Vom Stundenzettel zur Cloud: Wie Holzbau Henz in 60 Tagen zur digitalen Zeiterfassung wechselte
Digitalisierung im Holzbau: Wo Zeit noch echtes Geld kostet
Im modernen Holzbau zählt jede Minute. Termindruck, Fachkräftemangel, steigende Materialkosten - und dann noch handgeschriebene Stundenzettel, die irgendwann zwischen Baustelle und Büro verloren gehen. Was jahrzehntelang funktionierte, wird heute zunehmend zum Wettbewerbsnachteil. Denn während Maschinen längst digital vernetzt sind, läuft die Zeiterfassung in vielen Betrieben noch auf Papier oder in Excel-Listen. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie aus 2025 nutzen 29 % der Unternehmen weiterhin analoge Methoden - im Bau und Holzbau ist der Anteil sogar noch höher.
Die Folge: Zeitverluste, Fehler, Nachfragen und Nachträge. Holzbau Henz, ein traditionsbewusstes Familienunternehmen aus Süddeutschland, hat diesen Kreislauf durchbrochen - mit einer klaren Entscheidung für die Digitalisierung. Das Ergebnis: in 60 Tagen von Zettel & Excel zur cloudbasierten Zeiterfassung, fünfstellige Einsparungen pro Jahr und eine Verwaltung, die endlich wieder Kapazität für das Wesentliche hat: das Bauen.
Ausgangslage & Kontext: Zettelwirtschaft im Jahr 2025
Die Ausgangssituation bei Holzbau Henz war typisch für viele mittelständische Holzbauunternehmen. Auf der Baustelle wurden Zeiten handschriftlich notiert, im Büro abgetippt, in Excel verwaltet und anschließend für die Lohnabrechnung erneut übertragen. Jede dieser Schnittstellen bedeutete doppelten Aufwand - und doppeltes Fehlerpotenzial.
Laut einer YouGov-Studie 2024 erfassen zwar drei Viertel aller Betriebe ihre Arbeitszeiten, aber fast ein Drittel davon manuell oder in Excel. In der Bauwirtschaft liegt diese Quote bei rund 30 %. Das Problem ist dabei weniger die fehlende Erfassung selbst, sondern der hohe administrative Aufwand: Das manuelle Ausfüllen, Einsammeln und Abtippen kostet Stunden - jede Woche.
Auch bei Henz bedeutete das alte System, genannt „MFZeit“, einen unverhältnismäßig hohen Aufwand. Updates mussten manuell auf jedem Rechner installiert werden, Schnittstellen gab es keine. Besonders die Lohnbuchhaltung kämpfte mit fehlenden oder unleserlichen Einträgen, Korrekturläufen und Rückfragen.
„Wir haben pro Woche mehr Zeit mit Nacharbeiten verbracht als mit echter Planung“, erinnert sich ein Projektleiter. „Das war einfach nicht mehr zeitgemäß.“
Die Entscheidung: Digitalisierung als Befreiungsschlag
Die Motivation, das System zu modernisieren, kam aus mehreren Richtungen:
Einerseits der wachsende rechtliche Druck - seit dem BAG-Urteil 2022 ist die elektronische Arbeitszeiterfassung verpflichtend, spätestens ab 2025 auch gesetzlich verankert. Andererseits die schlichte Erkenntnis, dass durch digitale Lösungen Zeit und Geld gespart werden können.
Werkbank://digital begleitete Henz bei der Umstellung - mit einem klaren Fokus: kein kompliziertes IT-Projekt, sondern eine pragmatische, praxisnahe Lösung, die von allen verstanden und akzeptiert wird.
„Wir wollten keine Insellösung“, erklärt Jonas von werkbank://digital. „Ziel war, dass sich die Zeiterfassung nahtlos in die bestehenden Abläufe einfügt - ohne Stress, ohne Schulungswahn, ohne Reibungsverluste.“
Das neue System basiert auf einer cloudbasierten Lösung mit App-Integration, die über offene Schnittstellen direkt mit der Lohnbuchhaltung verbunden ist. Für Henz bedeutete das: weniger Papier, weniger Übertragungsfehler, mehr Transparenz - und vor allem: Ruhe im Büro.
Umsetzung in Rekordzeit: 60 Tage vom Kick-off bis zum Go-live
Die Einführung verlief bemerkenswert schnell. Vom Kick-off bis zum produktiven Betrieb vergingen gerade einmal 60 Tage. Keine aufwendige IT-Migration, keine Unterbrechung des Betriebs.
In dieser Zeit wurden:
alle Mitarbeitenden geschult,
das System eingerichtet,
die Schnittstellen zum Steuerberater Lückel & Partner konfiguriert,
und die Altdaten übernommen.
Bereits im ersten Monat nach dem Go-live zeigten sich messbare Effekte: weniger Korrekturen, weniger Nacharbeit, weniger Stress.
Ein besonders spürbarer Vorteil: Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Baustellenstunden laufen jetzt über dieselbe Plattform. Überstunden werden automatisch geprüft, Plausibilitätschecks verhindern Fehlbuchungen - und Verstöße gegen Arbeitszeitgesetze gehören der Vergangenheit an.
Die Zahlen: Was sich wirklich verändert hat
Die Ergebnisse sprechen für sich. Branchenweit zeigen Benchmarks ein enormes Einsparpotenzial, das sich auch bei Holzbau Henz bestätigt hat:
Verwaltungsaufwand reduziert um bis zu 80 %: Statt 16 Stunden pro Woche fallen nur noch 3-4 Stunden an - allein das spart rund 20.000 € jährlich.
