Allgemeine Geschäftsbedingungen
Arbeitsweise
Die Arbeitsweise richtet sich nach dem agilen SCRUM Framework. SCRUM ist eine Methode (ein Framework) für agiles Produkt- und Projektmanagement. Das Prinzip von SCRUM ist es, die Realisierung komplexer Aufgaben und Produkte in mehrere kürzere Zyklen (sogenannte Sprints) zu unterteilen und dabei die Selbstverwaltung und -optimierung der Teammitglieder zu fördern. Ein Sprint ist eine Feedbackschleife. Jede Feedbackschleife besteht aus einem Termin zur Vorstellung eines Zwischenergebnisses sowie einer anschließenden Erweiterung und Optimierung des Prozesses. Nach der dritten Feedbackschleife zu einem Prozess gilt die Prozessoptimierung und -entwicklung als abgeschlossen. An die Prozessoptimierung bzw. -entwicklung schließen sich die Technische Umsetzung und die Mitarbeiterschulungen an. Im Rahmen der Technischen Umsetzung werden alle theoretisch erarbeiteten Prozesse samt Automatisierungen technisch realisiert. Das schließt auch die Migration von Bestandsdaten ein. Das Ziel der Mitarbeiterschulungen ist, dass die Mitarbeiter neu eingeführte digitale Prozesse und Systeme sicher, eigenständig & effizient anwenden können. So stellen wir sicher, dass die digitale Transformation erfolgreich in der täglichen Praxis ankommt.
Integration bestehender Softwarelösungen
werkbank://digital übernimmt die Vernetzung und Schnittstellenentwicklung zwischen cloudbasierten Softwarelösungen, die über offene Schnittstellen (APIs) verfügen. Sofern jedoch bestehende, lokal betriebene Softwarelösungen des Kunden keine geeigneten, offenen Schnittstellen aufweisen oder vom Anbieter dieser Lösungen kein ausreichender Zugang zur Verfügung gestellt wird, kann werkbank://digital keine uneingeschränkte Gewähr dafür übernehmen, dass eine vollständige und fehlerfreie Integration solcher Systeme in das neue digitale Ökosystem erfolgt. werkbank://digital wird jedoch nach besten Kräften versuchen, praktikable Lösungen vorzuschlagen und umzusetzen.
Vertragslaufzeit
Die Laufzeit beginnt mit Unterzeichnung und Zahlungseingang der ersten Teilzahlung. Die Laufzeit der Projekte und Teilprojekte richtet sich nach dem Angebot.
Änderungsanforderungen
Änderungen nach der dritten Feedbackschleife sind schriftlich anzumelden. Der Auftragnehmer erstellt eine zusätzliche Kostenschätzung und einen Zeitplan. Die Umsetzung erfolgt nach Freigabe zu zusätzlichen Kosten.
Mitwirkungspflichten
Bereitstellung von Informationen und Dokumenten
Der Kunde verpflichtet sich, dem Auftragnehmer alle erforderlichen Informationen, Daten und Dokumente rechtzeitig und vollständig zur Verfügung zu stellen, die für die Durchführung der Beratungsleistungen erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere:
Tätigkeitsbeschreibungen, Vertretungsregelungen, Hierarchien und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter, aktuelle Prozessbeschreibungen, aktuelle Arbeitsabläufe und IT-Systeme.
Finanzielle, personelle und projektbezogene Informationen, die relevant für die Prozessoptimierung sind.
Verfügbarkeit der Ansprechpersonen
Der Kunde stellt sicher, dass relevante Ansprechpersonen und Entscheidungsträger für Abstimmungen, Meetings und Workshops zur Verfügung stehen. Diese Verfügbarkeit ist notwendig, um den Beratungsprozess reibungslos und effizient durchzuführen.
Zugang zu Systemen und Räumlichkeiten
Der Kunde gewährleistet dem Auftragnehmer Zugang zu IT-Systemen und digitalen Tools, die zur Analyse und Optimierung der Strukturen und Prozesse benötigt werden. Dies betrifft insbesondere:
Zugang zu Dateiablagen, DMS, CRM-Systemen, ERP-Systemen oder anderen für die Beratung relevanten Anwendungen.
Physischer Zugang zu Arbeitsplätzen, um Prozesse vor Ort zu analysieren und zu dokumentieren.
Bereitstellung der notwendigen technischen Infrastruktur
Der Kunde trägt dafür Sorge, dass die technische Infrastruktur für Online-Meetings, Workshops und die Prozessdokumentation verfügbar und einsatzbereit ist. Das betrifft die Software Miro (miro.com), Notion (notion.io) sowie Slack und Google Meet.
Teilnahme an Workshops und Schulungen
Der Kunde verpflichtet sich, dass die relevanten Mitarbeiter an den vom Auftragnehmer geplanten Workshops und Schulungen aktiv teilnehmen, um den Transfer von Wissen und die Implementierung neuer Prozesse sicherzustellen. Fehlzeiten müssen rechtzeitig kommuniziert und entsprechend nachgeholt werden.
Freigaben und Entscheidungen
Der Kunde verpflichtet sich, notwendige Entscheidungen und Freigaben zeitnah zu treffen, um den Beratungsprozess nicht zu verzögern. Verzögerungen bei der Freigabe von Projektplänen, Konzepten oder Vorschlägen, die nicht vom Auftragnehmer zu vertreten sind, können zu Terminverschiebungen führen.
