Digitaler Einkauf im Holzbau: Wie mittelständische Betriebe Zeit, Geld und Nerven sparen können
Warum jetzt der Wendepunkt für den Einkauf gekommen ist
Der Einkauf entscheidet über die Wirtschaftlichkeit eines Holzbau-Betriebs weit stärker, als vielen bewusst ist. Steigende Materialpreise, Lieferengpässe und Fachkräftemangel erhöhen den Druck auf die Effizienz der internen Abläufe - gerade bei mittelständischen Betrieben, die oft mit 20 bis 80 Mitarbeitenden arbeiten. Während Planung und Kalkulation in vielen Zimmereien und Holzmodulbau-Unternehmen bereits digital unterstützt werden, läuft der Einkauf häufig noch so wie vor zehn Jahren: per Telefon, E-Mail und Excel-Liste.
Dabei ist der Einkauf längst kein reiner Verwaltungsprozess mehr, sondern der zentrale Hebel für Kostenkontrolle und Wettbewerbsfähigkeit. Digitale Beschaffungssysteme können den Aufwand halbieren, Transparenz schaffen und Nachkalkulation und Controlling massiv vereinfachen. Trotzdem nutzt die Mehrheit der Betriebe ihr Potenzial hier kaum aus - und verschenkt bares Geld.
Aktueller Stand: Wie digital ist der Einkauf im Holzbau wirklich?
Die nüchterne Antwort lautet: noch kaum. Eine aktuelle Untersuchung zeigt, dass rund 70 % der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Deutschland sich nicht ausreichend auf die Digitalisierung der Beschaffung vorbereitet fühlen. Während in der Bauwirtschaft viele Betriebe digitale Tools für Planung oder Kommunikation einsetzen, nutzen sie sie im Einkauf noch selten systematisch. Nur ein Bruchteil - geschätzt weniger als 40 % - der Holzbaubetriebe arbeitet heute mit durchgängig digitalisierten Bestell- und Freigabeprozessen.
Das ist kein böser Wille, sondern Ergebnis gewachsener Strukturen: In vielen Betrieben bestellen Bauleiter oder Poliere selbst, jeder nach eigener Logik. Die Folge sind unübersichtliche Abläufe, teure Doppelbestellungen, fehlende Dokumentation und ein hoher Zeitaufwand in der Verwaltung. Ein zentrales System für Einkauf und Kostenverfolgung ist in dieser Größenordnung bislang eher die Ausnahme.
Trotzdem steigt das Bewusstsein für Veränderung deutlich. Zwei Drittel der Handwerksbetriebe geben an, künftig online einkaufen zu wollen - ein klarer Trend, der auch im Holzbau angekommen ist. Wer jetzt umstellt, kann sich also nicht nur organisatorische Vorteile sichern, sondern auch einen messbaren Vorsprung vor Wettbewerbern verschaffen.
Der unterschätzte Hebel: Wie viel ein digitaler Einkauf wirklich bringt
Digitale Einkaufsprozesse sind kein Selbstzweck. Sie wirken unmittelbar auf Produktivität und Gewinnspanne. Laut einer Studie der HTWK Leipzig in Zusammenarbeit mit Mercateo lassen sich die Prozesskosten im Einkauf um bis zu 40 % senken, wenn Abläufe konsequent digitalisiert werden.
In Zahlen: Ein mittelständischer Betrieb mit etwa 7.000 Bestellungen pro Jahr spart rund 340.000 Euro jährlich, wenn er statt manueller Bestellungen mit digitalen Workflows arbeitet. Die Kosten pro Bestellung sinken von durchschnittlich 115 Euro auf etwa 67 Euro.
Noch eindrucksvoller sind die Zeiteffekte: Pro Bestellvorgang wird im Schnitt eine Arbeitsstunde eingespart. Diese Zeit fließt zurück in wertschöpfende Tätigkeiten - etwa bessere Preisverhandlungen, vorausschauende Materialplanung oder die Projektsteuerung. Automatische Genehmigungsprozesse ersetzen E-Mail-Schleifen, zentrale Bestellplattformen ermöglichen Preisvergleiche in Echtzeit. So werden Beschaffungsvorgänge nicht nur schneller, sondern auch wirtschaftlicher.
