Digitaler Einkauf im Holzbau - Warum Transparenz der neue Gewinn ist
Einleitung: Warum jetzt der Moment für den digitalen Einkauf gekommen ist
Der Einkauf ist das stille Rückgrat jedes Holzbau-Betriebs - und gleichzeitig einer der größten ungenutzten Hebel für Effizienz und Ertrag. Während Werkplanung, Produktion und Montage längst über digitale Systeme miteinander vernetzt sind, läuft der Einkauf vielerorts noch über E-Mails, Zettel und Zurufe. Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Studien zeigen: Nicht einmal die Hälfte der Betriebe im Handwerk und Bauwesen hat ihre Einkaufsprozesse vollständig digitalisiert. Dabei sind die Potenziale gewaltig: 43 % der digitalisierten Unternehmen berichten von Kostensenkungen, 27 % von spürbar reduzierten Prozesskosten.
Im Holzbau, wo Materialpreise schwanken und Nachkalkulationen über Margen entscheiden, kann der Einkauf zum strategischen Erfolgsfaktor werden - wenn er digital gedacht wird.
Der aktuelle Stand im Einkauf: Zwischen Bauchgefühl und Papierchaos
Die meisten Holzbauunternehmen sind hochgradig fachlich exzellent, aber organisatorisch gewachsen. Der Einkauf ist dabei oft ein Sammelbecken aus Routinen: Ein Bauleiter ruft kurz beim Lieferanten an, die Sekretärin schickt eine E-Mail, und das Lager bestellt „auf Zuruf“. Das funktioniert, solange die Strukturen klein sind. Doch spätestens ab 20-30 Mitarbeitenden entsteht ein systemischer Kontrollverlust.
Laut Wucato-Studie 2023 haben nur 46 % der deutschen Unternehmen ihre Einkaufsprozesse digitalisiert, weitere 23 % zumindest teilweise. Besonders Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitenden hinken hinterher. Die Folgen sind bekannt: Doppelbestellungen, fehlende Preisvergleiche, unvollständige Belege und lange Bearbeitungszeiten.
Und all das in einer Zeit, in der Materialpreise stark schwanken, Lieferzeiten unberechenbar sind und Bauleiter täglich um Kapazitäten ringen.
Was früher ein lästiger Nebenschauplatz war, ist heute ein Effizienzschlüssel. Denn jeder unnötige Schritt im Einkauf frisst Zeit und Marge - und damit Zukunftsfähigkeit.
Warum digitaler Einkauf mehr ist als „Papierlosigkeit“
Viele Unternehmer verbinden „digitalen Einkauf“ noch mit der Vorstellung: „Dann läuft halt alles per Computer statt per Zettel.“ Tatsächlich geht es um weit mehr. Digitalisierung im Einkauf bedeutet Prozessklarheit, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle.
Digitale Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis: Jede Bestellung, jede Rechnung, jeder Lieferschein ist mit Projekten und Kostenstellen verknüpft. Kein Nachtelefonieren mehr, kein Suchen nach Freigaben oder Preisen - sondern ein klar strukturierter Workflow.
Das verändert nicht nur den Ablauf, sondern auch die Unternehmenskultur: Der Einkauf wird von einer „Verwaltungsstelle“ zu einem Steuerungsinstrument, das Transparenz, Geschwindigkeit und Kostensicherheit bringt.
Die messbaren Effizienzgewinne: Wo Digitalisierung im Einkauf wirklich wirkt
Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache.
Digitale Bestellprozesse halbieren laut Studien die Bearbeitungszeit je Bestellung - von durchschnittlich 35 auf 8 Minuten. Hochgerechnet auf 8.000 Bestellungen pro Jahr ergibt das rund 3.600 Arbeitsstunden weniger - also nahezu zwei Vollzeitstellen.
Auch die Kosten sinken spürbar: Eine manuelle Bestellung kostet im Schnitt 115 Euro, eine digitale nur 67 Euro. Bei 5.000 Bestellungen ergibt das ein Einsparpotenzial von rund 240.000 Euro jährlich - ohne einen einzigen Lieferanten zu wechseln.
Dazu kommt der Effekt auf die Fehlerquote: Wo früher rund 5 % der Bestelldaten falsch waren, liegt sie in digitalisierten Prozessen nahe null. Pflichtfelder, automatisierte Datenübernahme und eindeutige Bestellnummern verhindern doppelte Buchungen oder verlorene Belege.
