Digitalisierung heißt nicht Software kaufen - Ohne klare Prozesse scheitert jede IT
Warum Holzbau-Unternehmen endlich aufhören müssen, an Tools zu glauben
Es ist einer der teuersten Irrtümer der letzten Jahre: Viele Holzbau-Betriebe glauben, dass der Kauf einer neuen Software - egal ob ERP-System, Projektmanagement-Tool oder CRM - ihre internen Probleme löst. In der Realität passiert das Gegenteil. Statt Ordnung entsteht oft nur neues, digitales Chaos.
Der Grund ist einfach: Die meisten Unternehmen scheitern nicht an der Technik, sondern an sich selbst - an „historisch gewachsenen Abläufen“, fehlenden Strukturen und unklaren Verantwortlichkeiten.
Was als Hoffnung auf Effizienz startet, endet häufig in Frust, Überforderung und einem Flickenteppich aus Tools, die nicht miteinander reden.
Digitalisierung im Holzbau funktioniert nur dann, wenn sie auf klaren Prozessen, einer durchdachten Strategie und einer mitgenommenen Mannschaft aufbaut. Alles andere ist Kosmetik.
Der größte Denkfehler: Digitalisierung = Software kaufen
Wenn über Digitalisierung gesprochen wird, denken viele sofort an neue Programme, Lizenzen, Apps oder Systeme. Dieser Reflex ist menschlich - aber fatal. Denn die wahre digitale Transformation beginnt nicht mit der Installation einer Software, sondern mit dem Verständnis der eigenen Abläufe.
In zahlreichen Betrieben wird Digitalisierung fälschlicherweise als technisches Projekt verstanden. Dabei ist sie in Wahrheit ein organisatorisches und kulturelles Thema. Ein neues ERP-System kann keine internen Probleme lösen, die auf fehlender Kommunikation, unklaren Verantwortlichkeiten oder unstrukturierten Abläufen beruhen.
Ein Satz bringt es auf den Punkt: „Was wie Widerstand aussieht, ist in Wahrheit Unsicherheit.“
Wenn Mitarbeiter die Veränderung nicht verstehen, wenn sie nicht erkennen, welchen Nutzen sie persönlich davon haben, oder wenn sie sich schlicht überfordert fühlen - dann wird aus Unsicherheit Ablehnung. Digitalisierung scheitert selten an der Technik, sondern fast immer an der Menschenebene.
Warum Technik ohne Fundament das Chaos nur vergrößert
Wer unklare Abläufe digitalisiert, automatisiert lediglich sein Chaos. Software ist ein Verstärker - kein Heilsbringer. Sie macht gute Prozesse besser, aber schlechte Prozesse schlimmer. Drei typische Szenarien zeigen, warum die vermeintliche Abkürzung in Wahrheit ein Umweg ist:
Chaos wird automatisiert, nicht beseitigt.
Neue Tools vernetzen nur, was bereits vorhanden ist. Wenn der Prozess darunter unklar ist, entstehen digitale Inseln: Systeme, die nebeneinander existieren, aber nicht miteinander kommunizieren. Daten müssen doppelt eingegeben werden, und am Ende weiß niemand, welche Version die richtige ist.
Mitarbeiter werden überfordert.
Ein neues System ohne klare Einweisung erzeugt Frust. Wenn der Nutzen unklar bleibt, wird die Software zur Belastung. Es ist nicht Desinteresse - es ist Unsicherheit.
Neue Datensilos statt Transparenz.
Ohne Strategie entstehen Silos, in denen wertvolle Informationen eingeschlossen sind. Was fehlt, ist eine übergreifende Logik - die Fähigkeit, Daten aus Einkauf, Kalkulation, Fertigung und Projektleitung sinnvoll miteinander zu verbinden.
Das Resultat: Nicht weniger, sondern mehr Komplexität. Nicht Klarheit, sondern Verwirrung in digitaler Form.
Praxisbeispiel aus dem Holzbau: Wenn Technik scheitert, weil Struktur fehlt
Viele Holzbau-Unternehmen starten ihre Digitalisierung im Controlling - und scheitern genau dort. Ein Beispiel zeigt das Problem deutlicher als jede Theorie.