Fehlerquote in der Zeiterfassung gesenkt von ~5 % auf < 1 %, was Korrekturläufe praktisch überflüssig macht.
Produktivitätsgewinn von 5-15 % durch bessere Planbarkeit und Echtzeitdaten.
Amortisation in weniger als 6 Monaten - die Investition trägt sich meist schon im ersten Halbjahr.
Das Beispiel zeigt: Digitalisierung ist kein Kostentreiber, sondern ein Renditefaktor. Der ROI liegt bei Holzbau Henz über 500 % im ersten Jahr, ähnlich wie in den Branchenvergleichen.
Neben den messbaren Effekten gibt es auch qualitative Verbesserungen:
Höhere Transparenz: Echtzeiteinblick in Stunden, Urlaub und Überstunden.
Mehr Fairness: Streit um Arbeitszeiten ist passé.
Entlastung der Führungskräfte: Statt Zahlen zu korrigieren, können sie Projekte steuern.
Was den Erfolg möglich machte: Offene Schnittstellen & Akzeptanz
Der Erfolg von Henz lag nicht nur in der Technik, sondern in der Herangehensweise. Das System wurde nicht gegen die Mitarbeiter eingeführt, sondern mit ihnen.
Die App wurde im Alltag getestet, Rückmeldungen wurden integriert, Prozesse angepasst. Wichtig war, dass die Software nicht als Überwachung wahrgenommen wurde, sondern als Hilfsmittel.
Technisch entscheidend war die Integration: Über eine offene API fließen alle Daten direkt in die Lohnbuchhaltung. Damit entfallen doppelte Eingaben, Übertragungsfehler und Medienbrüche.
Auch die Einsatz- und Projektplanung profitiert: Die Zeiterfassung liefert eine verlässliche Datenbasis für die Kapazitätsplanung. Urlaubszeiten, Krankmeldungen und Baustellenstunden stehen in Echtzeit zur Verfügung. So konnte Henz die Jahresplanung automatisieren und Engpässe frühzeitig erkennen - ein enormer Vorteil im Projektgeschäft.
Die rechtliche Perspektive: Pflicht mit Mehrwert
Seit dem EuGH-Urteil von 2019 und dem BAG-Urteil von 2022 ist klar: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen. Ein Referentenentwurf des BMAS aus 2023 sieht ab 2025 eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung vor - mit Übergangsfristen für kleinere Betriebe.
Für Holzbauunternehmen gilt ohnehin eine erweiterte Nachweispflicht nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet werden.
Henz entschied sich frühzeitig für die digitale Lösung - und hat nun nicht nur ein effizientes System, sondern auch volle Rechtssicherheit.
Branchenvergleich: Vom Pflichtprojekt zum Wettbewerbsvorteil
Digitalisierung in der Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Sie schafft Transparenz, Geschwindigkeit und Planbarkeit - alles Faktoren, die in einem eng getakteten Holzbau-Alltag zählen.
Laut einem Branchenreport 2025 sparen mittelgroße Betriebe im Handwerk durch digitale Zeiterfassung im Schnitt 4.000 € pro Monat, was rund 48.000 € jährlich entspricht. Diese Zahlen decken sich mit den Erfahrungen von Holzbau Henz.
Was dabei oft übersehen wird: Die Zeiterfassung ist nur der erste Schritt. Wer seine Arbeitszeiten digitalisiert, schafft eine solide Datenbasis für weitere Optimierungen - etwa in der Projektabrechnung, im Controlling oder bei der Kapazitätsplanung.
Henz hat diesen Schritt bewusst gewählt: Die erfassten Daten dienen künftig als Single Source of Truth für alle personal- und projektbezogenen Entscheidungen. Damit ist das Unternehmen nicht nur rechtskonform, sondern zukunftsfähig.
Der kulturelle Wandel: Vom Pflichtgefühl zur Begeisterung
Ein oft unterschätzter Aspekt: Die Digitalisierung verändert auch die Haltung im Unternehmen.
Was zunächst als Pflicht begann - „Wir müssen ja digital erfassen“ - wurde bei Henz schnell zum positiven Routine-Element. Mitarbeitende schätzen die Transparenz, Führungskräfte die Verlässlichkeit.
Für viele im Team ist die App längst selbstverständlich. Die Einführung wurde begleitet durch kurze Schulungen und ein offenes Feedbackformat. So entstand Akzeptanz statt Widerstand - eine Erfahrung, die viele Betriebe noch unterschätzen.
Fazit & Handlungsempfehlung: Digitalisierung lohnt sich - sofort handeln
Holzbau Henz zeigt, dass Digitalisierung im Holzbau keine Frage der Unternehmensgröße, sondern der Haltung ist. Wer Prozesse vereinfacht, gewinnt Zeit, Effizienz und Rechtssicherheit - und stärkt gleichzeitig die Wettbewerbsfähigkeit.
Das Projekt beweist: Schon nach wenigen Wochen lassen sich spürbare Ergebnisse erzielen, wenn Technik und Organisation Hand in Hand gehen.
Handlungsempfehlung
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Quellen & Stand (aktualisiert Oktober 2025)
Bitkom (06/2025): Arbeitszeiterfassung in drei Viertel der Unternehmen
YouGov/Protime (2024): Studie zur Zeiterfassung im Handwerk
Meisterwerk Blog (08/2025): ROI digitaler Zeiterfassung im Handwerk
Handwerk-digitalisieren.de (2025): Zeiterfassung im Baugewerbe
SD Worx Blog (03/2025): Online-Zeiterfassung: Darum lohnt es sich wirklich