Das 1x1 der Digitalisierung im Holzbau

Verfasst von Jonas Mischke

1 Einleitung

Die Holzbaubranche befindet sich im digitalen Umbruch. Während andere Industrien ihre Produktivität massiv steigern konnten, stagniert sie im Baugewerbe seit Jahrzehnten – laut Statistischem Bundesamt liegt die Arbeitsproduktivität im Bau 2023 rund 23 % unter dem Niveau von 1991, während sie in der verarbeitenden Industrie um 103 % gestiegen ist. Angesichts Fachkräftemangel, steigender Anforderungen (z.B. Energieeffizienz) und Druck zu mehr Effizienz erkennen immer mehr Holzbauunternehmen die Notwendigkeit, digitale Technologien einzuführen. Allerdings haben viele Betriebe noch Nachholbedarf: Einer Umfrage zufolge nutzen bislang weniger als 6 % aller Bauunternehmen durchgehend digitale Planungswerkzeuge – im Holzbau liegt der Anteil zwar deutlich höher (über 50 % arbeiten bereits in 3D), doch praktisch alle Holzbaubetriebe haben noch ungenutzte Digitalisierungspotenziale.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie ein modernes digitales Holzbau-Unternehmen heute idealerweise aussieht und wie Entscheidungsprozesse gestaltet sein müssen, um die Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben. Dieser Artikel richtet sich an Geschäftsführer von Holzbauunternehmen mit wenig Zeit, aber dem Anspruch, fundierte Entscheidungen zu treffen. In leicht bis mittelschwer verständlicher Sprache (Wiener Sachtextformel-Stil) wird argumentativ aufgezeigt, welche Strukturen, Tools und Methoden ein modernes Holzbauunternehmen auszeichnen – von effizientem Softwareeinsatz über agile Projektarbeit bis hin zu strukturierter Digitalisierung. Konkrete Beispiele (u.a. Sanad, ClickUp, Rebuild, Make, n8n) veranschaulichen Best Practices. Ziel ist es, Entscheidern Argumentationslinien und Leitlinien zu liefern, um bessere digitale Entscheidungen zu treffen und ihr Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen.

Im Folgenden wird zunächst der Status Quo beleuchtet, danach auf besondere Herausforderungen eingegangen. Anschließend wird eine Entscheidungslogik für Digitalisierungsprojekte entwickelt – inklusive der grundlegenden Weichenstellungen (etwa All-in-One vs. vernetzte Insellösungen, Cloud vs. lokal, webbasiert vs. On-Premise). Darauf aufbauend werden konkrete Tools und Best-Practice-Beispiele moderner Holzbauunternehmen vorgestellt. Ein Fazit fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen.

2 Status Quo: Digitalisierung im Holzbau

Die digitale Transformation hat in den letzten Jahren auch im Handwerk und speziell im Holzbau an Fahrt aufgenommen. Zahlreiche Betriebe setzen bereits CAD/CAM-Fertigung, digitale Aufmaß- und Abbundverfahren oder sogar erste BIM-Ansätze ein. Holzbau gilt in mancher Hinsicht als Vorreiter: Holz ist längst ein Hightech-Baustoff, und der Automatisierungsgrad in vielen Zimmereien und Fertighauswerken ist hoch. Mehr als die Hälfte der Holzbauprojekte wird heute in 3D geplant, und digital gesteuerte Abbundanlagen sind State of the Art. Zum Vergleich: Im Baugewerbe insgesamt arbeiten über 94 % der Firmen noch mit teilweise analogen Planungsprozessen – hier ist Holzbau deutlich weiter.

Allerdings bedeutet das nicht, dass bereits der Idealzustand erreicht wäre. Im Gegenteil: Viele Betriebe stecken mitten im Wandel von Tradition zu Moderne. Oft existieren Medienbrüche entlang der Wertschöpfungskette: etwa wenn digitale Pläne im Büro erstellt, für die Produktion aber ausgedruckt werden – wodurch Updates nicht rechtzeitig an der Halle ankommen und Fehler verursachen können. Auch die Rückmeldung von der Baustelle erfolgt vielfach noch analog (Papierformulare, handschriftliche Bautagesberichte, etc.), was zeitaufwändig ist und zu Informationsverlust führt. Generationswechsel wirken als Katalysator: Wenn erfahrene Mitarbeiter ausscheiden, merken Betriebe schmerzhaft, dass Wissen in Köpfen und Notizbüchern nicht reicht – Prozesse müssen digital abgebildet sein, um resilient zu bleiben.

Auf der Infrastruktur-Seite gibt es ebenfalls Nachholbedarf. Manche kleinere Zimmereien arbeiten noch mit lokalen Servern, E-Mail-Programmen auf Einzelrechnern und Insel-Lösungen ohne Vernetzung. Gleichzeitig wächst das Angebot an Cloud-Software und vernetzten Tools rasant – von Speziallösungen für die Zimmererkalkulation bis hin zu universellen Plattformen. Die Bandbreite reicht vom traditionellen Branchen-ERP über neue SaaS-Angebote bis hin zu selbstgebauten Excel-Lösungen. Oft fehlt der Überblick, welche Tools wirklich geeignet sind. Hier setzt die digitale Entscheidungsfindung an: Sie muss den Status Quo präzise analysieren (vorhandene Tools, deren Nutzung und Schwachstellen) und darauf aufbauend systematisch die Digitalisierungsstrategie entwickeln.

