Digitalisierung im Holzbau: Wie die Grübbel GmbH ihre Projektsteuerung transformierte - und dabei ihre handwerkliche DNA bewahrte
Vom Zettelchaos zur digitalen Übersicht
Die Grübbel GmbH, ein traditionsreicher Holzbaubetrieb mit über 50 Mitarbeitenden, stand vor einer Herausforderung, die viele mittelständische Handwerksunternehmen kennen: volle Auftragsbücher, steigende Kundenerwartungen - und zugleich ein wachsendes Kommunikationschaos zwischen Büro, Werkstatt und Baustelle. Der Alltag bestand aus Telefonzetteln, Excel-Listen und E-Mails, die quer durchs Unternehmen liefen. Projekte aus Tischlerei, Zimmerei und Dachdeckerei liefen parallel, aber selten synchron. Verantwortlichkeiten verschwammen, Abstimmungen fraßen Zeit und Nerven.
Diese Unübersichtlichkeit hatte Folgen: Verzögerungen, Nacharbeiten und Stress in der Belegschaft. Kein Einzelfall - laut einer Studie von BauInfoConsult verursachen Fehler und Nacharbeit im deutschen Baugewerbe jährlich über 13 Milliarden Euro Kosten, was etwa acht Prozent des Branchenumsatzes entspricht. Im Holzbau selbst gelten rund 10 bis 15 Prozent der Projektkosten als „verloren“, weil sie durch Planungsfehler oder Koordinationsmängel gebunden werden.
Das Management der Grübbel GmbH zog eine klare Konsequenz: Wenn der Betrieb wachsen und gleichzeitig seine handwerkliche Qualität sichern will, muss Transparenz her - und zwar digital. Gemeinsam mit werkbank://digital startete das Unternehmen den Schritt in eine neue Ära der Projektsteuerung.
Ausgangslage: Tradition trifft Komplexität
Die Grübbel GmbH blickt auf mehr als ein Jahrhundert Handwerksgeschichte zurück. Der Betrieb hat sich in der Region einen Namen gemacht - als zuverlässiger Partner für hochwertige Holzbauprojekte, vom Dachausbau bis zur anspruchsvollen Aufstockung. Doch mit dem Wachstum kam die Komplexität.
Jede Abteilung hatte ihre eigenen Systeme. Der Vertrieb arbeitete mit Excel, die Bauleitung mit handschriftlichen Notizen, und die Projektkoordination lief per Telefon. Eine zentrale Übersicht? Fehlanzeige. Entscheidungen wurden reaktiv getroffen - wenn es irgendwo brannte, griff die Geschäftsleitung ein.
Dabei waren die Symptome klar: steigende Fehlerkosten, lange Reaktionszeiten und Unklarheit bei Zuständigkeiten. Nicht selten war unklar, welcher Auftrag in welcher Phase steckt, wer welche Aufgabe hat oder welche Kundenanfrage noch offen ist. Der Satz „Ich schau mal eben nach“ war Alltag - und stand sinnbildlich für die Informationssilos.
Der Wendepunkt: Digitale Prozesse als Strukturprogramm
Die Digitalisierung war bei Grübbel kein Modeprojekt, sondern eine Notwendigkeit. Entscheidend war der Ansatz: nicht Technik um der Technik willen, sondern ein strukturelles Programm, das die Menschen entlastet.
Gemeinsam mit werkbank://digital wurde der gesamte Prozess - von der Anfrage bis zur Baustellenübergabe - digital abgebildet. Herzstück ist heute eine zentrale Kanban-Projektplattform auf Basis von Asana und Microsoft 365. Alle Projekte laufen über diese Plattform, jede Anfrage erhält ein digitales Ticket, jeder Status ist nachvollziehbar.
So entstand erstmals eine Pipeline-Sicht: Die Geschäftsführung sieht auf einen Blick, welche Aufträge sich in Akquise, Planung oder Ausführung befinden. Änderungen, Fristen und Zuständigkeiten sind transparent, automatisch dokumentiert und in Echtzeit für alle sichtbar.
Das Ergebnis: weniger E-Mails, weniger Nachfragen - und eine neue Kultur der Eigenverantwortung.
