Warum ERP-Systeme der Tod eines jeden Unternehmens sind

7. März

Einleitung

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) gelten seit Jahrzehnten als Rückgrat der Unternehmens-IT. Sie sollen sämtliche Geschäftsprozesse integrieren – von der Auftragsbearbeitung über die Lagerverwaltung bis zum Finanzwesen – und damit Effizienzgewinne und bessere Entscheidungen ermöglichen. Besonders in der Bau- und Holzbau-Branche, in der Projekte komplex und Prozesse verzahnt sind, versprechen ERP-Lösungen wie SAP, Microsoft Dynamics, Oracle oder branchenspezifische Systeme (BIZS, NEVARIS, RIB iTWO, DIGI Annexus etc.) genau diese Vorteile zu liefern. Doch die Realität zeigt ein anderes Bild: Vielerorts werden ERP-Einführungen zum Millionen oder gar Milliardengrab, die Software entpuppt sich als technologisch veraltet und unhandlich, die Kosten explodieren und starre ERP-Strukturen bremsen Innovationen aus.

Dieser Artikel analysiert tiefgehend, warum klassische ERP-Systeme in der Praxis häufig mehr Schaden als Nutzen anrichten – so sehr, dass überspitzt formuliert „ERP-Systeme der Tod eines jeden Unternehmens sind“. Dabei werden die spezifischen Probleme beleuchtet, die gerade Bauunternehmen und Holzbaubetriebe betreffen, deren Entscheider oft weniger IT-affin sind. Untermauert durch Statistiken, Expertenmeinungen und Fallbeispiele wird dargelegt, warum ERP-Projekte zu lange dauern, technisch rückständig und unnötig teuer sind, offene Schnittstellen vermissen lassen und dadurch letztlich die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens gefährden. Auch scheinbare Gegenargumente – etwa die propagierten Vorteile von ERP – werden aufgegriffen und einer kritischen Betrachtung unterzogen.

Lange Implementierungszeiten

Die Einführung eines ERP-Systems gleicht nicht selten einer Operation am offenen Herzen des Unternehmens. Alle Geschäftsbereiche sind betroffen und müssen auf neue Prozesse umgestellt werden. Dies führt zwangsläufig zu aufwändigen, langwierigen Implementierungsprojekten, die Monate bis Jahre dauern können (Diplomarbeit). Bereits im Jahr 1999 stellte eine Studie von Bingi et al. fest, dass die ERP-Implementierung aufgrund der Komplexität mehrere Jahre dauern und enorme Kosten verursachen kann (Diplomarbeit). Neuere Untersuchungen bestätigen dies: Laut einer Übersichtsarbeit scheitern die meisten Unternehmen daran, die erwarteten Vorteile ihres ERP-Systems zu realisieren, weil sie schon bei der Implementierung scheitern (Diplomarbeit).

Über 40 % der ERP-Einführungen enden erfolglos, und beeindruckende 90 % werden zu spät abgeschlossen oder sprengen das Budget (Diplomarbeit). Mit anderen Worten: Kaum ein ERP-Projekt wird im vorgesehenen Rahmen fertig.

Die Folgen solch verzögerter oder abgebrochener Einführungen sind gravierend. In der genannten Studie wird betont, dass ein Fehlschlag schwerwiegende Nachteile für das Unternehmen hat – von schwer reversiblen Prozessänderungen über weitere Zusatzkosten bis hin zu Reputationsschäden bei Geschäftspartnern (Diplomarbeit). Ein prominentes Beispiel ist der deutsche Einzelhändler Lidl, der ein auf SAP basierendes Warenwirtschafts-ERP namens „Elwis“ einführen wollte. Nach sieben Jahren Projektlaufzeit erklärte Lidl das Vorhaben 2018 für gescheitert – zu diesem Zeitpunkt waren über 500 Millionen Euro in das Projekt geflossen (Quelle). In einer internen Mitteilung hieß es, die ursprünglich definierten strategischen Ziele seien „nicht mit vertretbarem Aufwand erreichbar“ (Quelle). Lidl brach das ERP-Projekt ab und schrieb eine halbe Milliarde Euro ab – ein drastisches Beispiel dafür, wie eine ERP-Implementierung zum Grab für Zeit und Geld werden kann, ohne dass am Ende ein Nutzen steht.

Gerade in der Baubranche sind solche langen Projekte besonders problematisch. Die Branche ist projektorientiert und volatil – Auftragslagen ändern sich schnell, Baustellen haben akuten Informationsbedarf und personelle Ressourcen für IT-Projekte sind knapp. Ein ERP-System, das erst nach 1–2 Jahren (oder später) vollständig nutzbar ist, kommt oft zu spät, um die aktuellen geschäftlichen Herausforderungen zu unterstützen. In der Zwischenzeit haben sich interne Prozesse womöglich schon wieder geändert oder das Unternehmen hat sich mit Workarounds beholfen. Entscheider kleinerer Holzbau-Unternehmen berichten häufig, dass eine ERP-Einführung „wie eine Operation am gesunden Patienten“ wirkt – langwierig und riskant, ohne Garantie auf Erfolg.

Statistiken untermauern das Misstrauen: Die Beratung Panorama Consulting fand in ihrem ERP-Report 2024, dass 33 % der ERP-Projekte ihr Budget überschreiten und 31 % den Zeitrahmen sprengen (Quelle). Die Marktforscher von Gartner prognostizieren sogar, dass bis 2027 über 70 % der neu implementierten ERP-Systeme ihre ursprünglichen Business-Ziele nicht vollständig erreichen werden (Quelle). Hauptgründe seien die Historie vieler großer Fehlschläge und der Versuch, monolithische Systeme nach IT-Vorgaben einzuführen, die an den eigentlichen Geschäftsbedürfnissen vorbeigehen (Quelle). Diese Befunde zeigen: ERP-Einführungen sind außerordentlich riskant. Das Versprechen, durch ein integriertes System endlich Übersicht und Effizienz zu erlangen, erfüllt sich oft nicht – stattdessen bleiben Unternehmen mit überzogenen Budgets, jahrelanger Umstellungszeit und enttäuschten Erwartungen zurück.