Zusammengefasst: Die Ausgangslage in Holzbau-Unternehmen ist geprägt von ersten Erfolgen (Teil-Digitalisierung, Automatisierungsschritte) und gleichzeitig erheblichem Potenzial. Digitalisierung wird nicht mehr als Modethema gesehen, sondern als notwendiger Hebel, um den Herausforderungen – vom Klimaschutz über Materialengpässe bis Fachkräftemangel – zu begegnen. Doch viele Betriebe kämpfen noch mit historisch gewachsenen Insellösungen und Unsicherheiten bei Investitionsentscheidungen. Im nächsten Kapitel betrachten wir die wichtigsten Herausforderungen, die es auf dem Weg zum digitalen Holzbauunternehmen zu meistern gilt.

3 Herausforderungen: Vom Wildwuchs zur Strategie

3.1 Richtige Softwareauswahl

Holzbau-Geschäftsführer stehen vor einer unüberschaubaren Vielfalt an Softwarelösungen. Traditionell wurde oft nach dem Grundsatz „Wir brauchen ein ERP, das alles kann – am besten SAP“ entschieden. Doch große All-in-One-Systeme bringen in kleineren und mittleren Betrieben oft mehr Probleme als Nutzen. Lange Implementierungszeiten, hohe Kosten und starre Strukturen klassischer ERP-Software passen schlecht zur agilen Projektlandschaft im Holzbau. Umgekehrt birgt ein Wildwuchs an Spezialtools das Risiko von Datensilos und Schnittstellenproblemen. Die Herausforderung besteht darin, aus der Vielzahl der Angebote eine passende Kombination zu finden, die sowohl funktionsreich als auch integrierbar ist.

3.2: Vernetzung und Datenfluss

Digitalisierung ist nur dann effizient, wenn die Systeme miteinander sprechen. Früher waren Insellösungen isoliert – heute verfügen zwar die meisten Tools über offene APIs, doch diese müssen auch genutzt werden. Es fehlt oft das Know-how, Schnittstellen einzurichten oder Tools wie Make (ehemals Integromat) und Zapier zu bedienen, die als digitaler Klebstoff fungieren. Ohne Vernetzung drohen Medienbrüche: z.B. müssen Mitarbeiter Daten doppelt eingeben in unterschiedlichen Programmen, was Zeit kostet und zu Fehlern führt. Ein Beispiel: Zeiterfassung wird digital erfasst, aber nicht ans Lohnprogramm angebunden – am Monatsende werden Stunden dann doch manuell übertragen. Solche Brüche zu vermeiden, ist technisch möglich, erfordert aber Planung und ggf. Beratungsexpertise.

3.3: Cloud und IT-Sicherheit

Viele Betriebe zögern noch, ihre Daten in die Cloud zu geben – aus Sorge vor Sicherheit oder mangelnder Kontrolle. Dabei sprechen nahezu alle Fakten für Cloud-Lösungen: Sie sind kostengünstiger, wartungsfrei und von überall verfügbar. Lokale Server hingegen verursachen hohe Einmalkosten (Anschaffung, Wartung, Strom) und sind anfällig für Ausfälle, Diebstahl oder Brände. Datensicherheit ist bei großen Cloud-Anbietern erwiesenermaßen höher – Google oder Microsoft können sich Ausfälle nicht leisten und halten strenge Datenschutzstandards ein. Die Herausforderung liegt hier weniger in der Technik als im Mindset: das Vertrauen in Cloud-Dienste aufzubauen und alte Gewohnheiten (z.B. „mein Server im Keller“) loszulassen. Auch braucht es flächendeckend schnelles Internet – die Branche fordert hier zurecht den Breitbandausbau, da ohne schnelle Netze kein reibungsloser Datenaustausch möglich ist.

3.4: Mensch und Kultur 

Digitalisierung ist nicht nur eine technische, sondern vor allem eine kulturelle Veränderung. Mitarbeiter müssen neue Tools akzeptieren und in ihren Alltag integrieren. Im Holzbau trifft man auf eingespielte Teams, teils mit wenig IT-Affinität. Die Einführung digitaler Prozesse kann auf Widerstand stoßen („Das haben wir immer anders gemacht.“). Erfolgreiche Beispiele zeigen, dass Change Management entscheidend ist: Frühe Einbindung der Mitarbeiter, Schulungen und das Aufzeigen konkreter Vorteile im Arbeitsalltag sind unerlässlich. Wenn z.B. Poliere erkennen, dass ein digitales Bautagebuch ihnen lästige Nacharbeit erspart und Infos sofort im Büro ankommen, steigt die Akzeptanz. Zudem muss Führung vorleben, dass Digitalisierung Priorität hat – oft fehlen im Tagesgeschäft Zeit und Fokus, um IT-Projekte voranzubringen. Ein Digitalisierungsteam oder externer Partner kann helfen, das Thema gezielt zu treiben.