Praxisbeispiel - Einkauf als Grundlage fürs Controlling
Auch die Zimmerei Schwirten & Klein GmbH hat gezeigt, wie viel Potenzial im Einkauf steckt. Innerhalb eines Jahres wandelte sich der Betrieb von einem papierbasierten System hin zu einem vollständig digitalen Bestell- und Rechnungsprozess.
Jede Bestellung erhält eine eindeutige Nummer, die automatisch mit der späteren Eingangsrechnung verknüpft wird. Dadurch ist klar, welche Kosten welchem Projekt zugeordnet werden. Das erleichtert nicht nur die Nachkalkulation, sondern auch die Rechnungsprüfung.
Heute weiß die Geschäftsführung jederzeit, wie sich Materialkosten entwickeln und wo Abweichungen entstehen. Früher gingen Bestellungen in E-Mails verloren; heute sind sie zentral gespeichert, revisionssicher und für alle Beteiligten einsehbar. Das Ergebnis: weniger Chaos, weniger Rückfragen, deutlich mehr Kontrolle.
Wie digitaler Einkauf Nachkalkulation und Controlling revolutioniert
In vielen Holzbaubetrieben ist Controlling immer noch ein mühsamer, nachgelagerter Prozess. Zahlen werden manuell aus Lieferscheinen, Excel-Listen und Rechnungen zusammengesucht. Ein digitaler Einkauf beendet diese Zettelwirtschaft.
Denn: Jede Bestellung trägt automatisch die nötigen Metadaten - Projektnummer, Kostengruppe, Lieferant. Dadurch fließen alle Informationen von Anfang an in einheitlicher Struktur ins System. Das Ergebnis ist eine nahezu automatische Nachkalkulation. Kostenabweichungen fallen früh auf, und Projektleiter können eingreifen, bevor die Marge verloren geht.
Auch die Dokumentation profitiert: Alle Belege sind zentral archiviert, revisionssicher und jederzeit abrufbar. Kein Suchen nach Papierordnern mehr, keine mehrfachen Ablagen. So entsteht ein durchgängiges System von der Bestellung bis zur Nachkalkulation - das Rückgrat für professionelles Controlling im Mittelstand.
Die harten Zahlen: Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Effizienzsteigerung
Wer Zahlen liebt, bekommt hier Nachschub.
Zeitersparnis: Im Schnitt rund eine Stunde pro Bestellvorgang, in Summe hunderte Stunden Verwaltungsarbeit pro Jahr.
Kostenersparnis: Rund 40 % niedrigere Prozesskosten - also mehrere hunderttausend Euro pro Jahr in Betrieben mittlerer Größe.
Fehlerquote: Durch Schnittstellen zwischen Kalkulation und Einkauf werden Übertragungsfehler nahezu eliminiert; Softwarehersteller sprechen von 98 % Genauigkeit in der Kostenprognose.
Transparenz: Preise, Lieferkonditionen und Freigaben sind jederzeit einsehbar. Abweichungen fallen sofort auf, statt erst am Projektende.
Oder vereinfacht gesagt: Wer digital einkauft, spart Zeit, Geld und Nerven - und gewinnt zugleich Kontrolle über Prozesse, die bisher kaum jemand wirklich im Blick hatte.
Typische Stolpersteine: Warum viele Betriebe zögern - und wie man sie vermeidet
Die größte Hürde ist selten die Technik, sondern die Denkweise. Viele Betriebe glauben, Digitalisierung sei ein riesiges, teures IT-Projekt. In Wirklichkeit ist sie meist eine Frage von Struktur und Verantwortung.
Ein häufiger Denkfehler: „Wir haben ja schon ein ERP-System, also sind wir digital.“ In der Praxis nutzen viele Betriebe ihr ERP aber nur als Datenspeicher - ohne automatisierte Workflows oder Schnittstellen. So bleibt der potenzielle Effizienzgewinn ungenutzt.
Ein weiterer Stolperstein: fehlende Zuständigkeiten. Wenn Bauleiter, Kalkulatoren und Verwaltung nebeneinander herarbeiten, verpufft der Nutzen jeder Software. Digitalisierung erfordert einheitliche Prozesse - und jemanden, der sie steuert.