Veraltete Technologie und schlechte Benutzererfahrung (UI/UX)

Selbst wenn ein ERP-System schließlich läuft, sehen sich die Anwender häufig mit einer veralteten Benutzeroberfläche und wenig intuitiver Bedienung konfrontiert. Viele ERP-Lösungen basieren auf Softwarearchitekturen der 90er- oder 2000er-Jahre. Ein Beispiel liefert SAP: Bis vor kurzem nutzten die meisten SAP-Anwender die klassische SAP-GUI, eine Oberfläche, die ursprünglich 1992 mit R/3 eingeführt wurde und sich in fast drei Jahrzehnten kaum verändert hat (Quelle). Erst 2015 begann SAP mit der Fiori-Oberfläche eine Modernisierung – doch die Mehrheit der SAP-Nutzer arbeitet noch immer mit der beinahe 30 Jahre alten GUI (Quelle). Das ist in etwa so, als müsste man im Jahr 2025 mit der Benutzeroberfläche eines Windows-3.1-Programms arbeiten – für die Anwender frustrierend und ineffizient. Es verwundert nicht, dass schlechte Usability ein häufig genannter Kritikpunkt ist. SAP selbst räumt ein, dass das Klischee “SAP hat eine grauenhafte Benutzeroberfläche” verbreitet ist (Quelle). Zwar gibt es Bestrebungen, dies zu verbessern, doch viele Unternehmen scheuen teure Upgrades nur für eine modernere Optik (Quelle). So verharrt man auf veralteten Screens, an die sich die Belegschaft mühsam gewöhnt – Intuitivität sieht anders aus.

Ähnliches gilt für andere ERP-Systeme: Oracle E-Business Suite oder alte Versionen von Microsoft Dynamics AX/NAV waren für ihre komplexen, technisch geprägten Oberflächen bekannt. Branchenlösungen wie RIB iTWO oder NEVARIS bauten lange auf Windows-Oberflächen mit tief verschachtelten Menüs. Das Design-Paradigma moderner Apps – selbsterklärend, mobilfähig, ansprechendes UI – sucht man in klassischen ERP-Modulen oft vergeblich. Eine Studie im deutschsprachigen Raum (Trovarit “ERP in der Praxis 2022”) zeigt, dass Benutzerfreundlichkeit weiterhin eines der Schlusslichter der Anwenderzufriedenheit ist (Quelle). Insbesondere die mobile Einsetzbarkeit von ERP-Software schnitt am schlechtesten ab (Quelle) – ein Hinweis darauf, dass viele ERP-Systeme nicht für Smartphones oder Tablets optimiert sind, sondern in der alten Desktop-Welt verhaftet bleiben.

Für Unternehmen bedeutet eine schlechte UI/UX produktiver Verlust und hohe Schulungsaufwände. Mitarbeiter brauchen intensive Trainings, um die ERP-Software überhaupt bedienen zu können, was Zeit und Geld kostet. Fehler passieren häufiger, weil die Bedienung nicht intuitiv ist – falsche Dateneingaben oder Workarounds (z.B. Export nach Excel) sind an der Tagesordnung, wenn die Software nicht nutzerfreundlich ist. Gerade ältere ERP-Systeme wirken für die junge Generation an Arbeitnehmern abschreckend: Wer privat mit modernen Apps aufgewachsen ist, empfindet die grüne Oberfläche eines AS/400-basierten ERP oder die kryptischen Masken einer alten Handwerkssoftware als Zumutung. Dies kann die Akzeptanz der Software intern mindern und die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen.

Hinzu kommt: Eine veraltete Technologiegrundlage erschwert es, neue Funktionen bereitzustellen. Beispiel UI: Solange ein ERP keine webbasierte Oberfläche hat, ist Remote-Zugriff oder mobile Nutzung kaum möglich, außer über umständliche Lösungen (hierzu im nächsten Kapitel mehr). Unternehmen bleiben also mit einem ästhetisch und ergonomisch veralteten Werkzeug zurück, das nicht dem Stand der Technik entspricht. In Summe bremst ein derartiges ERP-System die Mitarbeiter eher, als dass es sie produktiver macht – entgegen dem eigentlichen Ziel.

Hohe Komplexität und Kosten in Einführung und Wartung

ERP-Systeme zeichnen sich durch enormen Funktionsumfang und konfigurierbare Geschäftslogik aus – was jedoch mit immens hoher Komplexität einhergeht. Schon die Einführung erfordert meist die Begleitung durch teure ERP-Berater und Systemintegratoren, da die internen IT-Abteilungen mittelständischer Bauunternehmen diese Komplexität nicht alleine stemmen können. Externe Beratung kostet jedoch leicht hohe sechsstellige Beträge. Schätzungen empfehlen, dass man mindestens das gleiche Budget für Dienstleistungen (Implementierung, Schulung etc.) wie für die Software selbst einplanen muss (Quelle). Bei größeren Systemen wie SAP kann das Einführungsteam schnell aus dutzenden Beratern bestehen, die über Monate fakturieren. Kein Wunder also, dass ein ERP-Projekt leicht Millionen verschlingen kann, bevor der erste echte Nutzen realisiert wird.

Doch selbst nach Go-Live hören Aufwand und Kosten nicht auf – vielmehr beginnt dann die Dauerbelastung durch laufende Wartung, Updates und Anpassungen. Klassische On-Premise-ERP-Anbieter wie SAP und Oracle verlangen in der Regel jährliche Wartungsgebühren von etwa 20–22 % des ursprünglichen Lizenzpreises (Quelle). Dieser Betrag – oft hunderttausende Euro pro Jahr bei mittleren Unternehmen – sichert lediglich den Erhalt von Standard-Support und Updates. Die meisten Kunden zahlen diese Gebühren jahrelang, wodurch im Laufe eines Jahrzehnts der Lizenzpreis nochmals verdoppelt wird, ohne dass neue Funktionen entstehen. Besonders ärgerlich: Laut Marktforschern steckt der ERP-Hersteller von diesen Wartungsgebühren oft nur 5 % in tatsächliche Support-Leistungen, während rund 95 % Reingewinn sind (Quelle). Die Wartungskosten gelten als „Profitmaschine“ der ERP-Anbieter – für die Kunden hingegen sind sie eine stetige Belastung.