3.5: Strategie statt Stückwerk

Vielleicht am wichtigsten: Viele Digitalisierungsprojekte scheitern an fehlender ganzheitlicher Strategie. Es werden Insellösungen angeschafft, ohne den Gesamtzusammenhang zu planen. Oder man startet mit dem Softwarekauf, bevor Ziele und Prozesse klar sind. Hier ist ein Umdenken nötig: „Die Wahl der richtigen Software sollte am Ende Ihrer Digitalisierungsstrategie stehen – nicht am Anfang“. Zunächst gilt es, den Status Quo exakt zu analysieren (bestehende Tools, Kosten, Überschneidungen, Pain Points) und eine Vision sowie konkrete Umsetzungsschritte zu definieren. Fehlt dieser Kompass, verzettelt man sich leicht oder investiert in die falschen Lösungen. 

Kurz: Digitalisierung erfordert Entscheidungen – und um diese fundiert zu treffen, braucht es klare Kriterien und Leitlinien. Im nächsten Abschnitt werden daher Grundprinzipien und Entscheidungslogiken vorgestellt, die als Richtschnur dienen können.

4 Entscheidungslogik: Leitlinien für digitale Entscheidungen

Wie trifft man nun bessere Entscheidungen in Bezug auf Softwareeinsatz und Digitalisierung? Im Kern geht es darum, einige grundsätzliche Fragen zu klären und daraus eine Roadmap abzuleiten. Basierend auf den „Grundlagen der digitalen Entscheidungsfindung“ lassen sich folgende Leitlinien formulieren:

4.1 All-in-One vs. vernetzte Insellösungen

Viele Betriebe liebäugeln mit einer einheitlichen Komplettlösung – dem einen System, das alles kann (oft als ERP bezeichnet). Tatsächlich bieten große ERP-Suiten (SAP, etc.) Module für nahezu jeden Geschäftsprozess. Doch für ein Holzbauunternehmen mit z.B. 40 Mitarbeitenden ist ein monolithisches ERP oft überdimensioniert und teuer. Die Alternative ist der Best-of-Breed-Ansatz: spezialisierte Insellösungen, die jeweils einen Prozess exzellent abdecken, und über Schnittstellen vernetzt werden. Moderne APIs ermöglichen es, dass z.B. die Zeiterfassungs-App automatisch die Stunden an die Buchhaltung übergibt. Vernetzte Einzellösungen punkten mit Kostentransparenz, Flexibilität und Funktionalität – jedes Tool kann genau passend gewählt und bei Bedarf ausgetauscht werden. Zudem ist der Funktionsumfang einzelner Tools häufig tiefer als bei einer eierlegenden Wollmilchsau, die alles ein bisschen kann. Wichtig ist aber, dass die Lösungen offene Schnittstellen mitbringen und man entweder intern oder extern Kompetenz hat, diese zu verbinden. Der Nachteil verschiedener Anbieter (unterschiedliche Ansprechpartner, ggf. heterogene Oberflächen) lässt sich durch gute Integration und Schulung minimieren. Selbst SAP hat erkannt, dass spezialisierte Lösungen zur größten Konkurrenz geworden sind und öffnet sich modular, was die Zukunft in Richtung „flexible Bausteine, die miteinander sprechen“ weist. 

Entscheidungstipp: Prüfen Sie kritisch, ob ein großer ERP-Hammer wirklich nötig ist. In vielen Fällen fährt ein modernes Holzbauunternehmen mit vernetzten Tools besser – maßgeschneidert für eigene Prozesse, jederzeit erweiterbar und kosteneffizient.

4.2 Cloud oder lokale Server

Hier ist die Antwort heutzutage meist eindeutig: Ab in die Cloud! Moderne Holzbauunternehmen nutzen Cloud-Dienste für E-Mail, Dokumente, Datenablage und Fachanwendungen – sofern die Internetanbindung dies zulässt. Die Vorteile sind überwältigend: Kosten – Cloud-Speicher kostet oft <10 € pro TB im Monat, während eigene Server Anschaffungs-, Wartungs- und Stromkosten in fünfstelliger Höhe verursachen können. Sicherheit und Verfügbarkeit – Daten liegen redundant auf professionell gesicherten Servern; ein eigener Server kann durch Ausfall oder Einbruch unwiederbringlich Daten verlieren. Performance und Zugriff – Außendienstler oder Bauleiter können von überall flott auf Pläne und Unterlagen zugreifen, statt via VPN mühsam ins Büro-Netz zu gelangen. Die oft geäußerte Sorge um Datenschutz ist in den meisten Fällen unbegründet: Große Anbieter sind DSGVO-konform, es gibt auch deutsche Cloud-Lösungen, und letztlich ist ein mittelständisches Unternehmen ein viel leichteres Hackerziel als z.B. Microsoft. Einzig wer absolut kein Vertrauen in externe Dienstleister hat oder spezielle Offline-Anforderungen (z.B. abgelegener Standort ohne Internet) – der wird lokale Server erwägen. Für die meisten Holzbaubetriebe aber gilt: Cloud first.