Kurz gesagt: Wer digital einkauft, spart nicht nur Geld, sondern gewinnt Ruhe.
Praxisbeispiel: Holzbau Henz - Vom Zettel zur Plattform
Wie das konkret aussieht, zeigt das Beispiel Holzbau Henz, ein mittelständischer Betrieb mit rund 70 Mitarbeitenden, spezialisiert auf Modulbau und Objektbauten.
Bis vor kurzem sah der Alltag so aus: Bestellungen liefen über Telefon, E-Mail oder spontane Zurufe. Der Lagerbestand wurde „nach Gefühl“ verwaltet. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen kursierten in verschiedenen Postfächern. Die Buchhaltung war mit Nachfragen beschäftigt, und das Controlling konnte Bestellungen kaum nachvollziehen.
Dann entschied sich der Betrieb, gemeinsam mit werkbank://digital den Einkauf zu digitalisieren. Heute beginnt jeder Beschaffungsprozess mit einem zentralen Online-Formular für Materialanforderungen. Daraus erstellt das System automatisch eine Anfrage mit Bestellnummer, die an bevorzugte Lieferanten geht.
Die Einkäuferin beschreibt den Unterschied so:
„Früher musste ich oft drei Leute fragen, um herauszufinden, ob etwas bestellt wurde. Heute sehe ich alles auf einen Blick - mit Preis, Status und Projektzuordnung.“
Das System verknüpft alle Dokumente automatisch. Rechnungen werden digital erfasst, geprüft und dem passenden Projekt zugeordnet. Keine Belegsuche, kein Chaos. Die Fehlerquote sank auf unter 1 %, und der Zeitaufwand pro Bestellung halbierte sich.
Besonders bemerkenswert: Die Transparenz hat das Vertrauen im Team gestärkt. Bauleiter, Lageristen und Buchhaltung greifen auf dieselben Daten zu - jeder sieht, wo eine Bestellung steht.
Das Ergebnis: Mehr Kontrolle, weniger Stress, spürbare Zeitersparnis. Und am Monatsende? Verlässliche Zahlen, die endlich stimmen.
Die größten Vorteile des digitalen Einkaufs im Überblick
1. Zeitersparnis
Digitale Workflows beschleunigen Bestellungen um bis zu 50 %. Medienbrüche - etwa zwischen E-Mail, Telefon und Papier - entfallen. Die Durchlaufzeit von der Anfrage bis zur Bestellung sinkt im Schnitt von fünf auf 1,5 Tage.
2. Kostenkontrolle und bessere Kalkulation
Automatisierte Prozesse senken Prozesskosten um rund 40 %. Außerdem erlaubt die zentrale Datenbasis eine exakte Nachkalkulation. Das ist besonders wichtig bei Nachträgen oder Gewährleistungsfällen.
3. Fehlerminimierung
Digitale Pflichtfelder, automatisierte Plausibilitätsprüfungen und eindeutige Bestellnummern reduzieren Eingabefehler fast vollständig.
4. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Ein digitaler Zwilling des Einkaufs macht jeden Vorgang vom Bedarf bis zur Rechnung prüfsicher nachvollziehbar. Das stärkt das Vertrauen gegenüber Bauherren, Auditoren und Zertifizierern.
5. Bessere Lieferantenbeziehungen
Durch standardisierte Schnittstellen und automatisierte Kommunikation läuft die Zusammenarbeit reibungsloser. Preisvergleiche sind tagesaktuell möglich, und Frühwarnsysteme bei Lieferverzögerungen sorgen für Planungssicherheit.
Herausforderungen und Denkfehler: Warum viele Betriebe noch zögern
Viele Holzbauunternehmen wissen, dass Digitalisierung im Einkauf sinnvoll ist - aber sie zögern. Die häufigsten Denkfehler:
„Das ist nur was für große Betriebe.“
Falsch. Gerade kleinere Unternehmen profitieren am meisten, weil sie oft personell knapp aufgestellt sind. Jede eingesparte Stunde im Einkauf bringt spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.
„So ein System ist zu teuer.“
Ein Irrglaube, der sich hartnäckig hält. Die meisten modernen Lösungen sind modular und skalierbar. Sie amortisieren sich oft innerhalb eines Jahres - allein durch eingesparte Prozesskosten.