Neben den direkten Wartungskosten kommen versteckte Folgekosten hinzu: Interne IT-Ressourcen müssen ständig bereitstehen, um das System am Laufen zu halten, Nutzer zu unterstützen und Workarounds zu entwickeln, wenn Standardfunktionen nicht passen. Anpassungen (Customizing) im ERP erfordern oft Programmierung durch Spezialisten; jede kleine Prozessänderung kann ein Mini-Projekt auslösen. Außerdem zwingen die Hersteller die Kunden in regelmäßige Upgrade-Zyklen: Alle paar Jahre endet der Support für eine Version, und ein großes Upgrade wird nötig – wieder ein aufwändiges Unterfangen, fast so komplex wie eine Neu-Einführung. Ein Bericht von Rimini Street illustriert dies: Ein typisches Unternehmen führt etwa alle 5 Jahre ein ERP-Upgrade durch, das rund 6 Monate dauert und z.B. 4 Mio. $ kostet (Quelle). Selbst kleinere Zwischenupdates verursachen Aufwand und Ausfallzeiten. So läuft das Unternehmen Gefahr, in einem „Upgrade-Treadmill“ gefangen zu sein, wo man ständig Zeit und Geld investiert, nur um den Status quo der Software zu erhalten (Quelle).

All diese Faktoren führen dazu, dass die Total Cost of Ownership (TCO) eines ERP beträchtlich ist. Studien zufolge fließen bis zu 60 % der Softwareausgaben eines Unternehmens in die Wartung bestehender Systeme (Quelle) – Geld, das für Innovation oder andere Projekte fehlt. In manchen Firmen gehen sogar 89 % des IT-Budgets allein für den Betrieb und Erhalt der bestehenden IT drauf, sodass nur 11 % für neue Entwicklungen übrig bleiben (Quelle). Diese extreme Zahl macht deutlich: Ein komplexes ERP-System kann die IT-Agilität lähmen, weil es so ressourcenhungrig ist. Statt in neue digitale Lösungen zu investieren, kämpft die IT hauptsächlich mit dem Licht-anhalten des ERP (Fehlerbehebung, Performance-Tuning, Benutzerverwaltung etc.).

Für Bauunternehmen, die mit engen Margen und volatilem Markt klarkommen müssen, sind solche Dauerkosten fatal. Insbesondere lokal gehostete ERP-Systeme (dazu im nächsten Abschnitt mehr) erfordern ein eigenes IT-Team für Server, Backups, Datenbanken – ein Luxus, den sich kleinere Firmen kaum leisten können. Die Alternative, externe Dienstleister für Betrieb und Wartung zu bezahlen, ist ebenfalls teuer. So oder so: ERP bleibt teuer, selbst lange nach der initialen Einführung.

Lokales Hosting: Hohe Zusatzkosten und eingeschränkter Zugriff

Viele traditionelle ERP-Lösungen – gerade Branchenlösungen für das Bau- und Handwerkswesen – werden nach wie vor lokal (On-Premises) beim Unternehmen installiert. Beispiele sind BIZS (eine Handwerkersoftware für Bau/Innenausbau) oder Annexus von DIGI, die typischerweise auf Servern im Unternehmen laufen. Auch große ERP wie ältere SAP R/3-Installationen oder Microsoft Dynamics NAV wurden in der Vergangenheit meist beim Kunden gehostet. Cloud-Varianten sind selten oder erst seit Kurzem verfügbar. Vollständig webbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-ERP-Lösungen sind in der Baubranche noch die Ausnahme – viele Betriebe betreiben ihre ERP-Server inhouse oder mieten dedizierte Server bei einem Hoster, anstatt eine multi-tenant Cloud zu nutzen.

Das lokale Hosting bringt gleich mehrere Nachteile mit sich. Erstens steigen die Infrastrukturkosten deutlich: Für den Betrieb eines ERP braucht man zuverlässige Server-Hardware, Datenbanksysteme, Netzwerkkomponenten und oft eine gespiegelte Test- und Backup-Umgebung. Diese Hardware muss angeschafft und regelmäßig erneuert werden. Dazu kommen Kosten für Strom, Klimatisierung und vor allem Administration – entweder durch eigenes IT-Personal oder externe Systemhäuser. All dies verursacht hohe Zusatzkosten, die bei Cloud-Lösungen vom Anbieter getragen würden. Kurz gesagt: Ein On-Premise-ERP erfordert Investitionen ähnlich wie eine eigene Rechenzentrumsumgebung, was für kleinere und mittlere Unternehmen eine erhebliche finanzielle Belastung ist (Quelle). Cloud-ERP hingegen werden in der Regel per Subscription bezahlt, ohne dass der Kunde separate Hardware kaufen oder warten muss (Quelle).

Zweitens leidet die Skalierbarkeit und Flexibilität. Benötigt ein Bauunternehmen z.B. temporär mehr Leistung (etwa wenn zum Jahresende viele Projekte abgerechnet werden), muss es on-premises selbst für genügend Reservekapazität sorgen. In der Cloud können Ressourcen dynamisch hoch- und runtergefahren werden. Ebenso ist das Hinzufügen neuer Nutzer oder Standorte in einem lokalen System aufwändig (zusätzliche Lizenzen, ggf. Serverausbau), während Cloud-Lösungen hier elastischer sind. Viele On-Premise-Systeme stoßen bei Wachstum an Grenzen – Legacy-Systeme können oft mit steigenden Projektvolumen oder Nutzerzahlen nicht Schritt halten (Quelle). Das bremst ein Unternehmen in Zeiten, wo schnelle Reaktion auf Marktchancen gefragt wäre.