Entscheidungstipp: Planen Sie kurz- bis mittelfristig den Umstieg auf Cloud-Services. Eliminieren Sie lokale Server-Inseln, wo möglich. Profitieren Sie von der Ort- und Geräteunabhängigkeit – gerade jüngere Mitarbeiter erwarten das heute als Standard.

4.3 Webbasierte Lösung vs. On-Premise-Software

Ähnlich gelagert ist die Frage, ob man Web-Apps (die im Browser laufen) oder installierte Programme nutzen soll. Beispiel: Google Docs vs. Microsoft Word. Web-Lösungen haben den Charme, dass Installation, Updates und Wartung entfallen – man benötigt lediglich einen Browser. Gerade kleinere Betriebe ohne eigene IT profitieren enorm davon, wenn Software zentral vom Anbieter gepflegt wird und immer up-to-date ist. Zudem sind Web-Tools von jedem Gerät aus nutzbar (PC, Tablet, Smartphone). Der Nachteil möglicher Abhängigkeit vom Anbieter relativiert sich, da diese in der Regel >99 % Verfügbarkeit garantieren. On-Premise-Software (klassisch installierte Programme) bietet oft mehr Spezialfunktionen – etwa verfügt Microsoft Excel über Funktionsvielfalt, die Google Sheets nicht komplett erreicht. Wenn ein Betrieb hochspezifische Anforderungen hat (z.B. komplexe Statik-Software), kann eine lokale Lösung nötig sein. Allerdings geht der Trend deutlich zu webbasierten Angeboten: Nahezu alle relevanten Hersteller haben Web-Versionen oder planen diese. 

Entscheidungstipp: Bevorzugen Sie webbasierte Tools, wo immer möglich, insbesondere für allgemeine Anwendungen (Office, Projektmanagement, Buchhaltung etc.). Nutzen Sie On-Premise nur dort, wo absolut erforderlich (z.B. CAD-Programme, sofern keine Cloud-Alternative verfügbar). So minimieren Sie IT-Aufwand und ermöglichen mobiles Arbeiten ohne Einschränkung.

5 Allgemeine Grundsätze der Entscheidungsfindung

Über die technischen Weichenstellungen hinaus gibt es einige Grundprinzipien, die sich in der Praxis bewährt haben:

5.1 Partner finden und Experten einbeziehen

„Finde jemanden, dem du vertrauen kannst und der deine Interessen vertritt“. Dieser Rat zielt darauf ab, unabhängige Beratung zu suchen. Weder Softwareverkäufer noch klassische IT-Dienstleister handeln zwangsläufig im Interesse des Handwerksbetriebs. Idealerweise holt man sich einen neutralen Digitalisierungspartner ins Boot, der das Unternehmen kennt und bei Auswahl und Einführung unterstützt – sei es ein externer Berater oder ein interner Digital Champion. Geschäftsführung sollte jedenfalls nicht alles allein entscheiden müssen, sondern auf Rat vertrauen können.

5.2 Status Quo genau analysieren

Vor jeder Entscheidung steht eine Bestandsaufnahme: Welche Software und Prozesse gibt es? Was funktioniert, was nicht? Wo gibt es Doppelarbeit, wo Lücken? Welche Kosten verursachen die Tools, welche Schnittstellen bestehen? Ebenso wichtig: Was wollen die Teams? Einbeziehung der Mitarbeiterwünsche und Pain Points hilft, die Akzeptanz später zu sichern. Viele Unternehmen staunen, was eigentlich schon an digitalen Inseln vorhanden ist – manchmal nutzen Abteilungen auf eigene Faust Tools (z.B. Excel-Templates, kostenlose Apps), von denen die Führung nichts weiß. Diese Analyse bildet die Grundlage jeder Strategie.

5.3 Vision und Fahrplan entwickeln

Digitalisierung ohne Zielbild läuft ins Leere. Die Führung sollte klar formulieren, wo das Unternehmen in 5–10 Jahren stehen soll: z.B. „Wir arbeiten vollständig papierlos vom Angebot bis zur Abrechnung; Informationen sind in Echtzeit für alle verfügbar; Routineaufgaben sind automatisiert; wir treffen Entscheidungen datenbasiert.“ Aus der Vision leitet sich eine Strategie mit Prioritäten ab: Welche Bereiche zuerst? In welcher Reihenfolge investieren? Grobplanung der nächsten z.B. 24 Monate – bevor konkrete Software ausgesucht wird. Dieser Plan muss natürlich flexibel bleiben (agiles Vorgehen), aber er gibt Orientierung. Wichtig ist auch die Frage der Ressourcen: Wer kümmert sich intern um das Projekt? Brauchen wir Schulungen? Welches Budget steht zur Verfügung? Hier müssen Geschäftsführung und ggf. Gesellschafter frühzeitig committen.

