Digitaler Vertriebsprozess im Holzbau: Wie group Holzbau den Überblick zurückgewann
Warum Holzbau-Unternehmen jetzt ihren Vertrieb neu denken müssen
Die Holzbau-Branche boomt - und kämpft gleichzeitig an allen Fronten: steigende Materialkosten, Fachkräftemangel, komplexe Großprojekte. Besonders in der Angebotsphase zeigt sich, wie fragil viele Abläufe noch immer sind. Excel-Kalkulationen, verstreute E-Mails, unklare Zuständigkeiten - das kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall den Auftrag.
Wer heute als Holzbau-Unternehmen wachsen will, muss deshalb nicht nur am Bau digitalisieren, sondern dort, wo Aufträge entstehen: im Vertrieb. Die Group Holzbau, ein Verbund aus sechs führenden Holzbauunternehmen und zwei Planungsbüros mit über 300 Mitarbeitenden, hat genau das getan - und gezeigt, wie ein digital geführter Vertriebsprozess aus Chaos Übersicht macht.
Der Status quo im Holzbau-Vertrieb: analog, langsam, verlustreich
Noch immer arbeiten viele Holzbaubetriebe so, wie es „schon immer lief“: Angebote werden in Excel gerechnet, Freigaben per Mail eingeholt, und der Projektstand lebt im Kopf des Chefs. Diese analogen Abläufe sind ineffizient, fehleranfällig und bremsen Wachstum.
In der Praxis bedeutet das: Jeder Kundenwunsch löst eine Kette aus Rückfragen und Abstimmungen aus. Zwischen Vertrieb, Statik, Werkplanung und Kalkulation gehen Informationen verloren. Je nach Komplexität kann ein Angebot Tage oder Wochen dauern - Zeit, die Wettbewerber mit strukturierteren Prozessen längst besser nutzen.
Laut aktuellen Studien zur Digitalisierung im Handwerk nutzen weniger als 50 % der Betriebe ein CRM-System oder eine strukturierte Pipeline. Viele verlassen sich weiterhin auf persönliche Kontakte und Papierordner - eine Strategie, die in Zeiten knapper Ressourcen zunehmend riskant wird.
Group Holzbau: acht Betriebe, ein Prozess, ein Ziel
Die Group Holzbau ist ein Zusammenschluss von acht Unternehmen, darunter renommierte Betriebe wie Holzbau Fichtl, Henz, Kühlborn und Stamer. Gemeinsam bilden sie eine überregionale Kompetenzallianz für anspruchsvolle Holzbau-Großprojekte - vom mehrgeschossigen Wohnbau bis zur seriellen Sanierung.
Doch: Auch in diesem Verbund war der Vertrieb lange Zeit ein Flickenteppich. Jeder Betrieb kalkulierte auf eigene Weise, Anfragen wurden doppelt bearbeitet oder versandeten im Posteingang.
Der entscheidende Wendepunkt kam mit der Einführung eines digitalen Vertriebsprozesses auf Asana-Basis. Seitdem laufen alle Leads über ein zentrales Pipeline-Board: Jede Anfrage wird als Aufgabe erfasst, mit Verantwortlichen, Deadlines und Status versehen.
Ergebnis: Transparenz statt Unsicherheit. Kontrolle statt Bauchgefühl. Und eine klare Datenbasis für Entscheidungen.
Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil: messbare Ergebnisse
Bereits wenige Monate nach Einführung des neuen Prozesses zeigte sich, wie stark die Effekte digitaler Strukturen sind:
15-25 % Zeitersparnis in der Angebotsphase durch standardisierte Workflows
30 % höhere Prozesstransparenz durch zentrale Tools
25 % weniger Fehler bei Angebotsübergaben und interner Kommunikation
5-10 % höhere Abschlussquote, weil Leads konsequent nachverfolgt werden
In einem konkreten Beispiel aus dem Fertighausbau konnte die Angebotszeit sogar von 3 Tagen auf 2 Stunden reduziert werden - ein Effizienzsprung von 95 %.
Das ist kein Einzelfall, sondern Ausdruck einer grundsätzlichen Veränderung: Wer seine Angebotsprozesse digitalisiert, gewinnt Zeit, Klarheit und Umsatz.
Was sich im Alltag ändert: Vom Blindflug zur Planbarkeit
Für die Verantwortlichen bei Group Holzbau war der Schritt zur zentralen Vertriebsplattform mehr als nur ein Softwareprojekt - es war ein Kulturwandel.
Statt unzählige Excel-Tabellen zu pflegen, haben alle Partnerbetriebe heute Zugriff auf ein gemeinsames Kanban-Board in Asana. Dort sind sämtliche Projekte sichtbar, inklusive Fristen, Volumen und Status.
Der Vertriebsleiter kann in Echtzeit sehen, welche Anfragen offen sind, wo Engpässe drohen und welche Betriebe gerade überlastet sind.
Das bringt mehrere Vorteile:
Keine Informationsverluste zwischen Vertrieb und Projektleitung.
Bessere Nachverfolgung - kein Lead bleibt unbeantwortet.
Planbare Forecasts, weil Daten zentral gepflegt werden.