Drittens ist der externe Zugriff umständlich. Bau- und Holzbauunternehmen haben ihre Mitarbeiter nicht nur im Büro sitzen – Poliere, Bauleiter, Montage-Teams sind unterwegs auf Baustellen oder im Homeoffice. Auf ein lokal im Firmennetz installiertes ERP-System kann man von außerhalb jedoch nur per VPN oder Terminalserver zugreifen. Dieses erfordert eine stabile Internetverbindung, zusätzliche Sicherheitsinfrastruktur und ist für den Nutzer oft unkomfortabel (VPN-Verbindung herstellen, ggf. auf einem Remote-Desktop arbeiten). In der Praxis führt dies dazu, dass viele Anwender unterwegs gar nicht erst ins ERP gehen, sondern Alternativen nutzen: Excel-Listen auf dem Laptop, Notizen, späterer Nachtrag im Büro. Die Information im ERP ist somit weder Echtzeit noch vollständig. Eine Untersuchung aus der Baubranche nennt „Limited Accessibility“ als typisches Problem von on-premise ERPs – Daten und Workflows sind oft auf den Büroeinsatz beschränkt und außerhalb schwer zugänglich. Damit bleiben Außendienst und Baustelle vom System abgeschnitten, wenn nicht gerade eine komplizierte VPN-Lösung bemüht wird. In modernen Cloud-ERP-Systemen hingegen gehört Anytime/Anywhere-Zugriff zum Standard: Über den Webbrowser oder eine Mobile App kann man von überall arbeiten, was im Baukontext etwa bedeutet, dass Baustellendaten direkt vor Ort ins System fließen könnten (Quelle). Mit einem rein lokalen ERP ist dieser Idealzustand kaum erreichbar.

Viertens verursachen lokal gehostete ERP hohe Ausfallrisiken und Zusatzaufwand für Sicherheit. Ein Stromausfall im Unternehmen, ein Hardware-Defekt oder ein Cyberangriff können die gesamte ERP-Installation lahmlegen. Das Unternehmen muss selbst für Backup-Strategien, Notfallpläne und Security sorgen – was wiederum Expertise und Budget erfordert. Cloud-Anbieter hingegen stellen meist hochverfügbare Systeme bereit mit Backup-Rechenzentren und professioneller Absicherung gegen Ausfälle. Insbesondere kleinere Handwerksbetriebe mit Lösungen wie BIZS oder Handwerkersoftware laufen Gefahr, dass bei einem IT-Problem im Büro der gesamte Betrieb stillsteht, weil niemand mehr an die Auftrags- und Projektdaten kommt.

Schließlich ist zu beobachten, dass vollwertige Cloud-ERP-Systeme in der Baubranche selten sind – was die Auswahl moderner Alternativen einschränkt. Zwar beginnen einige Anbieter, Cloud-Angebote aufzubauen (z.B. NEVARIS Finance basiert auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und ist cloudbasiert verfügbar (Quelle); RIB bietet mit MTWO eine Azure-Cloud-Version von iTWO an). Doch viele traditionelle Lösungen sind (noch) nicht als echte SaaS verfügbar, sondern allenfalls als Hosting beim Anbieter („Private Cloud“). Laut Trovarit-Studie 2022 setzen im deutschsprachigen Raum weiterhin sehr viele Anwender auf klassische Modelle; so heißt es, es muss nicht zwangsläufig immer SaaS sein, auch lokale Systeme seien verbreitet (Quelle). Die Zurückhaltung gegenüber Cloud hat teils mit Datenschutz-Bedenken und Investitionsschutz zu tun. Aber das Resultat ist: Bau-Unternehmen arbeiten oft mit veralteter On-Premise-Software, weil es kaum nativen Cloud-Ersatz gibt. Dies verschärft all die genannten Probleme (Kosten, Zugriff, Update-Last) und macht sie zu einem dauerhaften Hemmschuh.

Fehlende offene Schnittstellen und Integrationsprobleme

Ein zentrales Verkaufsargument von ERP-Systemen war stets die Integration aller Funktionen in einem System. Allerdings existiert in der Realität kaum ein Unternehmen, das nur das ERP als Software nutzt. Gerade in Bau und Handwerk gibt es Spezial-Anwendungen – etwa für CAD/BIM (Bauplanung in 3D), für Lohnabrechnung Bau, für Gerätemanagement, für Projektmanagement oder Zeiterfassung. Die Anbindung dieser Tools an das ERP ist entscheidend, damit Daten fließen und keine Doppelarbeiten entstehen. Doch hier zeigt sich: Viele ERP-Systeme haben nur eingeschränkte oder proprietäre Schnittstellen und unterstützen moderne Integrationsmethoden (wie REST-APIs oder Webhooks) nur unzureichend. Insbesondere ältere und branchenfokussierte ERP-Lösungen sind oft geschlossene Systeme, die Daten allenfalls via Export/Import oder über teure Zusatzmodule austauschen.

Für die Bau-Branche bedeutet das: Die Kalkulationssoftware, die auf Bauvorhaben spezialisiert ist, kommuniziert nicht automatisch mit dem ERP, in dem Angebote und Aufträge liegen. Oder die Zeiterfassung auf der Baustelle (per App) kann die Stunden nicht direkt ins ERP übertragen. Manuelle Datenübertragung und Insellösungen sind die Folge, was fehleranfällig und ineffizient ist. Ein Beispiel: Die Handwerkersoftware BIZS bietet zwar Projekt- und Dokumentenverwaltung, musste aber erst in jüngerer Zeit eine Schnittstelle zu einer BIM-Lösung (Vi BIM) entwickeln, um digitalen Bauplanungsdaten nutzen zu können – ein klarer Hinweis, dass solche Integrationen nicht von Anfang an vorhanden waren (sondern nachträglich geschaffen werden mussten) (Quelle). Viele Anbieter lösen Schnittstellen über proprietäre APIs oder Formate (z.B. SAP mit IDocs/BAPIs), die für externe Entwickler schwer zugänglich und schlecht dokumentiert sind. Eine technische Analyse stellt fest, dass ein häufiger Stolperstein die begrenzte Verfügbarkeit von ERP-APIs und mangelhafte Dokumentation ist (Quelle). Selbst wenn moderne APIs existieren, werden sie von ERP-Herstellern oft nur gegen zusätzliche Gebühren oder restriktive Bedingungen freigegeben. Für ein mittleres Bauunternehmen bedeutet das: Will man z.B. ein eigenes kleines Tool (etwa für Baustellenfotos oder Materialbestellung) ans ERP anbinden, muss man entweder sehr tief in die Tasche greifen oder aufwendig über Umwege integrieren.