5.4 Schrittweises Vorgehen (agil)

Selten kann man alles auf einmal umstellen. Besser ist es, in Etappen vorzugehen und nach und nach Ergebnisse zu liefern. So lassen sich Verbesserungen direkt nutzen und Erfolge werden sichtbar, was Motivation schafft. Beispiel: Zunächst digitale Zeiterfassung einführen und Papier-Stundenzettel abschaffen – innerhalb weniger Wochen machbar und bringt sofort Zeitersparnis. Danach etwa Projektmanagement-Tool ausrollen, dann Angebotstool, etc. Ein agiles Vorgehen mit kurzen Sprints verhindert auch den „Big Bang“-Stress. Moderne Digitalisierungsprojekte im Holzbau zeigen, dass innerhalb von 6–12 Monaten ein zuvor analoges Unternehmen komplett digital und effizient aufgestellt werden kann – wenn der Wille da ist.

Mit diesen Leitlinien im Hinterkopf wenden wir uns nun der praktischen Umsetzung zu: Wie sieht ein modernes digitales Holzbauunternehmen konkret aus? Welche Tools kommen zum Einsatz, und wie tragen agile Methoden und vernetzte Lösungen zum Erfolg bei? Im nächsten Abschnitt betrachten wir Tool-Beispiele und Best Practices aus der Branche.

6 Tools und Best-Practice-Beispiele

Ein digitales Holzbauunternehmen nutzt eine Kombination an Software-Tools, die alle wichtigen Geschäftsbereiche abdecken und nahtlos zusammenarbeiten. Im Folgenden skizzieren wir die idealen Bausteine – von der Basis-Infrastruktur bis zur Baustelle – und nennen konkrete Beispiele bewährter Lösungen:

6.1 Grundlegende digitale Infrastruktur

Am Anfang steht eine einheitliche Plattform für E-Mail, Kalender, Dateiablage, Kontaktverwaltung und Kollaboration. Hier bieten sich vor allem Cloud-Suiten wie Microsoft 365 oder Google Workspace an, die all diese Dienste integriert bereitstellen (inklusive Office-Tools). Für wenige Euro pro Nutzer und Monat erhält man eine professionelle Umgebung. Wichtig: Alle Mitarbeiter sollten einen Account haben, um zentral kommunizieren zu können. Diese Infrastruktur ist das Rückgrat, auf dem weitere Tools aufbauen. 

Praxis-Tipp

Viele Holzbau-Betriebe entscheiden sich für Microsoft 365 (bekannte Oberfläche, gute Offline-Integration) oder Google Workspace (schlanke Web-Tools, oft günstiger). Alternativen wie Zoho oder Apple iWork existieren ebenfalls, sind aber im Bau weniger verbreitet. Entscheidend ist, dass Mails, Termine und Dateien nicht mehr lokal auf einzelnen Rechnern liegen, sondern zentral, ortsunabhängig und team-weit ohne Mühe zugänglich sind – das schafft Einheitlichkeit und verhindert Informationssilos.

6.2 Work-Management und Projektsteuerung

Das digitale Zentrum eines modernen Betriebs ist ein Tool zur Mitarbeiter- und Projektkoordination. Hier laufen alle Fäden zusammen: Aufgaben, Projektpläne, Kundendaten, Pläne und Dokumente. Typische Lösungen sind Projektmanagement-Tools (Asana, ClickUp, Monday.com) oder ein CRM mit Projektfunktionen (z.B. HubSpot kombiniert Vertriebs-CRM mit Projekträumen). Der Nutzen ist enorm: Nichts wird vergessen, jeder weiß, was zu tun ist, und die Führung behält den Überblick über alle laufenden Projekte. 

Praxis-Beispiel

Bei Holzbau Henz GmbH wurde Asana eingeführt, das nun als „Gehirn des Unternehmens“ fungiert – von Vertrieb bis Produktion sind alle Aufgaben dort abgebildet. In einem anderen Betrieb kam ClickUp zum Einsatz, ein vielseitiges Tool, das von Aufgabenlisten über Gantt-Pläne bis Wikis vieles abdeckt. Wichtig ist weniger das konkrete Programm als die Funktion: eine zentrale digitale Projektakte pro Bauvorhaben, verknüpft mit Aufgaben und Terminen, auf die alle Berechtigten Zugriff haben. So sind z.B. aktuelle Zeichnungen nicht mehr per E-Mail verstreut, sondern am Ticket angehängt; Abstimmungen passieren in Kommentaren, statt in endlosen Meetings. Viele dieser Tools ermöglichen auch Kapazitätsplanung (Wer ist wann verfügbar?) und einfache Kennzahlenauswertungen in Echtzeit. Ein gut konfiguriertes Work-Management-System erhöht damit nicht nur die Effizienz, sondern liefert der Geschäftsführung auch Echtzeit-Einblick in die Unternehmensperformance.