„Früher haben wir Vertrieb nach Bauchgefühl gemacht; heute sehen wir auf einen Blick, was wir im nächsten Quartal bauen werden“, sagt Christoph Gutmann, Vertriebsleiter der Group Holzbau.
Warum Asana im Holzbau funktioniert
Asana ist ursprünglich ein Projektmanagement-Tool, doch gerade im Handwerk zeigt es seine Stärke als leichtgewichtiges CRM.
Im Gegensatz zu komplexen Branchensoftwares lässt sich Asana ohne IT-Projekt einführen. Neue Leads erscheinen direkt im Board, werden Phasen wie „Anfrage erfasst“, „In Kalkulation“, „Angebot abgegeben“ oder „In Verhandlung“ zugeordnet.
Der Clou: Automatisierungen übernehmen Routineaufgaben.
Fristen erinnern automatisch an Nachfassaktionen, Aufgaben werden je nach Region zugewiesen, und E-Mails lassen sich direkt ins System importieren.
So entsteht ein strukturiertes Vertriebssystem, das mitdenkt - und Fehler fast eliminiert.
Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Teamkommunikation direkt im Tool. Kommentare, To-dos und Statusänderungen bleiben transparent.
Das ersetzt unzählige Mails, spart Zeit und sorgt dafür, dass alle dieselben Informationen haben - ein entscheidender Vorteil, wenn mehrere Partnerbetriebe an einem Projekt arbeiten.
Herausforderungen: Digitalisierung ist kein Selbstläufer
Natürlich bringt jede Veränderung auch Stolpersteine.
Die größten Risiken bei der Einführung digitaler Vertriebsprozesse liegen nicht in der Technik, sondern in der Kultur und Disziplin.
Viele Betriebe unterschätzen, dass Tools keine Prozesse ersetzen, sondern nur abbilden.
Wenn Zuständigkeiten unklar sind oder Daten nicht gepflegt werden, entsteht auch im besten System Chaos.
Darum gilt: Erst Prozesse definieren, dann digitalisieren.
Ein weiteres Problem: Überforderung.
Wenn zu viele Felder, Status oder Tools gleichzeitig eingeführt werden, steigt die Abwehrhaltung.
Erfolgreiche Betriebe starten klein - mit einer klaren Pipeline und wenigen Pflichtdaten - und skalieren erst, wenn Routine einkehrt.
Übertragbarkeit: Was der Mittelstand vom Group-Holzbau-Modell lernen kann
Das Erfolgsrezept der Group Holzbau lässt sich auch auf mittelständische Einzelbetriebe übertragen.
Denn die Herausforderungen sind dieselben: zu lange Angebotszeiten, unklare Zuständigkeiten, mangelnde Transparenz.
Ein digitalisiertes Angebots- und Lead-Management bringt selbst kleinen Zimmereien Vorteile:
Schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen
Mehr Abschlüsse durch systematisches Nachfassen
Entlastung der Inhaber, weil Prozesse nachvollziehbar werden
Gerade Betriebe in Netzwerken wie der 81fünf oder regionalen Kooperationen profitieren von solchen Strukturen - sie ermöglichen überbetriebliche Zusammenarbeit und gemeinsame Großprojekte, ohne Chaos in der Kommunikation.
Zahlen, die überzeugen: harte Fakten zum ROI
Die Einführung eines digitalen Vertriebsprozesses ist kein „weiches“ Thema, sondern ein betriebswirtschaftlich messbarer Faktor.
Die wichtigsten Kennzahlen aus aktuellen Studien und Praxisprojekten im Handwerk:
−25 % Angebotszeit im Durchschnitt
+30 % Prozesstransparenz
+20-30 % Produktivität pro Mitarbeiter
−25 % Fehlerquote bei Angebotsübergaben
ROI von 300-500 % innerhalb der ersten 12 Monate
Kurz gesagt: Jeder Euro, der in einen digitalen Vertriebsprozess investiert wird, bringt drei bis fünf Euro zurück - durch gesparte Arbeitszeit, gewonnene Aufträge und weniger Nacharbeit.
Der Blick nach vorn: Vom Prozess zur Kultur
Digitalisierung ist kein Projekt mit Enddatum, sondern eine Haltung. Der digitale Vertrieb bei Group Holzbau zeigt: Erfolg entsteht nicht durch Tools, sondern durch gelebte Zusammenarbeit. Wenn Teams Prozesse verstehen, pflegen und ständig verbessern, wird Digitalisierung zum natürlichen Bestandteil des Arbeitsalltags.
Und das ist die eigentliche Revolution: Nicht mehr der lauteste Verkäufer gewinnt den Auftrag, sondern der Betrieb mit der besten Struktur.
Handlungsempfehlung
Holzbau-Unternehmen, die ihre Zukunft sichern wollen, müssen ihren Vertrieb neu denken. Ein digitaler, standardisierter Prozess bringt Übersicht, Tempo und Kontrolle - und schafft damit die Grundlage für stabile Umsätze trotz Fachkräftemangel und wachsender Komplexität.
Unsere Kunden machen es vor: Einheitliche Tools, klare Prozesse, gelebte Disziplin. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Aufträge, mehr Professionalität - intern wie extern.
Wenn du wissen willst, wie du deinen Holzbau-Vertrieb heute wirklich effizient gestalten kannst - und wie du das gezielt umsetzt -, lass uns sprechen.
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