Die Konsequenzen fehlender offener Schnittstellen sind weitreichend: Es entstehen Datensilos. Informationen liegen verteilt in verschiedenen Systemen und müssen manuell abgeglichen werden. Die Transparenz, die ein ERP eigentlich schaffen soll, geht verloren, wenn wichtige Daten aus vorgelagerten Systemen nicht einfließen. Außerdem verpasst das Unternehmen Chancen der Automatisierung. Moderne digitale Workflows – z.B. automatisch Bestellungen auslösen, wenn im BIM-Plan ein Bauteil geändert wird – sind nur mit nahtloser Systemkommunikation möglich. Wenn das ERP hier nicht mitspielt, wird Innovation gebremst. Ein konkretes Beispiel sind fehlende Webhooks: Viele ERP bieten nicht die Möglichkeit, bei bestimmten Ereignissen (etwa neuer Auftrag angelegt) automatisch einen externen Service zu informieren. Dadurch können keine zeitnahen Reaktionen in anderen Apps erfolgen – man ist darauf angewiesen, dass Benutzer Berichte ziehen oder Batch-Exporte laufen.

Zudem führt die Schnittstellenarmut oft zu Vendor Lock-in: Das Unternehmen ist gezwungen, Zusatzmodule desselben ERP-Anbieters zu kaufen (etwa ein spezielles Baulohn-Modul oder ein eigenes CRM des ERP-Anbieters), weil Drittprodukte nicht sauber angebunden werden können. Diese Module sind aber nicht immer die besten am Markt – oft gibt es spezialisierte Lösungen, die fachlich überlegen wären, aber ohne Schnittstelle unbrauchbar sind. So diktiert das ERP indirekt, welche Tools im Unternehmen genutzt werden dürfen, was die Freiheit der Softwarewahl einschränkt und wiederum Innovation hemmt.

Noch problematischer: Wollen externe Partner oder Kunden angebunden werden (etwa ein Kundenportal, das Auftragsstatus aus dem ERP ziehen soll), stehen Unternehmen mit klassischen ERP vor hohen Hürden. Einige ERP haben bis heute keine REST-API, die mit gängigen Web-Technologien kompatibel ist, sondern verlangen altmodische Verfahren (SOAP, EDI oder proprietäre RFC-Verbindungen). Das Know-how dafür ist selten und teuer. Entwickler berichten von wochenlangem Aufwand, um ERP-Daten via API zu extrahieren, weil es an Standardisierung mangelt und jeder ERP-Hersteller eigene Formate nutzt (Quelle).

Kurzum: Ein ERP-System ohne offene Schnittstellen passt schlecht in eine vernetzte Softwarelandschaft von 2025. Unternehmen, die dennoch ein solches ERP betreiben, zahlen oft drauf – sei es durch Doppelarbeit, Medienbrüche oder kostspielige Sonderentwicklungen zur Integration. In der Baupraxis sieht man dann Mitarbeiter, die stundenlang Excel-Listen aus dem ERP exportieren und per E-Mail an den Polier schicken, anstatt dass dieser mobil live ins System schaut. Das Versprechen der integrierten Datenbasis bleibt Makulatur, wenn die Integration an der Unternehmensgrenze Halt macht.

Starre ERP-Geschäftslogik bremst Innovationen

Unternehmen unterscheiden sich in ihren Prozessen – besonders in projektgetriebenen Branchen wie dem Baugewerbe hat jeder Betrieb eigene Abläufe, gewachsene Strukturen und innovative Ideen, wie man Projekte abwickelt. Ein ERP-System bringt jedoch eine vordefinierte Geschäftslogik mit sich, die auf “best practices” oder Standardprozessen basiert. Diese Starrheit der ERP-Logik wird oft zum Innovationshindernis: Das Unternehmen muss sich den Abläufen des ERP-Systems anpassen, statt umgekehrt. Wenn man dennoch eigene Wege gehen will, erfordert es kostspielige Individualanpassungen oder es ist gar nicht möglich.

Beispielsweise könnte ein Holzbau-Unternehmen eine neue Methode entwickeln, wie es Angebote kalkuliert oder Material just-in-time bestellt – etwas, das außerhalb des klassischen ERP-Ablaufes liegt. In einem schlanken Software-Setup könnte man hierfür schnell ein neues Tool einführen oder einen existierenden Prozess anpassen. Mit einem starren ERP hingegen ist jede Abweichung ein Projekt: Die Software lässt es nicht zu, Daten anders zu verknüpfen als vorgesehen, oder es fehlen Felder für spezielle Informationen. Mitarbeiter berichten häufig, dass sie ihre internen Prozesse „um das ERP herum“ designen mussten, auch wenn diese Prozesse suboptimal sind, nur weil das System es so verlangt. Damit diktiert die IT die Abläufe – ein paradoxes Ergebnis, wo doch eigentlich die Software die Unternehmensstrategie unterstützen sollte, nicht umgekehrt.

Zudem machen die hohe Komplexität und die Risiken bei Änderungen am ERP die Firma träge. Will man ein neues Geschäftsmodell ausprobieren (z.B. als Bauunternehmen zusätzlich Wartungsdienstleistungen digital anbieten), steht sofort die Frage im Raum: Kann unser ERP das abbilden? Wenn nein, wie lange dauert es, das einzurichten? Häufig schrecken Unternehmen vor Veränderungen zurück, weil die ERP-Anpassung zu aufwendig wäre. Diese Innovationshemmung ist subtil, aber gefährlich: In einer Zeit, in der agile Startups mit neuen digitalen Prozessen auf den Markt drängen, können etablierte Firmen ins Hintertreffen geraten, weil ihr Kernsystem Änderungen nicht schnell zulässt. Gartner-Analysten stellen fest, dass viele klassische ERP-Programme auf einem technologiezentrierten, monolithischen Ansatz beruhen, der in der Ära digitaler Geschäftsmodelle nicht mehr gut funktioniert (Quelle). Die starren Strukturen solcher Systeme verlieren an Attraktivität, auch weil Top-Talente ungern mit veralteten, unflexiblen ERP-Umgebungen arbeiten wollen (Quelle).

Ein weiterer Aspekt: ERP-Systeme integrieren so viele Funktionen in sich, dass Unternehmen oft davor zurückschrecken, alternative Lösungen zu nutzen, selbst wenn diese innovativer wären. Beispiel: Ein modernes Data-Analytics-Tool mit KI-Auswertung könnte wertvolle Erkenntnisse aus Projektdaten liefern. Hat man jedoch ein ERP, das bereits ein Reporting-Modul mitliefert, neigen Entscheider dazu, bei diesem (limitierten) Modul zu bleiben, anstatt eine neue Lösung anzubinden – man hat ja „alles im ERP“, also bleibt man dabei, auch wenn das ERP-Reporting keine KI kann. So behindert die vermeintliche Vollständigkeit des ERP die Einführung spezialisierter Innovationen. Unternehmen werden gewissermaßen zu Geisel ihrer umfassenden ERP-Suite und nutzen neue Technologien deutlich später oder gar nicht.