6.3 Angebots- und Rechnungswesen

Ein weiteres zentrales Element ist ein Tool für Angebots- und Rechnungserstellung. Traditionell nutzen Zimmerer hierfür entweder Word/Excel-Vorlagen oder spezielle Branchensoftware. Modern geht es webbasiert und vernetzt: Etwa mit Cloud-Buchhaltungstools wie Lexoffice, * sevDesk* oder Debitoor, die Angebot bis Rechnungslegung abdecken und dabei gleich die Buchhaltung mit vorbereiten. Vorteil: Diese Lösungen sind überall erreichbar und halten Artikel- und Preislisten aktuell, teils via Lieferantendatenbank-Anbindung. So sind immer aktuelle Materialpreise und Beschreibungen im Angebot verfügbar. Einige Betriebe setzen auch auf modulare Systeme: Beispielsweise wird Lexoffice (für Rechnungen) mit einem separaten Kalkulationstool gekoppelt, oder man nutzt das Angebotsmodul einer Branchensoftware und integriert es via Schnittstelle. Wichtig ist, dass Angebote digital erstellt und abgelegt werden – nicht nur auf einem Einzel-PC. Cloud-Lösungen bieten hier Transparenz: Ein Bauleiter kann etwa ein Angebot einsehen, um zu prüfen, was genau zugesagt wurde, selbst wenn es der Chef im Büro erstellt hat. 

Praxis-Beispiel

Ein Holzbaubetrieb führte Lexoffice für Angebote/Rechnungen ein und band es über Zapier an sein CRM an – neue Kunden aus HubSpot werden automatisch in Lexoffice angelegt, Rechnungen wiederum als PDF im Projektraum abgelegt. Damit ist der Vertriebs- und Zahlungsprozess sauber verzahnt. Generell gilt: Webbasierte Angebotssoftware spart Zeit und Fehler, vor allem wenn sie Preisänderungen und Standardleistungsverzeichnisse direkt einpflegt. Wer bereits eine gute Lösung im Einsatz hat, sollte prüfen, ob sie via API an die anderen Tools angebunden werden kann (viele moderne Handwerker-Lösungen wie z.B. Sanad bieten solche Schnittstellen).

6.4 Digitale Zeiterfassung

Arbeitszeiten detailliert und einfach zu erfassen, ist essentiell – sowohl zur Lohnabrechnung als auch für Nachkalkulation und Projektcontrolling. Moderne Holzbauunternehmen ersetzen Stundenzettel durch digitale Zeiterfassungssysteme. Die Auswahl ist groß: Von Apps wie Clockodo, TimeTac oder mite bis hin zu Funktionen, die in Projekttools integriert sind. Wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeiter auf der Baustelle oder in der Werkstatt müssen die Zeiten schnell und unkompliziert eingeben können (per Smartphone oder Terminal). Die Daten sollten in der Cloud landen und automatisch auswertbar sein – so sieht man z.B. sofort, wie viele Stunden in Projekt X schon angefallen sind, oder kann Soll-Ist-Vergleiche ziehen. Best Practice: Viele Betriebe integrieren die Zeiterfassung mit anderen Systemen. Bei Holzbau Henz wurde z.B. TimeTac angebunden – die erfassten Stunden stehen sofort für die Lohnbuchhaltung bereit. In einem anderen Unternehmen nutzt man Clockodo und importiert die Daten monatlich in DATEV. Der Clou ist aber: Auswertung in Echtzeit. Die Geschäftsführung kann tagesaktuell sehen, welcher Bautrupp wie produktiv ist, wo vielleicht Nachsteuerung nötig ist. Zusätzlich entfällt die lästige Stundenzettel-Abtipparbeit, was pro Monat etliche Arbeitsstunden spart. 

Praxis-Tipp

Früh die Belegschaft einbinden – wenn die Zimmerer verstehen, dass ihnen die digitale Zeiterfassung Arbeit erleichtert (und z.B. minutengenaue Überstundenaufzeichnungen ermöglicht), ziehen sie mit. Und: Besser irgendein Tool einsetzen als keines – die Nicht-Nutzung digitaler Zeiterfassung ist ein großes ungenutztes Potenzial in vielen Betrieben.

6.5 Vernetzung Büro – Produktion/Montage

Eine besondere Herausforderung im Holzbau ist die Brücke zwischen Büro-IT und Werkstatt/Baustelle. Ein modernes Unternehmen gestaltet diesen Informationsfluss bruchfrei. Praktisch heißt das: Mitarbeiter in Produktion und Montage werden in die digitalen Systeme einbezogen. Beispielsweise erhalten Vorarbeiter Zugriff auf den Projektordner oder das Asana-Board, sodass sie stets die aktuellen Pläne, Stücklisten und Aufgaben sehen. Idealerweise haben sie Tablets in der Halle oder vor Ort, um digitale Zeichnungen aufzurufen statt Papierpläne. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert – teure Fehler durch veraltete Pläne werden so vermieden. 