Vergütung & Reisekosten
Die Vergütung erfolgt laut Angebot. Reisekosten werden pauschal mit 150,00 € pro Übernachtung und Person berechnet.
Vertraulichkeit
Beide Parteien verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung aller Informationen. Eine Weitergabe an Dritte bedarf schriftlicher Zustimmung. Der Auftragnehmer sowie der Kunde verpflichten sich, die erhaltenen schriftlichen, elektronischen oder mündlichen Informationen und Kenntnisse mit einem besonders hohen Grad an Vertraulichkeit zu schützen, die Informationen ausschließlich für den vorgegebenen Zweck zu benutzen und sie ohne ausdrückliche Zustimmung des jeweils anderen nicht öffentlich zu machen oder in sonstiger Weise zu nutzen oder weiterzugeben.
Die Informationen sind strengstens geheim zu halten und dürfen nur solchen Mitarbeitern und Dritten zugänglich gemacht werden, die mit dem Projekt unmittelbar betraut und ihrerseits zur Geheimhaltung in mindestens gleichem Maße verpflichtet sind. Es sind sämtliche Vorkehrungen zu treffen, um die Geheimhaltung jederzeit zu gewährleisten.
Haftung
Alle Auskünfte, Informationen und Ratschläge werden durch den Auftragnehmer nach bestem Wissen und Gewissen und nach den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Berufsausübung erteilt. Eine Haftung für einen wirtschaftlichen Erfolg wird ausgeschlossen. Der Auftragnehmer haftet nach den gesetzlichen Bestimmungen des Dienst- oder Werkvertragsrechts, soweit die Schadensursache auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruht. Die Haftung des Auftragnehmers für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen, es sei denn, es handelt sich um die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung des Auftragnehmers auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt. Haftungs- und Gewährleistungsansprüche bezüglich der Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der der Dienstleistung zugrunde liegenden Datenbestände Dritter, insbesondere der von Behörden und Förderinstituten veröffentlichten Dokumente und Daten sind ausgeschlossen. Der Auftragnehmer haftet auch nicht für Mangelfolgeschäden wie entgangene Gewinne, fehlende Einsparungen oder sonstige indirekte Schäden. Der Auftragnehmer haftet nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Für leichte Fahrlässigkeit besteht Haftung nur bei wesentlichen Vertragspflichten und ist auf vorhersehbare Schäden begrenzt. Haftung für indirekte Schäden und Mangelfolgeschäden ist ausgeschlossen.
Eigentumsrechte
Alle im Rahmen der Beratungsleistungen erstellten Unterlagen, Prozessvisualisierungen, Dokumentationen und sonstigen Arbeitsergebnisse (nachfolgend „Arbeitsergebnisse“) bleiben im geistigen Eigentum des Auftragnehmers. Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares, unbefristetes Nutzungsrecht an den Arbeitsergebnissen, soweit dies zur internen Nutzung und Weiterentwicklung seiner Geschäftsprozesse erforderlich ist.
Eine Weitergabe an Dritte oder kommerzielle Nutzung durch Dritte ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftragnehmers ausgeschlossen.
Der Auftragnehmer ist berechtigt, die entwickelten Methoden, Konzepte und Templates, die im Rahmen des Projekts entstanden sind, für andere Kundenprojekte weiterzuverwenden, sofern dabei keine vertraulichen oder unternehmensspezifischen Daten des Kunden offengelegt werden.
Höhere Gewalt
Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen aus diesem Abkommen, soweit diese Nichterfüllung oder die verspätete Erfüllung auf Umstände zurückzuführen ist, die sich ihrer zumutbaren Kontrolle entziehen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf höhere Gewalt, Handlungen eines Staatsfeindes, Pandemien, Brände, Überschwemmungen, Kriege, zivile Unruhen, Sabotage, Unfälle, Aufstände, Terrorismus, Blockaden, Embargos, Stürme, Explosionen, Arbeitskonfikte (unabhängig davon, ob die Forderungen der Angestellten vernünftig sind und in der Macht der Partei liegen, sie zu erfüllen), Handlungen von Regierungsorganen, Versagen oder Verzögerung von Dritten oder Regierungsorganen, von denen Genehmigungen,
Ermächtigungen, Lizenzen, Konzessionen oder Erlaubnisse eingeholt werden müssen, oder die Unfähigkeit, Arbeit zu erhalten, Materialien, Ausrüstung oder Transport oder Krankheit des technischen Personals des Auftragnehmers (hier zusammenfassend als "Höhere Gewalt" bezeichnet). Jede Partei unternimmt angemessene Anstrengungen,
um die Dauer und die Folgen von Leistungsausfällen oder -verzögerungen aufgrund eines Ereignisses höherer Gewalt zu minimieren. Wenn die Arbeitsweise des Kunden sich aufgrund höherer Gewalt wesentlich verändert, wird der Auftragnehmer die Notwendigkeit einer Änderung der Beratungs- und Umsetzungsleistungen für den Kunden und die damit verbundene Änderung der Höhe der Vergütung prüfen.