Nicht zuletzt bindet die ERP-Wartung, wie oben gezeigt, enorme Ressourcen, die dann für Innovationsprojekte fehlen. Wenn 80–90 % der IT-Kapazitäten in Betrieb und Fehlerbehebung fließen, bleibt kaum Zeit, Prototypen für neue digitale Services zu entwickeln. Eine Untersuchung von Accenture ergab, dass bis zu 60 % der Softwarespendings in Wartung fließen (Quelle) – Ressourcen, die dann für echte Neuerungen fehlen. In dieser Situation wird das ERP zu einem Bremsschuh der Unternehmensentwicklung. Statt Dynamik zu fördern, sorgt es für administrativen Overhead und Risikoscheu.

Zusammengefasst: Die komplexe Business-Logik eines ERP kann Unternehmen regelrecht einfrieren. Man verharrt in bestehenden Abläufen, weil das System so eingestellt ist. Die Kosten und Risiken von Änderungen führen zu einer Kultur des Bewahrens statt des Experimentierens. Aus Angst, das fragile ERP-Kartenhaus könnte einstürzen, verzichtet man lieber auf revolutionäre Ideen. In einer Branche wie der Bauindustrie, die sich – getrieben durch Digitalisierung, BIM, neue Materialien – im Wandel befindet, ist diese Trägheit gefährlich. Sie kann dazu führen, dass ein Unternehmen den Anschluss verliert. Das ERP-System, einst als Wettbewerbsvorteil gedacht, wird so im schlimmsten Fall zum „Tod“ des Unternehmens, indem es dessen Anpassungsfähigkeit erstickt.

Gegenargumente: Sind ERP-Systeme nicht trotzdem notwendig?

Angesichts der geballten Kritik stellt sich die Frage: Warum setzen dennoch so viele Unternehmen auf ERP-Systeme? Befürworter führen eine Reihe von Argumenten ins Feld, die auch für Bauunternehmen relevant sind. Diese sollen hier kurz beleuchtet und den obigen Befunden gegenübergestellt werden:

„ERP bringt alle Daten zusammen und schafft Effizienz.“

Tatsächlich lautet das Kernversprechen jedes ERP-Anbieters: eine zentrale, integrierte Datenbasis ohne Redundanzen. In der Theorie führt dies zu hoher Transparenz und optimierten Abläufen. So wirbt etwa ein Experte von NEVARIS (Bausoftware) damit, ein modernes ERP zeige alle Daten in Echtzeit an und ermögliche so Effizienzgewinne, die jedem Bauunternehmer Geld sparen (Quelle). Viele Unternehmen versprechen sich von einer ERP-Einführung, Inselsoftware und Excel-Listen abzulösen und endlich Konsistenz in den Informationen zu haben.

Wahrheit: Diese Vorteile sind unbestritten, wenn das ERP wie geplant funktioniert. Allerdings zeigen die hohen Quoten von Projektverzögerungen und Fehlschlägen, dass der Weg dorthin unsicher ist (Diplomarbeit). Außerdem schaffen es nur größere Unternehmen mit genug Ressourcen, das ERP wirklich so umfassend zu nutzen. In kleineren Betrieben bleibt das ERP häufig teilweise ungenutzt (etwa werden nur Angebote und Rechnungen darin geschrieben, aber das Lager weiterhin manuell verwaltet), sodass die Daten doch nicht vollständig zentral sind. Die Effizienzgewinne werden durch die zuvor beschriebenen Nachteile oft aufgefressen: Was nützt eine theoretisch korrekte zentrale Datenbank, wenn die Bedienung so umständlich ist, dass Mitarbeiter doch wieder Schatten-Listen führen?

„Ohne ERP herrscht Chaos – nur eine integrierte Lösung bietet Kontrolle.“

Ein weiteres Pro-Argument: Gerade komplexe Prozesse (wie im Bauprojekt mit Ressourcenplanung, Nachtragsmanagement, Kostenverfolgung) lassen sich nur mit einer integrierten Software wirklich steuern. Viele Entscheider fürchten, ohne ERP würden zig verschiedene Einzelanwendungen ein Flickwerk bilden, zwischen denen Informationen verloren gehen. Ein ERP-System wird als Garant für Prozessdisziplin und Standardisierung gesehen – es zwingt zur Definition einheitlicher Workflows und bringt „Best Practices“ ins Unternehmen.

Wahrheit: Das stimmt insofern, als ein ERP tatsächlich zur Prozessstandardisierung beiträgt. Aber wie oben dargelegt, ist genau diese Standardisierung zweischneidig: Sie kann brauchbare individuelle Praktiken verdrängen und Innovation verhindern. Außerdem gibt es mittlerweile Alternativen zum einen riesigen ERP-Monolithen: Moderne Software-Architekturen setzen auf kleinere, spezialisierte Dienste (Microservices), die über Schnittstellen verbunden sind. Mit einer wohlüberlegten Kombination aus spezialisierten Cloud-Tools (z.B. Bauprojektmanagement-Software plus separate Finanzbuchhaltung, verbunden durch APIs) kann man ebenfalls integrierte Abläufe schaffen, aber mit mehr Flexibilität und oft besserer User Experience in den Einzeltools. Das „Chaos“ lässt sich also auch durch eine Integrationsplattform bändigen, ohne dass alle Funktionen in einem einzigen ERP-Modul liegen. Für viele Mittelständler kann dieser Best-of-Breed-Ansatz sogar vorteilhafter sein, weil er agiler anpassbar ist und man nicht vom Schicksal eines einzigen ERP-Pakets abhängt.