Das typische Problem: Controlling mit Excel und Bauchgefühl
In vielen Betrieben werden Kosten, Zeiten und Projektstände manuell in Excel gepflegt. Daten aus Kalkulation, Einkauf und Arbeitsvorbereitung werden mühsam zusammengetragen, um einen Soll-Ist-Vergleich zu erstellen. Das Ergebnis: unvollständige Informationen, Zahlendreher, Zeitverluste und fehlende Entscheidungsgrundlagen.
Der falsche Ansatz: Eine Controlling-Software kaufen
Viele glauben, das Problem sei damit gelöst, einfach eine neue Software zu installieren. Doch das ist ein Trugschluss. Die Software kann die chaotische Datenlage gar nicht interpretieren - sie weiß schlicht nicht, welche Kosten zu welchem Projekt gehören, weil die Prozesse dahinter nie sauber definiert wurden.
Der richtige Ansatz: Erst Struktur, dann Software
Die Lösung liegt im Prozess, nicht im Tool. Erst wenn ein Betrieb seine Abläufe klar definiert, kann er sie automatisieren. Im Controlling bedeutet das: Eine eindeutige Bestellnummernlogik.
Beispiel: Eine simple Bestellnummer wie „P240999-M-JM“ erlaubt nur eine grobe Zuordnung von Materialkosten. Eine strukturierte Bestellnummer wie „P70-240999-300-123456-001-JM“ dagegen macht sofort sichtbar, welche Kostenstelle (P70), Kostengruppe (300) und welches Gewerk (123456) betroffen sind.
Erst diese Logik ermöglicht es, dass eine Software Kosten automatisch richtig zuordnet - ohne manuelle Nacharbeit. Das zeigt: Nicht die Software schafft Effizienz, sondern die Klarheit des Prozesses.
Digitalisierung heißt: Prozess, Mensch, Technologie - in genau dieser Reihenfolge
Viele Holzbau-Unternehmer fragen sich: „Wo fange ich an?“ Die Antwort lautet: nicht im Softwarekatalog, sondern im eigenen Betrieb. Der Weg zu echter Digitalisierung hat drei Phasen:
Prozesse analysieren und standardisieren
Bevor irgendetwas digitalisiert werden kann, müssen Abläufe dokumentiert, vereinheitlicht und logisch aufeinander abgestimmt werden.
Das bedeutet:
Klare Übergabepunkte zwischen Abteilungen („Angebot → AV → Fertigung“).
Definierte Verantwortlichkeiten.
Einheitliche Dokumentenstandards.
Wer das nicht hat, digitalisiert nur sein Durcheinander.
Menschen mitnehmen und befähigen
Technik scheitert an Kultur, wenn sie übergestülpt wird. Ein digitaler Wandel gelingt nur, wenn Mitarbeiter verstehen, warum etwas verändert wird, welchen konkreten Nutzen sie haben - und wie sie es umsetzen sollen. Schulung, Kommunikation und Beteiligung sind kein „Soft Skill“, sondern der entscheidende Erfolgsfaktor jeder Digitalstrategie.
Technologie auswählen - als letzter Schritt
Erst wenn Prozesse und Kultur klar sind, kommt die Software ins Spiel. Dann wird nicht mehr gekauft, „was gerade modern ist“, sondern was zur Strategie passt.
Das Motto lautet: „Die Software folgt dem Prozess - nicht umgekehrt.“
Best-of-Breed statt Monolith: Wie moderne Betriebe wirklich digitalisieren
In vielen Handwerks- und Holzbau-Unternehmen sind noch immer klassische, monolithische ERP-Systeme im Einsatz. Sie sind teuer, träge und unflexibel - und binden den Betrieb an einen einzigen Anbieter.
Moderne Unternehmen gehen einen anderen Weg: den Best-of-Breed-Ansatz. Statt ein riesiges All-in-One-System zu kaufen, setzen sie auf spezialisierte Tools - also für jede Aufgabe das beste Werkzeug. Die Magie entsteht erst durch die Verbindung dieser Tools: über Schnittstellen, Automatisierungen und sogenannte „No-Code-/Low-Code-Plattformen“.
