Die schlechte Nachricht: Es gibt keine einfache Antwort auf die Frage, ob man sich für ein AiO-System oder verschiedene kleine Insellösungen entscheiden sollte.

Die gute Nachricht: Die Entscheidung steht zunächst gar nicht im Vordergrund. Die noch bessere Nachricht: Wir können bei der Entscheidung helfen. Grundsätzlich gibt es nur drei grundlegende Kriterien, die eine Software unserer Auffassung nach unbedingt erfüllen sollte.

1. Software muss kompromisslos einfach zu bedienen sein. Erst dann ist eine intuitive Bedienung und ein gutes Erlernen möglich. Komplizierte Software macht eine Einführung häufig unnötig langwierig und teuer. Gleichzeitig stellt sie eine Barriere dar, wenn das Ziel ist, dass Mitarbeiter selbstständig Lernen und Freude an der Nutzung haben sollen.

2. Sie muss cloudbasiert und im Ideallfall webbasiert sein. Das Zeitalter lokaler Server mit all ihren Nachteilen können wir getrost hinter uns lassen. VPN, teure Hardware, Wartungsverträge und regelmäßige Neuanschaffungen dürfen der Vergangenheit angehören. Flexibilität, Einfachheit und Unabhängigkeit stehen für die meisten Holzbauer im Vordergrund.

3. Und sie muss über offene Schnittstellen verfügen. Das wahrscheinlich wichtigste Kriterium ist, dass ein automatisierter Informationsfluss innerhalb der Software und zwischen einzelnen Tools möglich ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass ausschließlich exakt eine Software im Unternehmen zum Einsatz kommt, ist sehr gering. Dieser Fakt erfordert, dass die einzelnen Systeme offen sind, um über eine API auf eine einfache Weise individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Sind diese Kriterien erfüllt, kann eine Software grundsätzlich als brauchbar angesehen werden. Was genau zu Ihrem Unternehmen passt, finden wir gemeinsam im Rahmen einer kostenfreien Konzeptionierung heraus.

Bei der Fragestellung, ob Sie Cloud-Dienste und -Speicher oder lieber eigene Server bevorzugen sollten, ist die Antwort recht klar.

Ab in die Cloud! Die Vorteile sind nicht mehr von der Hand zu weisen und reale Nachteile und Gefahren gibt es für die klassischen Anwendungsfälle im Holzbau nicht. Sicherheit, Verfügbarkeit und Geschwindigkeit sowie die Kosten sprechen ganz klar für die Cloud.

Die Cloud ist nicht kostenlos, aber lokale Server-Hardware ist es auch nicht. Lokale Server kosten in der Anschaffung schnell 5-stellige Beträge, bedürfen regelmäßiger Wartung und in 5 bis 10 Jahren müssen Festplatten und Co. erneuert werden. Hinzu kommen die Energiekosten für den Betrieb. Cloud-Speicher kosten in der Regel nicht mehr als 10 € pro Terabyte (1000 GB) pro Monat - erheblich günstiger. Dabei ist die Wartung inklusive und die Verfügbarkeit wird garantiert. Monatliche Kosten von 10 € sind auch besser kalkulierbar, als eine spontane Investition von hunderten Euro in neue Hardware, weil etwas am Server kaputt ist. Bei den Kosten ist aber auch Spielraum für Argumente. Setzt man beispielsweise auf gebrauchte Hardware für einen lokalen Server, nutzt Solarstrom zum Betrieb und lässt den Server von einem guten Freund kostenlos warten, können die Kosten für einen Server ähnlich niedrig sein wie für einen Cloud-Speicher. Sicherheit, Leistung und Verfügbarkeit stellen dann aber immer noch eine Herausforderung dar.

Sowohl Cloud-Speicher von Microsoft, als auch von Google oder Amazon sind mit der DSGVO vereinbar. Ich kann Sie beruhigen - weder Google noch Microsoft oder Amazon möchten Ihre Daten klauen. Die Unternehmen sind streng reguliert und müssen höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz gerecht werden. Darüber hinaus gibt es deutsche Cloud-Anbieter, die Daten nur in Deutschland speichern. Hier ist noch weniger Spielraum für Argumente als bei den Kosten. Lokale Server sind für Diebstahl, Brände und andere örtliche Unglücke viel anfälliger. Geht ein Cloud-Server kaputt, sind deine Daten auf mehreren anderen Servern sofort verfügbar. Brennt dein lokaler Server, sind alle Daten weg. Darüber hinaus sind lokale Server immer anfälliger für Hackerangriffe, Ransomware und Malware. Ihr Unternehmen wird schneller gehackt als die großen Cloud-Anbieter dieser Welt - versprochen!

Einziges verbleibendes Argument ist, dass man den großen Tech-Konzernen nicht vertraut und auf jeden Fall Daten vor Ort haben möchte.

Kosten und Sicherheit sprechen bereits für die Cloud, jedoch mit Argumentationsspielraum. Gänzlich gewonnen hat die Cloud bei den Themen Verfügbarkeit und Leistung. Die Leistung Ihres Servers ist wahrscheinlich in Ordnung, während Sie im Büro arbeiten. Sind Sie aber auf der Baustelle, ist der Zugriff auf Daten entweder gar nicht möglich oder nur über VPN möglich, sodass die Nutzung wenig Freude macht. Zugriffszeiten, Lese- und Schreibgeschwindigkeit, Suchen... alles geht schneller in der Cloud.