Konkrete Vorteile: Zeit, Transparenz und Ruhe im Betrieb
Nach wenigen Monaten zeigten sich die Effekte deutlich. Projekte laufen flüssiger, die Koordination zwischen Büro und Baustelle funktioniert ohne Reibungsverluste.
Durch automatisierte Workflows werden Routineaufgaben wie Statusupdates, Checklisten oder Benachrichtigungen selbstständig abgewickelt. Das spart wertvolle Stunden - insbesondere für die Bauleiter, die jetzt mehr Zeit für Planung und weniger für Nachverfolgung haben.
Auch im Alltag der Handwerker macht sich der Wandel bemerkbar: Pläne liegen digital auf dem Tablet vor, Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert, Aufmaße direkt auf der Baustelle erfasst. Fahrten ins Büro, um neue Unterlagen zu holen, gehören der Vergangenheit an.
Die Mitarbeitenden spüren den Unterschied. „Der Betrieb läuft ruhiger“, sagt ein Teamleiter - und bringt damit auf den Punkt, was die Daten bestätigen: weniger Abstimmungsaufwand, weniger Doppelarbeiten, mehr Fokus.
Messbare Effizienzgewinne - und ein Kulturwandel
Digitale Struktur zahlt sich wirtschaftlich aus. Laut McKinsey können Unternehmen im Bauwesen durch konsequente Digitalisierung ihre Produktivität um bis zu 15 Prozent steigern und Projektlaufzeiten um durchschnittlich 15 Prozent verkürzen.
Bei Grübbel sind die Ergebnisse sichtbar: Entscheidungen werden schneller getroffen, Materialverschwendung und Fahrten wurden reduziert, Inventuren laufen automatisiert per Barcode. Die Zeitersparnis schlägt sich in höherer Planbarkeit nieder - und damit in einer besseren Marge.
Doch der größere Gewinn liegt in der Unternehmenskultur. Die anfängliche Skepsis wich Begeisterung. Niemand wollte zurück in die analoge Welt. Ein Satz blieb besonders hängen: „Wie haben wir das eigentlich früher gemacht?“ - der spontane Kommentar von Eric, dem Polier und internen Digitalisierungstreiber.
Dieser Satz markiert den Wendepunkt vom Widerstand zur Akzeptanz. Digitalisierung wurde nicht als Bedrohung erlebt, sondern als Erleichterung. Die Mitarbeitenden fühlen sich entlastet, nicht ersetzt.
Das Erfolgsrezept: Digitalisierung als Werkzeug, nicht als Selbstzweck
Die Grübbel GmbH zeigt, dass digitale Tools nur dann wirken, wenn sie den Menschen dienen. Die Technik ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug - ein digitales Pendant zur Handsäge oder Hobelbank.
Das Ziel war nie, die handwerkliche Identität aufzugeben. Im Gegenteil: Durch die neue Struktur bleibt mehr Zeit für das eigentliche Handwerk. Das Motto „Gutes bewahren - Neues entdecken“ prägte das Projekt von Anfang an.
Wie in einem Bäckerbetrieb, der durch die Digitalisierung seiner Abläufe wieder mehr Zeit für die Qualität des Produkts gewann, nutzt auch Grübbel digitale Tools, um Freiraum für das Wesentliche zu schaffen: hochwertige handwerkliche Arbeit.
So entsteht ein Gleichgewicht zwischen Tradition und Moderne - eine Symbiose, die im Holzbau zunehmend zum Erfolgsfaktor wird.
Zahlen, die überzeugen
13 Mrd. € Fehlerkosten pro Jahr im deutschen Baugewerbe (≈ 8 % Umsatz).
10-15 % der Projektkosten im Holzbau entfallen auf Nacharbeit und Koordinationsfehler.
Produktivitätssteigerung + 14-15 % durch digitale Tools (McKinsey).
Bis zu 45 % weniger Verzögerungen durch digitale Projektsteuerung (PlanRadar).
23 % geringere Bauproduktivität seit 1991 - ein Rückstand, den Digitalisierung aufholen kann.
81 % der Handwerksbetriebe sehen Digitalisierung als Chance, ohne ihre Qualität aufzugeben (ZDH/Bitkom 2021).
Diese Zahlen untermauern, was Grübbel in der Praxis erlebt: Digitalisierung ist der Hebel, um die Produktivität im Handwerk auf das Niveau anderer Industrien zu heben - ohne die Seele des Handwerks zu verlieren.