Diese Plattformen - wie etwa Make.com oder Zapier - sind der „digitale Klebstoff“, der Systeme miteinander verbindet. Ohne Programmierung lassen sich damit Datenflüsse automatisieren, z. B. vom Angebot über die Zeiterfassung bis hin zur Rechnungsstellung.
Und das ist keine Zukunftsmusik. Laut der Marktanalyse von Gartner werden bis 2025 über 70 % aller neuen Business-Anwendungen mit No-Code-/Low-Code-Technologien erstellt. Für kleine und mittlere Holzbau-Unternehmen ist das ein echter Wendepunkt: Erstmals ist Automatisierung ohne komplexe IT-Projekte möglich - und damit bezahlbar und skalierbar.
Fallbeispiel: Holzbau Henz - vom ERP-Monolith zum flexiblen System
Ein mittelständischer Holzbaubetrieb aus Süddeutschland - nennen wir ihn Holzbau Henz - stand genau vor diesem Problem. Das alte ERP-System war langsam, unübersichtlich und kaum noch anpassbar. Jede Abteilung arbeitete mit eigenen Excel-Listen, wichtige Daten verschwanden in Silos. Die Geschäftsführung zog die Reißleine - und begann von vorn.
Anstatt ein weiteres Komplettsystem zu kaufen, entschied man sich für den modularen Weg:
Asana für Projektmanagement
HubSpot für CRM und Kundenkommunikation
Timetac für Zeiterfassung
Make.com als verbindendes Automatisierungssystem
Das Ergebnis war beeindruckend: Prozesse liefen endlich durchgängig, Informationen flossen nahtlos zwischen Vertrieb, AV und Baustelle. Projektordner wurden automatisch angelegt, die mobile Datenerfassung funktionierte in Echtzeit, und der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten sank um rund 40 %.
Die Botschaft: Digitalisierung im Holzbau funktioniert dann, wenn Struktur, Kultur und Technologie zusammenspielen - in genau dieser Reihenfolge.
Strategie vor Software - sonst wird Digitalisierung zum Bumerang
Viele Unternehmer wollen „endlich digital werden“ - und starten mit dem Einkauf. Doch ohne Strategie ist jede Software nur ein Werkzeug ohne Bauplan.
Ein Beispiel aus der Praxis: Wer zuerst Tools kauft, schafft eine bunte IT-Landschaft, aber keine Effizienz. Wer zuerst Prozesse definiert, baut ein System, das funktioniert - unabhängig davon, welche Software eingesetzt wird. Deshalb lautet der Leitsatz: „Die Wahl der Software steht am Ende deiner Digitalstrategie - nicht am Anfang.“
Fazit: Erst Struktur, dann Software
Die wahre Digitalisierung beginnt im Kopf - nicht auf dem Bildschirm. Sie entsteht, wenn Unternehmer bereit sind, ihre Abläufe zu hinterfragen, Verantwortung zu klären und ihr Team aktiv in die Veränderung einzubeziehen. Software kann helfen, Prozesse effizienter zu machen.
Aber nur, wenn sie auf einem stabilen Fundament ruht. Wer ohne Strategie digitalisiert, baut auf Sand. Wer zuerst sein Fundament legt, schafft Nachhaltigkeit, Wachstum und echte Entlastung.
Handlungsempfehlung: Bring dein Fundament auf Vordermann
Wenn du deinen Holzbau-Betrieb wirklich zukunftssicher machen willst, beginne mit deinen Strukturen - nicht mit dem nächsten Softwarevertrag. Standardisierte Abläufe, klare Verantwortlichkeiten und ein motiviertes Team sind die Basis für jede erfolgreiche Digitalisierung.
Und wenn du wissen willst, wie du das konkret angehen kannst, welche Prozesse in deinem Unternehmen das größte Potenzial haben - und welche Tools wirklich Sinn machen -, dann lass uns sprechen.
Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch und wir zeigen dir, wo dein größtes Potenzial liegt - und wie du deinen Holzbau-Betrieb Schritt für Schritt digital-ready machst.