Zweiter Punkt geht an die Cloud beim Thema Verfügbarkeit. In 5 oder 10 Jahren steht es für deine Kalkulatorin oder deinen Buchhalter aus der Generation Z nicht mehr zur Debatte, ein paar Wochen im Winter aus Südeuropa zu arbeiten. Ein attraktiver Arbeitgeber macht sowas schon heute möglich. Egal ob aus dem Home-Office, von der Baustelle, aus dem Urlaub oder von der Workaction - Cloud-Speicher stellen dir deine Daten immer und überall zur Verfügung - schnell, einfach und sicher.

Für die überwiegende Mehrheit der Personen und Unternehmen lässt sich die pauschale Aussage formulieren, dass der Cloud-Speicher der richtige Weg ist, aufgrund der Kosten, der Sicherheit, der Verfügbarkeit und Leistung. Manchmal werden lokale Server aber nicht nur zur Datenablage genutzt. Teilweise läuft auch Software auf den Servern. Steigt man dann von einem lokalen Datenspeicher auf einen Cloud-Speicher um, muss der Server trotzdem weiter betrieben werden für lokale Software. Was jetzt? Es lohnt sich zu überdenken, ob die Software lokal laufen muss. Dabei gibt es zwei Optionen. Entweder bringt man die Software so wie sie ist, in die Cloud. Dann läuft sie nicht mehr lokal auf Servern, sondern in der Cloud - also beispielsweise auf Servern von Amazon, Google oder Microsoft. Es bleibt aber die gleiche Software mit den gleichen Funktionen. Ein besserer Schritt könnte sein, die Software zu tauschen. Früher gab es zahlreiche Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, die auf lokalen Servern installiert wurden. Die sind oft teuer, haben alte Benutzeroberflächen, sind langsam und kommen mit aktuellen Standards nicht mehr mit. Eine cloud- und webbasierte Alternative kann nicht nur Kosten sparen, sondern glänzt mit einfacher Bedienung und nützlichen Funktionen und Schnittstellen zu anderen Tools.

Web-Lösung (webbasiert) bedeutet, dass die ganze Software einfach nur eine Website ist, die über den Browser geöffnet wird. On-Premise bedeutet, dass die Software auf Ihrem Computer installiert ist.

Der größte Vorteil einer Web-Lösung ist, dass Wartung, Installation und Updates entfallen. Sicherlich kennen Sie es es: Plötzlich geht Outlook nicht mehr oder hängt sich auf. Das gehört bei Web-Lösungen der Vergangenheit an. Da die Software nur eine Website ist, müssen Sie sich nicht um die Wartung, Probleme oder Fehler kümmern. Auch Updates und neue Funktionen kommen automatisch. Wartungsverträge oder Supportkosten entfallen vollständig. Ein weiterer Vorteil ist die Erweiterbarkeit: Kommen neue Mitarbeiter ins Unternehmen muss sich nicht mehr um neue Lizenzen oder Installationen gekümmert werden. Nicht zu unterschätzen ist der Vorteil, dass eine Web-Lösung von jedem Gerät aus zugänglich ist - es ist ja eine Website. Nach einer Anmeldung auf der Website stehen alle Funktionen, Informationen und Daten zur Verfügung.

Der Nachteil ist, dass Sie von einer dritten Partei "abhängig" sind. Die Software, die Sie nutzen, liegt nicht bei Ihnen, sondern ist eine Website. Damit verliert man ein Stück Kontrolle und Autorität. Dieser Nachteil relativiert sich, wenn man weiß, dass Anbieter solcher Lösungen 99,9 % Verfügbarkeit garantieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr lokaler Server aufgrund eines Stromausfalls nicht mehr korrekt hochfährt, ist die deutlich größere als die Gefahr. Wahrscheinlich kommt es auch häufiger vor, dass sich die lokale Outlook-Installation nicht korrekt öffnet und ein externer Dienstleister helfen muss.

Abhängigkeit besteht immer. Die Frage ist, von wem man abhängig sein möchte. Die Einen verlassen sich lieber auf den lokal ansässigen IT-Dienstleister, weil er greifbar ist. Ich persönlich bin gerne von dem "Tech-Giganten" abhängig, der es sich nicht leisten kann, dass seine Tools nicht funktionieren und hunderte Menschen nur dafür beschäftigt, dass immer alles funktioniert. Dort ist auch immer jemand erreichbar, nachts, am Sonntag oder an Weihnachten.

Ein anderer Nachteil ist der Funktionsumfang. Beispielsweise besitzt Google Docs oder die Webversion von Word nicht die ganzen Funktionen, die Microsoft Word (On-Premise) besitzt. Braucht man unbedingt den gesamten Funktionsumfang, so ist man mit der On-Premise-Lösung besser beraten. Für die überwiegende Mehrheit sollten die Funktionen aus einer Web-Lösung mehr als ausreichend sein.

Der Nachteil kann auch ein Vorteil werden: Ein reduzierter Funktionsumfang macht die Software einfacher bedienbar und übersichtlicher. Jeder kennt die Oberfläche von Outlook, die vor Funktionen nur so überquillt. Wie viele der Buttons haben Sie tatsächlich schon genutzt?

Die klassischen On-Premise-Anbieter bieten mittlerweile auch Web-Lösungen an und legen vermehrt Fokus darauf. Word, Excel und Outlook gibt es inzwischen als Website, auf der Dokumente bearbeitet und Mails verschickt werden können. Die meisten relevanten Anbieter haben entweder bereits ausschließlich eine Web-Lösung, bieten beides an, oder arbeiten an einer Web-Lösung. Man könnte also behaupten, dass die Zukunft web-basiert ist.