Auch Angst vor Veränderung spielt eine Rolle. Doch wer frühzeitig kleine Pilotbereiche digitalisiert, kann schnell Erfolge zeigen und Skeptiker überzeugen. Erfolgreiche Betriebe beginnen oft im Einkauf, weil hier schnelle, messbare Verbesserungen sichtbar werden: weniger Papier, klarere Abläufe, geringere Kosten.
So gelingt die Umsetzung: Vom Ist-Zustand zur digitalen Beschaffung
Schritt 1: Bestandsaufnahme. Welche Abläufe im Einkauf laufen heute manuell? Wo entstehen Wartezeiten oder Mehrfacheingaben?
Schritt 2: Prozess definieren. Wie soll ein idealer Ablauf aussehen? Wer darf bestellen, wer gibt frei, wer prüft Rechnungen?
Schritt 3: Digitale Tools auswählen. Es muss kein ERP-Riese sein. Viele erfolgreiche Holzbau-Betriebe setzen auf vernetzte Cloud-Lösungen, die Projekt-, Dokument- und Bestellmanagement kombinieren.
Schritt 4: Pilotphase starten. Ein bis zwei Projekte digital abwickeln, Erfahrungen sammeln, Abläufe anpassen.
Schritt 5: Mitarbeiter einbinden. Digitalisierung funktioniert nur, wenn alle Beteiligten sie verstehen und mittragen.
Schritt 6: Skalieren. Nach erfolgreichem Test schrittweise auf weitere Abteilungen oder Standorte ausweiten.
Wichtig: Diese Schritte beschreiben den Weg aus der Vogelperspektive. Die konkrete technische Umsetzung ist individuell - aber das Grundprinzip gilt immer: Standardisierung vor Digitalisierung. Erst wenn Abläufe klar definiert sind, kann Technik sie wirklich verbessern.
Fördermöglichkeiten: Digitalisierung im Handwerk wird unterstützt
Wer den Einkauf digitalisieren will, kann auf öffentliche Förderprogramme zurückgreifen. Besonders relevant sind derzeit der „Digitalbonus“ (je nach Bundesland bis zu 50 % Zuschuss für Software-Einführung) sowie die BAFA-Förderung für Unternehmensberatung, die bei der Konzeptentwicklung hilft. Auch die KfW-Programme zur digitalen Transformation bieten zinsgünstige Kredite, um Investitionen in IT-Infrastruktur zu finanzieren.
Damit wird klar: Die Umstellung ist kein Kostenrisiko, sondern eine geförderte Zukunftsinvestition.
Blick in die Zukunft: Trends, die den Einkauf im Holzbau verändern
Die nächsten Jahre werden den Einkauf stärker verändern als die letzten zwanzig. Drei Entwicklungen stechen hervor:
Erstens die Vernetzung von Systemen. APIs und Plattformlösungen verbinden Kalkulation, Einkauf und Buchhaltung zu einem Datenfluss. Medienbrüche verschwinden.
Zweitens die Einbindung von Lieferantenportalen. Immer mehr Baustoff- und Holzlieferanten bieten digitale Schnittstellen, über die Preise, Lagerbestände und Lieferzeiten direkt abgerufen werden können. Das ermöglicht automatisierte Preisvergleiche und spart Verhandlungsschleifen.
Drittens der Einsatz von KI-gestützten Analysen. Künstliche Intelligenz kann aus historischen Daten Bestellmuster erkennen, Bedarfe prognostizieren und sogar Vorschläge für Nachverhandlungen liefern. Noch Zukunftsmusik - aber nicht mehr fern.
Damit rückt der Einkauf im Holzbau in die strategische Mitte des Unternehmens. Wer ihn heute digitalisiert, schafft die Grundlage für morgen: automatisierte Nachkalkulation, transparente Margen und resiliente Prozesse in einem volatilen Markt.
Handlungsempfehlung
Holzbau-Unternehmen, die ihre Zukunft sichern wollen, müssen ihren Vertrieb neu denken. Ein digitaler, standardisierter Prozess bringt Übersicht, Tempo und Kontrolle - und schafft damit die Grundlage für stabile Umsätze trotz Fachkräftemangel und wachsender Komplexität.
Unsere Kunden machen es vor: Einheitliche Tools, klare Prozesse, gelebte Disziplin. Das Ergebnis: weniger Stress, mehr Aufträge, mehr Professionalität - intern wie extern.
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