Die digitale Entwicklung von Holzbau Henz
Simon Neyses
„Es hat uns definitiv gut getan unsere Arbeitsweise kritisch zu hinterfragen.“
Mit der Holzbau Henz GmbH haben wir eines unser bisher umfangreichsten Projekte umgesetzt. Ziel war das Erschaffen eines “digitalen Zwillings” des Unternehmens, die Optimierung und Automatisierung der Prozesse sowie der Ausbau der Digitalkompetenz bei den Mitarbeitern. Für das Unternehmen stehen dabei Flexibilität, Unabhängigkeit und Effizienz im Vordergrund.
Herausforderungen der Vergangenheit
Die Holzbau Henz GmbH, mit 70 Mitarbeitern im südwestdeutschen Raum, ist spezialisiert auf Holzfertigbau, Modulbau und die eigene Generalplanung sowie Großprojekte im Partnernetzwerk. Durch das Wachstum und die zunehmende Komplexität der Projekte sowie einem dynamischen Marktumfeld hatte das Unternehmen stets hohe Anforderungen an die eigenen digitalen Systeme. So startete henz. bereits 2018 ein Digitalisierungsprojekt mit dem ECM-System "DOCUframe" (von GSD) sowie klassischen Microsoft-Tools, einem lokalen Server, einer physischen Telefonanlage und Software von "Markus Friedrich Datentechnik" (MF-Dach, MF-Zeit) zur Kalkulation und Zeiterfassung.
Schnell zeigte sich, dass weder DOCUframe noch die anderen Tools den wachsenden Anforderungen gerecht wurden: langsam, schwer zu bedienen und teuer. Es gab keine Flexibilität, keine offenen Schnittstellen und eine hohe Abhängigkeit vom Softwareanbieter, was Anpassungen teuer und aufwändig machte. Das soll keine Wertung der Software oder der Softwareanbieter sein. Sowohl DOCUframe als auch andere Tools haben wahrscheinlich für andere Unternehmen einen Nutzen und passen für andere Anforderungen besser.
Der Wunsch nach Verbesserung
Die Mitarbeiter forderten schnelle, zuverlässige und benutzerfreundliche Tools, die mobil erreichbar sind und untereinander Daten austauschen. Ziel war es, sich von Softwareanbietern und IT-Dienstleistern unabhängig zu machen und eine flexible, einfache digitale Umgebung zu schaffen. Die Themen Unabhängigkeit und Flexibilität standen hier im Vordergrund. Trotz der Kosten für eine Umstellung der Systeme, hatte das Digitalisierungsprojekt auch den Nutzen, eine bessere Kosteneffizienz sicherzustellen.
Einfachheit statt Komplexität.
Know-How im Unternehmen statt Abhängigkeit von Dienstleistern.
Flexible Software statt starre Systeme.
Die erste Phase unserer Lösung
Im Februar 2023, als henz. erneut vor hohen Serverkosten stand, kamen Simon und Christian über das Netzwerk der 81fünf zu uns. Über mehrere Wochen haben wir uns intensiv ausgetauscht und einen “Masterplan” für das Unternehmen entwickelt. Basierend auf dem Masterplan sind wir dann gemeinsam im Oktober 2023 in die Umsetzung der ersten Phase gestartet. In der ersten Phase wurden eine Digitale Infrastruktur, ein Projektmanagement, eine neue Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung sowie ein CRM eingeführt. Phase I startete im Oktober 2023 und wurde im Januar 2024 abgeschlossen.
Unser Softwareauswahl fiel auf den Google Workspace als “digitale Infrastruktur”. Für das Projektmanagement, die Koordinierung von Aufgaben und als “Gehirn des Unternehmens” haben wir asana eingeführt. Für die Protokollierung von E-Mails und als Kontakt-Datenbank verwendet das Team von henz. jetzt HubSpot - eines der weitverbreitetsten. CRM-Systeme. Für die Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung setzten wir auf timetac.
Vorteile dieser Softwareauswahl
Unser Ziel war die Einführung einer fehlerfreien, einfach zu bedienenden Software, die sich flexibel und kosteneffizient mit anderen Systemen verbinden lässt. Effizienz, Flexibilität und Unabhängigkeit stehen im Fokus.
Offene Schnittstellen und Vernetzung
In der heutigen komplexen Welt sind offene Schnittstellen unverzichtbar. Sie ermöglichen es uns, flexible und spezialisierte Lösungen in Unternehmen einzuführen. Wir sorgen dafür, dass verschiedene Anwendungen mühelos miteinander verbunden werden. Komplexe Programmierung war gestern – heute übernehmen Tools wie make.com diese Aufgabe automatisch.
Ähnlich wie moderne Website-Baukästen den technischen Aufwand im Hintergrund abnehmen, vereinfacht make die Verbindung zwischen verschiedener Software. Wir können schnell und einfach Datenflüsse visualisieren und individuell anpassen – ohne teure Eigenprogrammierungen.
Wenn du mehr über Offene Schnittstellen erfahren willst, schau in diesem Blog-Artikel vorbei:
All-in-One vs. "vernetzte Insellösungen" im Holzbau: Eine Analyse