„Unsere Mitarbeiter machen das schon gut, da brauchen wir kein System.“
Dieser Satz hört sich nach Vertrauen an, ist aber riskant. Denn „gut“ bedeutet in vielen Fällen: pragmisch, aber unstrukturiert. Digitale Systeme sind keine Kontrolle, sondern Unterstützung - sie entlasten, statt zu bevormunden.
„Das dauert ewig, bis das läuft.“
Auch das stimmt nicht mehr. Moderne E-Procurement-Lösungen lassen sich schrittweise einführen - beginnend mit einfachen Formularen für Materialanforderungen bis hin zur vollständigen Integration in ERP- oder Buchhaltungssysteme.
Umsetzung in der Praxis: Wie Holzbau-Betriebe ihren Einkauf digital aufstellen
Die Einführung eines digitalen Einkaufsprozesses ist kein Mammutprojekt, sondern ein klar strukturierter Transformationsprozess.
Ein typischer Weg könnte so aussehen:
1. Prozessaufnahme und Analyse: Welche Bestellungen laufen aktuell wie ab? Wer bestellt? Wo entstehen Wartezeiten oder Fehler? Diese Transparenz ist die Basis jeder Optimierung.
2. Standardisierung der Abläufe: Einheitliche Bestell- und Freigabeprozesse schaffen Struktur. Beispiel: Jeder Materialbedarf wird über ein Online-Formular gemeldet, das automatisch eine Bestellnummer generiert.
3. Einführung digitaler Tools: Von einfachen Plattformen (z. B. digitale Bestellformulare, Lieferantenportale) bis hin zu E-Procurement-Systemen mit ERP-Anbindung - entscheidend ist, klein anzufangen und konsequent zu erweitern.
4. Schulung und Akzeptanz: Die Technik ist nur die halbe Miete. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten verstehen, wie das System hilft - und nicht „noch mehr Bürokratie“ schafft.
5. Controlling und Feinjustierung: Digitale Einkaufsdaten liefern erstmals belastbare Kennzahlen (z. B. Bearbeitungszeit, Prozesskosten, Fehlerquote). Diese KPIs helfen, Abläufe weiter zu optimieren und Einsparpotenziale sichtbar zu machen.
Fördermöglichkeiten und Unterstützung
Die Bundesregierung und verschiedene Länderprogramme fördern die Digitalisierung von Geschäftsprozessen auch im Handwerk. Über Programme wie den Digitalbonus oder BAFA „Digital jetzt“ können bis zu 40 % der Investitionskosten für Software und Beratung erstattet werden.
Gerade für Holzbau-Betriebe mit begrenztem Budget ist das eine wertvolle Starthilfe - insbesondere, wenn die Einführung strategisch geplant wird und Teil einer langfristigen Effizienzoffensive ist.
Trends und Ausblick: Der Einkauf der Zukunft ist intelligent - nicht nur digital
Die nächste Stufe nach der Prozessdigitalisierung ist die Prozessintelligenz.
Künstliche Intelligenz (KI) und automatisierte Datenanalyse halten auch im Einkauf Einzug. Systeme erkennen Muster im Bestellverhalten, schlagen automatisch Lieferantenwechsel vor oder warnen vor Preissteigerungen.
Zukunftsorientierte Betriebe verknüpfen ihren Einkauf mit BIM-Systemen (Building Information Modeling), sodass Materialanforderungen direkt aus digitalen Bauplänen generiert werden können.
Das Ziel ist klar: Der Einkauf wird vom Kostenfaktor zum strategischen Steuerungsinstrument. Unternehmen, die frühzeitig auf diesen Zug aufspringen, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil, den andere erst mühsam aufholen müssen.
Handlungsempfehlung
Holzbau-Unternehmen, die ihre Zukunft sichern wollen, müssen ihren Vertrieb neu denken. Ein digitaler, standardisierter Prozess bringt Übersicht, Tempo und Kontrolle - und schafft damit die Grundlage für stabile Umsätze trotz Fachkräftemangel und wachsender Komplexität.
Unsere Kunden machen es vor: Einheitliche Tools, klare Prozesse, gelebte Disziplin. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Aufträge, mehr Professionalität - intern wie extern.
Wenn du wissen willst, wie du deinen Holzbau-Vertrieb heute wirklich effizient gestalten kannst - und wie du das gezielt umsetzt -, lass uns sprechen.
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