„ERP-Systeme werden doch inzwischen moderner – Cloud, neue UI etc.“

ERP-Anbieter haben die Kritik natürlich erkannt. In den letzten Jahren kamen Angebote wie SAP S/4HANA Cloud, Oracle Cloud ERP oder Microsoft Dynamics 365 (Cloud-Version von AX/NAV) auf den Markt. Diese versprechen eine Abkehr vom alten On-Premise-Modell und liefern modernere Web-Oberflächen, mobile Apps und regelmäßige Updates aus der Cloud. Für die Bauindustrie gibt es nun auch Cloud-Projekte (z.B. RIB MTWO auf Azure, NEVARIS Finance online). Befürworter argumentieren, die neue Generation von ERP werde viele der angesprochenen Probleme lösen – Implementierungen könnten agiler laufen, Oberflächen würden benutzerfreundlicher, Schnittstellen offener.

Wahrheit: Gewisse Verbesserungen sind tatsächlich sichtbar – so sind aktuelle Cloud-ERP-Oberflächen deutlich ansprechender als die GUIs von vorgestern, und einige Systeme bieten REST-APIs out of the box. Dennoch bleibt das Kernproblem: ERP-Einführung ist Change Management und Komplexitätsbewältigung, was man nicht allein durch eine Verlagerung in die Cloud behebt. Auch ein modernes Cloud-ERP muss konfiguriert, in die Prozesse eingebettet und in Betrieb gehalten werden. Erste Studien deuten darauf hin, dass selbst Cloud-ERP-Projekte häufig Zeit- und Budgetrahmen sprengen (die 33 %-Budgetüberziehungsquote von Panorama Consulting 2024 gilt branchenübergreifend, trotz Cloud-Offerten) (Quelle). Zudem existieren in Nischenbranchen wie Bau nach wie vor Lücken im Cloud-Portfolio – viele spezialisierte Funktionen (etwa Bau-Lohnabrechnung nach VOB) gibt es nur in althergebrachter Software. Ein weiterer Aspekt: Der Schritt in ein Cloud-ERP bedeutet oft, sich noch stärker in ein Ökosystem zu begeben (z.B. komplett auf Microsoft oder Oracle zu standardisieren), was neue Abhängigkeiten schafft. Kurzum: Moderne ERP-Generationen mildern einige Symptome, doch die Grundproblematik – monolithische Systeme mit hohem Einführungsaufwand – bleibt bestehen.

„Unser ERP läuft doch – Anwender sind zufrieden und alles funktioniert.”

Nicht zuletzt darf man nicht ignorieren, dass es natürlich auch erfolgreiche ERP-Installationen gibt. In der DACH-Region attestierten 2022 über 1.700 befragte Unternehmen ihren ERP-Lösungen eine gute Anwenderzufriedenheit (Durchschnittsnote 1,8) (Quelle). Viele Betriebe haben über Jahre ihre Systeme optimiert und interne Kompetenz aufgebaut, sodass das ERP heute stabil läuft und geschätzt wird. Aus dieser Sicht könnte man sagen: Die in diesem Paper geschilderten Probleme treten vor allem bei schlecht gemanagten Projekten oder veralteten Systemen auf, aber nicht zwangsläufig überall.

Wahrheit: Die hohe Zufriedenheit in Umfragen mag teilweise daran liegen, dass nur die Unternehmen befragt wurden, die ihr ERP nicht längst aufgegeben haben. Wer an einer Trovarit-Umfrage teilnimmt, nutzt in der Regel ein ERP und hat die schwierige Einführungsphase überlebt. Die „stillen negativen“ Fälle – Unternehmen, die nach Fehlschlag kein ERP mehr nutzen oder wo das Projekt auf Eis liegt – fließen dort nicht ein. Zudem zeigen die gleichen Studien, dass die Kritikpunkte innerhalb der Zufriedenheitsskala konsistent dieselben sind: mangelhafte mobile Verfügbarkeit, Probleme bei Release-Wechseln, unzureichende Flexibilität (Quelle). Das bedeutet, selbst zufriedene Anwender sehen erhebliche Schwächen. Die Zufriedenheit resultiert oft daraus, dass man sich mit dem System arrangiert hat und die größten Klippen umschifft – nicht unbedingt daraus, dass das ERP perfekt wäre. Gerade Geschäftsführer, die keinen Vergleich kennen, bewerten das ERP vielleicht gut, obwohl neuere Lösungen deutlich effizienter wären. Schließlich sollte man bedenken: Ein erfolgreich eingeführtes ERP kann sehr wohl Nutzen stiften – bis sich die Unternehmensanforderungen ändern. Die tatsächliche Nagelprobe kommt, wenn das Geschäft wächst, sich wandelt oder neue externe Anforderungen kommen (z.B. BIM-Pflicht, neue Marktsegmente). Dann zeigt sich oft, ob das einst funktionierende ERP mithalten kann. Häufig müssen dann erneut teure Projekte gestartet werden, um das System nachzuziehen – und man steht wieder vor den eingangs genannten Schwierigkeiten.

Schlussfolgerung

ERP-Systeme wurden lange als Allheilmittel für Unternehmenssteuerung betrachtet. Doch insbesondere im dynamischen Umfeld von Holzbau- und Bauunternehmen entpuppen sich traditionelle ERP-Lösungen vielfach als Hemmschuh. Die Analyse hat gezeigt, dass lange Implementierungszeiten, veraltete Bedienoberflächen, enorme Kosten und starre Strukturen keine Einzelfälle sind, sondern systemimmanent in vielen ERP-Projekten auftreten. Gerade mittelständische Bauunternehmen ohne große IT-Abteilung zahlen einen hohen Preis: Sie binden Kapital und Ressourcen in jahrelangen ERP-Vorhaben, während Wettbewerber vielleicht agil mit leichteren Tools arbeiten. Sie kämpfen mit unflexibler Software, während die Bau-Branche innovative Ansätze (BIM, Lean Construction, mobile Datenerfassung) verlangt. Und sie isolieren sich mit geschlossenen Systemen, obwohl Vernetzung und Datenflüsse heute entscheidend sind.

Die provokative Aussage, ERP-Systeme seien „der Tod jedes Unternehmens“, soll zum Nachdenken anregen – natürlich stirbt ein Unternehmen nicht automatisch durch ein ERP. Aber die Metapher ist insofern treffend, als ein unpassendes ERP-System die Lebensadern eines Unternehmens abklemmen kann: Informationen fließen nicht frei, Anpassungsfähigkeit erstickt, die Organisation wird starr und schwerfällig. In einer Zeit, in der Erfolg mehr denn je von Agilität, Effizienz und Innovationsfreude abhängt, können sich Bauunternehmen ein solches Korsett immer weniger leisten.

