Vom Papierchaos zur Echtzeitkontrolle: Wie Holzbau Henz GmbH durch digitale Rechnungsverarbeitung über 50.000 € jährlich spart
„Es hat uns definitiv gut getan unsere Arbeitsweise kritisch zu hinterfragen.“
Die Holzbau Henz GmbH steht sinnbildlich für viele mittelständische Betriebe im Holzbau: solide gewachsen, mit klaren Werten und einem hohen Anspruch an Qualität - aber im administrativen Alltag zunehmend belastet durch Papier, E-Mails und doppelte Arbeitsschritte.
Zwischen Bauleitung, Einkauf und Buchhaltung liefen über Jahre hinweg hunderte Eingangsrechnungen manuell durch das Haus. Jede musste geprüft, zugeordnet, freigegeben und abgelegt werden. Ein aufwendiger Prozess, der Zeit, Konzentration und oft auch Skonto kostete.
Vor gut einem Jahr entschied sich Holzbau Henz für die komplette Digitalisierung dieses Prozesses. Kein „nice to have“, sondern eine betriebswirtschaftlich motivierte Maßnahme, um Effizienz und Transparenz zu gewinnen. Heute - nur wenige Monate nach dem Start - steht fest: Die Investition hat sich gerechnet.
Eine halbe Verwaltungsstelle wurde eingespart, Skontofristen werden konsequent genutzt, und die Projektleitung sieht tagesaktuell, wo jedes Bauprojekt wirtschaftlich steht.
Dieser Erfahrungsbericht zeigt, wie die Einführung digitaler Rechnungsworkflows bei Holzbau Henz umgesetzt wurde, welche messbaren Effekte entstanden sind - und warum das Projekt nicht nur Zahlen, sondern auch Denkweisen verändert hat.
Warum gerade jetzt: Digitalisierung als strategischer Hebel
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 2025 zwingt viele Betriebe zum Handeln. Holzbau Henz wollte jedoch nicht warten, bis der Gesetzgeber drängt, sondern proaktiv handeln.
Der Betrieb wächst seit Jahren, die Anzahl der Projekte und Rechnungen steigt kontinuierlich, während das administrative Team gleich groß blieb. Immer mehr Zeit floss in Routineaufgaben: Rechnung öffnen, Daten prüfen, Projekt zuordnen, in Excel übertragen. Oft vergingen Tage, bis die Kosten im Controlling ankamen.
Ein ineffizienter Prozess - mit realen Folgen: verpasste Skonti, verspätete Nachträge, und Unsicherheit bei Projektbudgets.
Branchenweite Zahlen verdeutlichen das Problem:
Manuelle Rechnungsprozesse benötigen im Schnitt 14,6 Tage Durchlaufzeit und verursachen etwa 15 Euro Bearbeitungskosten pro Beleg, während automatisierte Systeme denselben Vorgang für rund 2 Euro erledigen.
Für Holzbauunternehmen mit engen Margen ist das kein theoretisches Thema - es geht um bares Geld.
Der Ausgangspunkt: Prozess verstehen statt Software kaufen
Bevor über Tools oder Anbieter entschieden wurde, stand bei Holzbau Henz eines fest: Erst muss der Prozess stimmen. Gemeinsam mit werkbank://digital analysierte das Unternehmen den kompletten Ablauf - vom Rechnungseingang über Freigabewege bis zur Ablage.
Das Ergebnis war ernüchternd und befreiend zugleich:
Das Problem lag nicht in der Technik, sondern in der Struktur.
Rechnungen trafen auf unterschiedlichen Wegen ein, oft ohne klare Bestellreferenz. Freigaben blieben liegen, weil Zuständigkeiten fehlten. Die Folge: Medienbrüche, Rückfragen, Zeitverlust.
„Wir hatten kein Digitalisierungsproblem, sondern ein Prozessproblem. Digitalisierung funktioniert nur, wenn der Ablauf vorher logisch aufgebaut ist. Heute wissen wir: Erst der Prozess, dann die Software.“
Die Umsetzung: Ein klarer Workflow statt Excel-Chaos
Nach der Analyse wurde eine cloudbasierte Rechnungsworkflow-Lösung eingeführt. Ziel war kein schwerfälliges ERP, sondern ein leicht integrierbares System, das zur Betriebsgröße passt und sich mit vorhandenen Tools verbindet.
Alle eingehenden Rechnungen - ob per E-Mail oder Upload - werden nun automatisch erfasst, per OCR (Texterkennung) ausgelesen und anhand von Projekt-, Kostenstellen- und Gewerkangaben zugeordnet.
Fehlt eine Angabe, meldet das System dies automatisch. Nach digitaler Freigabe fließt der Betrag sofort in die Buchhaltung und gleichzeitig ins Controlling.
Das Ergebnis: Echtzeit-Istkosten statt nachträglicher Auswertungen. Projektleiter können jederzeit sehen, wo ihr Budget steht - und rechtzeitig reagieren, bevor Mehrkosten entstehen.
Die Wirkung in Zahlen: Ein Jahr später - 50.000 € mehr Ergebnis
Nach der Einführung des digitalen Prozesses zeigten sich die Effekte deutlich:
20 Stunden Verwaltungsaufwand pro Woche wurden eingespart - das entspricht rund einer halben Stelle bzw. etwa 40.000 € Personalkosten pro Jahr.
Die Fehlerquote sank von rund 5 % auf unter 1 %. Doppelbuchungen oder verlorene Belege kommen praktisch nicht mehr vor.