Praxis-Tipp

Der Betrieb Schwirten & Klein GmbH hat nach Umstieg auf Google Workspace dafür gesorgt, dass Poliere auf der Baustelle per Smartphone auf zentrale Pläne und Checklisten zugreifen können – Zettelordner adé, viel Zeit und Wege wurden dadurch gespart. Ebenso wichtig ist der Rückfluss: Bautrupps erfassen Berichte digital (etwa per Online-Formular, das gleich in der Zentrale einsehbar ist). Fotos vom Baufortschritt werden direkt in der Cloud abgelegt und müssen nicht mehr umständlich gesammelt werden. So wird aus vormals manuellen Schritten ein nahtloser digitaler Prozess. Tipp: Stellen Sie sicher, dass die eingesetzten Tools einfach bedienbar und robust sind – gerade fürs Montage-Team ist nichts schlimmer als frustrierende Technik auf der Baustelle. Investieren Sie in Schulung und evt. spezielle Baustellen-Apps (es gibt z.B. Apps für Bautagebuch, Mängelerfassung, Materialbestellung), um die Lücke zwischen Office und Field zu schließen.

6.6 Automatisierung und Integration

Die wahre Stärke eines vernetzten Ansatzes zeigt sich, wenn Automatisierungs-Tools eingesetzt werden. Dienste wie Zapier, Make.com oder n8n ermöglichen es, ohne Programmieraufwand Abläufe zwischen verschiedenen Anwendungen zu automatisieren. Beispiele aus der Praxis: Bei Holzbau Henz erstellt Make automatisch einen Google-Drive-Projektordner, sobald in Asana ein neues Projekt angelegt wird, und synchronisiert Kundendaten zwischen HubSpot (CRM) und Asana. Auch wiederkehrende Aufgaben – etwa E-Mail-Anhänge in einen Pläne-Ordner speichern, oder aus einer Support-Mail ein Task generieren – lassen sich via Drag-and-Drop-Workflows erledigen. Diese unsichtbaren Helfer sparen enorm viel Zeit und vermeiden Fehler durch manuelle Transfers. Ein weiterer Trend sind No-Code/Low-Code-Plattformen, mit denen Betriebe eigene kleine Anwendungen bauen können (z.B. ein Formular zur Mängelmeldung, das direkt eine Aufgabe erzeugt). In jüngster Zeit kommen sogar KI-Assistenten ins Spiel: Es können intelligente Bots Routine-Aktionen übernehmen, etwa per Sprachbefehl zwei Zimmerer für nächste Woche im Planungs-Tool einteilen. Der bereits heute realisierbare Nutzen von Automatisierung ist aber unbestritten: In unserer Erfahrung steigert die Vernetzung von Insellösungen mittels Tools wie Zapier/Make die Gesamteffektivität und sogar die Mitarbeiterzufriedenheit, weil stumpfe Routinearbeit wegfällt. Und das Beste: Diese Integrationen sind so einfach geworden, dass auch wenig digital-affine Mitarbeiter sie handhaben können – oft reicht es, jemanden im Team damit zu betrauen, der Spaß daran hat, und schon entstehen kreative Lösungen im Haus.

Zusammengenommen ergibt sich das Bild eines hochgradig vernetzten, agilen Unternehmens. Jedes Tool erfüllt einen bestimmten Zweck hervorragend, alle zusammen bilden ein digitales Ökosystem, das mit dem Unternehmen mitwächst. Die Praxisbeispiele zeigen, dass solche Transformationen machbar sind: Ein Betrieb konnte binnen drei Monaten vier zentrale Cloud-Tools einführen und die alten Systeme abschalten. Die Mitarbeiter waren schnell eingearbeitet und spürten direkt Erleichterungen im Alltag. In einem anderen Fall wurde aus einem nahezu analogen Betrieb innerhalb eines Jahres ein voll digitales Holzbauunternehmen, das nun agil und reaktionsfähig Projekte stemmt. Wichtig war überall die schrittweise Einführung mit klarer Priorisierung und engem Einbezug der Belegschaft.

Abschließend sei betont: Es gibt nicht den einen richtigen Tool-Mix für alle. Jeder Betrieb hat unterschiedliche Prozesse und Anforderungen. Doch die geschilderten Kategorien und Beispiele (von Grundgerüst bis Automatisierung) bieten eine Blaupause, an der man sich orientieren kann. Sie illustrieren, wie ein modernes Holzbauunternehmen digital aufgestellt sein kann – und wie dadurch Entscheidungswege verkürzt, Fehler reduziert und Kapazitäten geschaffen werden.