Praxisbeispiel Grübbel GmbH: Struktur schafft Freiraum
Das Herzstück der Transformation bei Grübbel ist das digitale Kanban-Board. Vom ersten Kundenkontakt über Angebot, Kalkulation und Auftragsbestätigung bis zur Montage - jeder Schritt ist sichtbar.
Die Geschäftsführung sieht die gesamte Pipeline, der Betriebsleiter steuert Ressourcen mit wenigen Klicks, die Teams wissen jederzeit, was zu tun ist. Kein Zettelchaos mehr, keine Rückfragenlawinen, keine Planversionen im Umlauf.
Was früher hektisch war, läuft heute ruhig und planbar. Ein Meister bringt es auf den Punkt: „Heute verbringen wir unsere Zeit wieder mit Handwerk, nicht mit Suchen.“
Diese neue Transparenz hat spürbare Effekte: mehr Gelassenheit im Alltag, weniger Überstunden und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Umsetzungsschritte: Wie Digitalisierung gelingt
Das Projekt bei Grübbel folgte einem klaren Ablauf, den werkbank://digital auch anderen Holzbaubetrieben empfiehlt:
Ist-Analyse: Aufnahme der bestehenden Prozesse und Engpässe.
Zielbild entwickeln: Welche Ergebnisse sollen Digitalisierung und Strukturverbesserung bringen?
Toolauswahl: Einführung von Microsoft 365 und Asana als zentrale Plattformen.
Prozessdesign: Definition aller Abläufe von Anfrage bis Abnahme.
Mitarbeiterintegration: Schulungen, Feedbackrunden, Praxisbegleitung.
Iterative Optimierung: Nachjustieren auf Basis realer Projekterfahrungen.
So wurde aus einem heterogenen System eine klare, einheitliche Struktur - Schritt für Schritt, mit hoher Akzeptanz im Team.
Was andere Betriebe daraus lernen können
Der Erfolg bei Grübbel ist übertragbar. Die Grundprinzipien gelten für jedes mittelständische Holzbauunternehmen:
Transparenz statt Bauchgefühl: Wer Prozesse sichtbar macht, kann sie verbessern.
Struktur statt Aktionismus: Digitale Tools zwingen zu klaren Abläufen - das schafft Ruhe.
Mensch im Mittelpunkt: Technik soll entlasten, nicht ersetzen.
Change durch Beteiligung: Mitarbeitende müssen mitgenommen werden - dann wird Wandel zum Selbstläufer.
Die Grübbel GmbH ist damit ein Vorbild für viele Handwerksbetriebe, die spüren, dass ihre Zukunft von ihrer Prozessreife abhängt. Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein Weg - und Grübbel hat ihn eingeschlagen.
Ausblick: Der Holzbau der Zukunft
Der Holzbau steht an der Schwelle zu einer neuen Epoche. Nachhaltigkeit, Fachkräftemangel und Kundenerwartungen treiben die Branche - aber nur wer seine Abläufe digital strukturiert, wird langfristig wettbewerbsfähig bleiben.
Die Grübbel GmbH zeigt eindrucksvoll, dass Digitalisierung im Handwerk kein Widerspruch zur Tradition ist, sondern deren logische Fortsetzung. Mit klarem Blick, guten Partnern und Mut zur Veränderung lässt sich der Wandel gestalten - ohne Werte zu verlieren.
Der Satz „So haben wir das immer gemacht“ hat bei Grübbel ausgedient. Heute heißt es: „Zum Glück machen wir es jetzt anders.“
Handlungsempfehlung
Holzbau-Unternehmen, die ihre Zukunft sichern wollen, müssen ihren Vertrieb neu denken. Ein digitaler, standardisierter Prozess bringt Übersicht, Tempo und Kontrolle - und schafft damit die Grundlage für stabile Umsätze trotz Fachkräftemangel und wachsender Komplexität.
Unsere Kunden machen es vor: Einheitliche Tools, klare Prozesse, gelebte Disziplin. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Aufträge, mehr Professionalität - intern wie extern.
Wenn du wissen willst, wie du deinen Holzbau-Vertrieb heute wirklich effizient gestalten kannst - und wie du das gezielt umsetzt -, lass uns sprechen.
Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch und wir zeigen dir, wo dein größtes Potenzial liegt.