Skontofristen werden vollständig genutzt, was je nach Rechnungsvolumen zusätzliche 5.000 - 10.000 € pro Jahr bringt.
Die Gesamtersparnis liegt somit bei 45.000 - 55.000 € jährlich, bei Investitionskosten von rund 40-50 T€. Der Return on Investment: unter 12 Monaten.
Kulturelle Effekte: Vom Kontrollblick zum Überblick
Der wirtschaftliche Erfolg war messbar, doch der kulturelle Effekt vielleicht noch größer.
Durch den digitalen Workflow ist Transparenz entstanden, die Vertrauen schafft.
Jede Rechnung hat einen klaren Status, jede Freigabe ist dokumentiert. Rückfragen zwischen Einkauf, Bauleitung und Buchhaltung sind selten geworden - weil jeder weiß, wo der Prozess steht.
Projektleiter nutzen das System aktiv, um Budgets im Blick zu behalten und Nachträge rechtzeitig anzustoßen. Das stärkt Eigenverantwortung und reduziert Reibungsverluste.
Typische Stolpersteine - und wie Holzbau Henz sie überwunden hat
Auch hier war der Weg kein Selbstläufer. Drei Erkenntnisse halfen, das Projekt nachhaltig erfolgreich zu machen:
1. Saubere Stammdaten sind Pflicht. Ohne korrekte Bestellnummern und Projektreferenzen kann kein System automatisch zuordnen. Der Einkauf wurde daher geschult, strukturiert zu bestellen.
2. Erst Prozess, dann Software. Viele Betriebe investieren zuerst in Tools - Holzbau Henz tat das Gegenteil. Erst als der Ablauf logisch und einheitlich war, kam die Software hinzu.
3. Einführung ist Chefsache. Digitale Rechnungsprozesse betreffen mehrere Abteilungen gleichzeitig. Die Geschäftsleitung begleitete das Projekt aktiv und stellte sicher, dass niemand sich „überrollt“ fühlte.
So wurde aus anfänglicher Skepsis schnell Routine - und heute will keiner mehr zurück.
Projektcontrolling in Echtzeit: Liquidität unter Kontrolle
Die Integration ins Controlling war der entscheidende Hebel. Früher wurden Kosten erst am Monatsende nachgetragen. Heute fließen sie sofort ein - automatisch, ohne zusätzliche Arbeit. Das verändert die Steuerung des gesamten Unternehmens:
Die Bauleitung sieht frühzeitig, wenn Budgets aus dem Ruder laufen. Nachträge können rechtzeitig gestellt werden. Forecasts sind belastbarer.
Ergebnis: bessere Projektkommunikation, mehr Planungssicherheit, weniger Stress bei Abrechnung und Liquidität.
Rechtssicher, GoBD-konform und zukunftsfähig
Neben Effizienz und Transparenz spielt Rechtssicherheit eine wachsende Rolle.
Alle Rechnungen werden GoBD-konform archiviert, also unveränderbar, vollständig und jederzeit prüfbar. Jede Freigabe wird dokumentiert, jeder Bearbeitungsschritt ist nachvollziehbar.
Damit erfüllt Holzbau Henz bereits heute die Anforderungen der E-Rechnungspflicht 2025 und spart gleichzeitig Platz durch den Wegfall physischer Archive.
Ein angenehmer Nebeneffekt: Betriebsprüfungen sind schneller abgeschlossen, und alle Beteiligten arbeiten ruhiger, weil sie wissen - jede Information ist auffindbar.
Der menschliche Faktor: Digitalisierung schafft Freiraum
In vielen Betrieben wird Digitalisierung als Bedrohung empfunden. Bei Holzbau Henz war das Gegenteil der Fall.
Die Mitarbeiter erlebten die Einführung als Entlastung - nicht als Kontrolle. Niemand verliert Aufgaben, aber viele gewinnen Zeit. Zeit, um Projekte zu begleiten, Kunden zu betreuen oder Nachträge sauber abzurechnen.
So wird aus Technik echter Nutzen.
Fazit: Digitalisierung als Renditehebel für den Holzbau
Das Projekt bei Holzbau Henz GmbH zeigt, dass Digitalisierung im Rechnungswesen kein Selbstzweck und kein „IT-Projekt“ ist, sondern ein klarer Renditehebel.
Innerhalb eines Jahres wurde ein manueller, fehleranfälliger Prozess in einen durchgängigen digitalen Workflow verwandelt - mit klar messbarem Effekt:
mehr Transparenz, weniger Aufwand, höhere Wirtschaftlichkeit.
Für viele Betriebe im Holzbau gilt: Genau hier liegen die schnellsten Effizienzgewinne, lange bevor komplexe ERP-Projekte oder BIM-Modelle nötig sind.
Digitalisierung beginnt im Alltag - in Prozessen, die jeden Tag laufen. Und sie zahlt sich schneller aus, als viele denken.
Dein nächster Schritt: Kennenlerngespräch vereinbaren
Wenn du wissen willst, wie du in deinem Holzbau-Betrieb ähnliche Ergebnisse erzielen kannst - also Abläufe vereinfachst, Kosten senkst und echte Transparenz schaffst - dann lass uns sprechen.
In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch zeigen wir dir, wie du deine Rechnungsprozesse digitalisierst, ohne den Betrieb auf den Kopf zu stellen - praxisnah, sicher und mit klarer Rendite.
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Quellen & Stand
Research-Memo Controlling 2025 (werkbank://digital);
Bitkom E-Rechnung 2023; DI.UNIT 2025;
Turian 2023; BauInfoConsult 2022;
Audit Factory 2023; d.velop GoBD 2025.