7 Fazit

Ein modernes digitales Holzbauunternehmen zeichnet sich durch strukturierte, vernetzte Entscheidungsprozesse und den gezielten Einsatz passender Software aus. Entscheider sollten Digitalisierung als strategisches Projekt begreifen, das Schritt für Schritt zum Ziel führt – nicht als Schnellschuss mit der erstbesten Komplettsoftware. Die Argumente in diesem Artikel lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

7.1 Effizienz und Agilität

Durch Digitalisierung werden Abläufe beschleunigt, Doppelarbeit eliminiert und Informationen fließen nahtlos. Dies schafft die Grundlage, um trotz Fachkräftemangel und steigender Komplexität effizient zu bleiben. Ein digital gut aufgestellter Holzbaubetrieb arbeitet agiler und kann sich schneller auf neue Anforderungen einstellen. Er bleibt wettbewerbsfähig in einer sich wandelnden Branche.

7.2 Bessere Entscheidungen

Wenn Daten zentral verfügbar und aktuell sind, trifft die Geschäftsführung Entscheidungen fundierter. Dashboards und Auswertungen in Echtzeit ersetzen Bauchgefühl. Zudem ermöglicht die Entlastung von Routineaufgaben, dass sich Führungskräfte wichtigen strategischen Fragen widmen können, statt im Tageschaos zu versinken. Digitale Entscheidungsfindung heißt auch: auf Basis von Kennzahlen, Transparenz und vernetztem Wissen handeln – nicht aufgrund von unvollständigen Informationen.

7.3 Mitarbeiter und Kultur

Moderne Software kann sogar die Mitarbeiterzufriedenheit heben, wenn sie richtig eingeführt wird. Die Belegschaft erlebt, dass Digitalisierung kein Bedrohungsszenario ist, sondern ihren Alltag erleichtert (weniger Zettelwirtschaft, klare Aufgaben, Erfolgserlebnisse durch schnelle Ergebnisse). Eine Kultur der Selbständigkeit und Innovation entsteht, wenn Teams eigenständig mit Tools Verbesserungen vornehmen können. Gleichzeitig werden Unternehmen attraktiv für Nachwuchs: Junge Fachkräfte erwarten zeitgemäße digitale Arbeitsmittel – wer als Holzbaubetrieb hier vorne mitspielt, punktet im Wettbewerb um Talente.

7.4 Wirtschaftlichkeit

Die vorgestellten vernetzten Lösungen sind oft deutlich günstiger als große ERP-Systeme. Sie wachsen bedarfsgerecht mit und erfordern keine Riesen-Investitionen auf einen Schlag. Das reduziert finanzielles Risiko. Zudem zeigt die Erfahrung: Durch Digitalisierung passieren weniger Fehler und Nacharbeiten, was Kosten einspart – sei es durch Vermeidung von Fehlbestellungen, effizientere Baustellenabwicklung oder optimierte Auslastung. Unternehmen berichten auch von schnelleren Zahlungsläufen (weil Rechnungen prompt rausgehen und digital nachverfolgt werden können). Insgesamt zahlt sich Digitalisierung in einem besseren Ergebnis aus, direkt und indirekt.

7.5 Abschließend lässt sich sagen

Die digitale Transformation im Holzbau ist kein Selbstzweck, sondern Mittel zum Zweck – nämlich das Kerngeschäft produktiver und zukunftssicher zu machen. Wer heute die richtigen Entscheidungen trifft, kann sein Unternehmen innerhalb weniger Monate auf ein neues Level heben. Dabei sollten Geschäftsführer stets vom Ziel her denken: Welche Probleme wollen wir lösen? Welche Prozesse verbessern? Erst dann wird entschieden, welche Software ins Haus kommt – und diese Entscheidung erfolgt informiert durch Tests, Beratung und Einbezug des Teams.

Die Digitalisierung der Bauwirtschaft insgesamt ist bereits weiter fortgeschritten, als viele denken. Doch speziell im Handwerk und Holzbau bedeutet sie mehr als ein paar neue Programme: Es geht um die Vernetzung der gesamten Wertschöpfungskette, um Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden in Echtzeit, um das Aufbrechen von Silos.

Kurz: „Es geht um das Zusammenspiel zwischen Auftraggeber, Planer und Ausführung“, wie es der Zentralverband des Deutschen Baugewerbes formuliert. Ein digital aufgestelltes Holzbauunternehmen kann genau diese Vernetzung leben – vom ersten Entwurf bis zur letzten Schraube entsteht ein durchgängiger Informationsfluss.

Für die Verantwortlichen bedeutet dies, bessere Entscheidungen auf solider Datenbasis treffen zu können. Wenn alle relevanten Informationen verfügbar, aktuell und analysierbar sind, werden Entscheidungen schneller, fundierter und nachvollziehbarer. Statt im Blindflug (oder Papierstau) zu navigieren, steuert man das Unternehmen mit einem digitalen Cockpit. Die Argumente und Beispiele in diesem Artikel sollen Mut machen, diesen Weg konsequent zu gehen. Die Erfahrung zeigt: Der Lohn sind effizientere Projekte, zufriedenere Kunden und Mitarbeiter – und letztlich ein gestärktes Unternehmen, das den kommenden Herausforderungen des Holzbaus gewachsen ist.

8 Quellen

Jonas Mischke
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ERP war gestern – Warum smarte, vernetzte Insellösungen der bessere Weg sind