für Baudokumentation“
Valoon Blog (06/2025): „Mobile Baustellendokumentation spart täglich ~55 Minuten“
BauVolution (09/2025): „Digitale Tools im Handwerk mit ROI < 6 Monate“
RAL Gütesicherung Holzbau (2021): RAL-GZ 422 Anforderungen an Eigenüberwachung