Die Schlussfolgerung für Entscheider lautet nicht zwangsläufig, gar kein ERP einzusetzen. Vielmehr sollten sie die Risiken und Nachteile nüchtern abwägen und alternative Wege prüfen. Vielleicht ist ein schlankes branchenspezifisches System mit guten Schnittstellen besser als ein riesiges General-ERP. Vielleicht lassen sich cloudbasierte Spezialanwendungen kombinieren, anstatt alles in einem Mammut-Projekt abzubilden. Wenn ein klassisches ERP unvermeidlich scheint (etwa in größeren Baukonzernen), dann muss klar sein: Der Erfolg hängt von straffem Projektmanagement, Change Management und eventuell phasenweiser Einführung ab, um die Dauer und Kosten zu kontrollieren. Zudem sollte man von Anfang an auf Offenheit pochen – Schnittstellen, Erweiterbarkeit und mobile Nutzbarkeit müssen zentrale Auswahlkriterien sein, nicht nur Funktionsumfang.

Letztlich zeigt die Evidenz, dass viele ERP-Systeme ihrem Anspruch nicht gerecht werden und stattdessen zum Klotz am Bein werden. Unternehmen der Bauindustrie, die sich für ein ERP entscheiden, sollten dies nur mit einem klaren strategischen Fahrplan tun – und bereit sein, etablierte Wahrheiten in Frage zu stellen. Denn die größte Gefahr ist, ein ERP aus Tradition einzuführen („weil es alle tun“) und dann festzustellen, dass man in eine Sackgasse geraten ist. Die Digitalisierung bietet heute neue Möglichkeiten jenseits der alten ERP-Welt. Wer diese mutig nutzt – etwa durch cloudbasierte Plattformen, modulare Systeme und konsequente Ausrichtung an den eigenen Prozessen – der bleibt handlungsfähig und innovativ. Wer hingegen auf einem legacy ERP beharrt, läuft Gefahr, im Wettbewerb zurückzufallen. In diesem Sinne ist die Warnung durchaus berechtigt: Ein ERP-System kann zum Tod eines Unternehmens beitragen, wenn es unbedacht gewählt und blind vertraut wird. Die Aufgabe der Geschäftsführung ist es daher, mit Weitblick zu entscheiden, welche digitalen Werkzeuge wirklich förderlich sind – und sich nicht vom Glanz großer ERP-Versprechen blenden zu lassen.

Quellen

Pietrowski, R.: Implementierung von ERP-Systemen – Stand der Forschung. (Diplomarbeit), SERES Unit, 2010. Darin: „Aufgrund der Komplexität kann die Implementierung mehrere Jahre dauern und enorme Kosten verursachen.“ sowie Fehlschlagsquoten (Diplomarbeit) (Diplomarbeit).
Chang et al. 2008, zitiert in [1]: „Mehr als 40 % der ERP-Implementierungen enden erfolglos und 90 % enden zu spät und/oder mit Budgetüberschreitung.“ (Diplomarbeit).
Gartner, D. Torii (2022): What IT Leaders Must Do to Avoid Disappointing ERP Initiatives. Prognose: „By 2027, more than 70% of recently implemented ERP initiatives will fail to fully meet their original business goals.“ (What IT Leaders Must Do to Avoid Disappointing ERP Initiatives). Gründe: monolithischer Ansatz, ERP verliert an Attraktivität (What IT Leaders Must Do to Avoid Disappointing ERP Initiatives).
Futurezone (2018): „500 Millionen einfach weg: Lidl beendet Kooperation mit SAP.“ – Bericht zum gescheiterten Lidl-ERP-Projekt (7 Jahre, >500 Mio. €) (Lidl hat keinen Bock mehr auf SAP – trotz 500 Mio. Euro Kosten - Futurezone) (Lidl hat keinen Bock mehr auf SAP – trotz 500 Mio. Euro Kosten - Futurezone).
Eursap (2020): „Why some users hate their SAP User Interface…“ – Analyse der SAP-GUI: „Die meisten SAP-Nutzer verwenden eine Oberfläche, die sich in 28 Jahren kaum verändert hat.“ (Blog - Why some users hate their SAP User Interface / User Experience and how to fix it - Eursap).
Trovarit AG: Studie „ERP in der Praxis 2022/2023“. Ergebnisse zusammengefasst bei ERP.de (ERP in der Praxis 2022/2023 - ERP.de) (ERP in der Praxis 2022/2023 - ERP.de): Anwenderzufriedenheit Ø 1,8, aber mobile Nutzbarkeit bleibt schwach (schlechtester Bewertungsaspekt).
Rimini Street (2017): „Hidden Costs of Software Maintenance…“ – Wartungskosten: „Standardmäßig 22 % des Lizenzpreises p.a.; 95 % Profitmarge des Anbieters.“ (Costs of Software Maintenance and IT Budget | Rimini Street). Accenture-Report: „60 % der Softwareausgaben gehen in Wartung.“ (Costs of Software Maintenance and IT Budget | Rimini Street); 89 % des IT-Budgets für „Lights on“ (Costs of Software Maintenance and IT Budget | Rimini Street).
Panorama Consulting (2024): ERP Report – via Informatica (The Key to Successful ERP Modernization: Data Quality and Data ...) und Statista: ~33 % der ERP-Projekte über Budget, ~31 % über Zeit. Gründe u.a. Datenprobleme.
hh2 (2023): „Why Construction Companies are Switching to Cloud-Based ERPs“ – Nachteile von Legacy-ERP: „Limited accessibility… limited to office use. Costly maintenance (mehr Hardware/IT nötig). Lack of integration (kein Anschluss moderner Tools, Datensilos).“ (Why Construction Companies are Switching to Cloud-Based ERPs) (Why Construction Companies are Switching to Cloud-Based ERPs).
Nevaris Blog (2024): „ERP-System für kleinere Bauunternehmen – Hürden…“ – Pro-ERP Standpunkt: „Ein modernes ERP bringt alle Daten in Echtzeit zusammen und spart Geld durch Effizienz.“ (ERP-System für Baubranche - die Hürden | NEVARIS Bausoftware) (Zitat Maik Herber, Nevaris).

Jonas Mischke