Digitaler Neustart bei
Schwirten & Klein
Zusammenfassung
Gemeinsam mit dem Team der Schwirten & Klein GmbH (nachfolgend Schwirten) haben wir einen digitalen Neustart gewagt und eines der bisher schnellsten Projekte gestartet. Die Besonderheit bei Schwirten ist, dass es bisher kaum digitale Tools gab und somit auf einer “grünen Wiese” gebaut werden konnte. Das bringt Vor- und auch Nachteile mit sich.
Ausgangssituation
Schwirten & Klein GmbH nutzte bisher kaum digitale Tools. Viele Prozesse wurden auf Zetteln abgewickelt und der Informationsfluss hing von persönlichen Gesprächen ab. Zudem war das Unternehmen unzufrieden mit dem bisherigen IT-Dienstleister und der eingesetzten Software, die schwer zu bedienen, teuer und nur über VPN oder im Büro verfügbar war. Schwirten setzte bisher auf das Programm UNI Excellent P.2 vom gleichnamigen Anbieter.
Startschuss für die Veränderung, war, das eine zentrale Person das Unternehmen verlassen hat, und viel Wissen mit ihr verschwand. Die neuen Betriebsleiter, Michel und Gregor, mussten die Rolle der ehemaligen Schlüsselfigur übernehmen. Die Führung von Tobias und Martin nutzte diese personelle Veränderung als Chance, die digitale Transformation voranzutreiben und optimierte Prozesse sowie digitale Tools einzuführen, um den Übergang zu erleichtern.
Umsetzung
Die Umsetzung begann im Januar 2024 mit der Einführung des Google Workspace. Alle Daten wurden in die Cloud migriert, und der Informationsfluss zwischen Baustelle und Büro wurde stark automatisiert. Alle Informationen sind nun jederzeit und von überall verfügbar, unabhängig vom Standort. Ein sicheres Berechtigungsmanagement sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Dokumenten haben, was die Datensicherheit erhöht. Aktuell arbeiten wir an der weiteren Optimierung und Automatisierung der Unternehmensprozesse.
Unsere Lösung
Masterplan: Das Projekt startete mit einem detaillierten Meilensteinplan, der Standards für Prozesse und Strukturen vorgibt. Der Masterplan umfasst die Auswahl der passenden Software und die Entwicklung sowie Optimierung der Unternehmensprozesse.
Digitalisierungsteam: Es wurde ein Digitalisierungsteam gebildet und ein klarer Plan für die nächsten Jahre aufgestellt. Ein Digitalisierungteam besteht aus zwei bis drei Mitarbeitern im Unternehmen, die den Wandel hauptsächlich vorantreiben und von uns speziell geschult werden, um “das Digitale” im Unternehmen zu verankern. Somit gewinnt Schwirten schnell Unabhängigkeit von externen Dienstleistern und spart Unmengen an Geld und Zeit.
Softwareeinführung Wir entschieden uns für einfach zu bedienende, robuste, 100% webbasierte Software mit offenen Schnittstellen. Dies erfüllte die Anforderungen des Unternehmens nach intuitiver, flexibler und fehlerfreier Software.
Schulung: Der größte Fokus unserer Dienstleistung liegt nach wie vor auf der Schulung der Mitarbeiter. Die tollste Software und die besten Automatisierungen sind wertlos, wenn die Mitarbeiter im Unternehmen nicht mitgenommen werden. Das erfordert viel Zeit, ist aber das wichtigste, wenn es um eine erfolgreiche digitale Transformation geht. Menschen und deren Prozesse stehen immer im Zentrum.
Ausblick
Im Laufe des Jahres schließen wir die erste Phase ab und beginnen mit der Vorbereitung der zweiten Phase. Phase II konzentriert sich auf die Optimierung der Kalkulation, Buchhaltung, Echtzeit-Controlling und Automatisierung der Rechnungsprüfung. Bereits im folgenden Jahr könnte die dritte Phase starten, die sich auf die Einsatzplanung, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung fokussiert.