February 3, 2023
Ich möchte den Versuch wagen, in dem digitalen Dschungel Klarheit zu schaffen. Ich möchte dir konkret mitgeben, wie ein digitales Unternehmen im Holzbau aussieht.
Was dein Unternehmen zuerst mal nicht braucht ist eine schillernde Website, Social Media, bezahlte Werbeanzeigen. Wichtig ist, dass zuerst die grundlegenden Prozesse funktionieren. Damit sparst du Zeit und Geld (= freie Kapazitäten). Diese kannst du dann im zweiten Schritt für Branding, Social Media und Werbekampagnen ausgeben.
Das bedeutet, Digitalisierung zunächst als Hygienefaktor zu verstehen. Es geht um optimierte Prozesse, klare Strukturen, intuitive Software und die Schulung von Mitarbeiter:innen.
Die Grundlagen müssen funktionieren und das Tagesgeschäft muss gesichert sein.
Du brauchst eine grundlegende digitale Infrastruktur. Alles rund um Mail, Kalender, Dateiablage und -bearbeitung, Kontakte, Videokonferenzen muss digital abgebildet sein. All das sollte in einer einheitlichen Umgebung sein, sodass die einzelnen Tools (Mail, Kalender, Dateiablage, etc.) miteinander sprechen können. Das ist die Grundlage.
Der erste Schritt kann trotzdem ein Anderer sein, da der Umstieg auf eine solch grundlegende digitale Infrastruktur ein großer Schritt ist. Mit kleineren Schritten und damit verbundenen Verbesserungen und Erfolgen kannst du dein Team gut auf größere digitale Veränderungen vorbereiten.
Möchtest du diesen Schritt gehen, bieten die Plattformen von Microsoft und Google diese digitale Infrastruktur aus einer Hand an - für weniger als 10 € im Monat.
Tipp: Google und Microsoft bieten die umfassendste Lösung. Aber auch Zoho und Apple bieten Lösungen mit Eigenheiten und gewissen Vorteilen an.
Die wichtigste Frage ist: Was brauche ich wirklich und was ist mir wichtig?
Die Vorteile der digitalen Koordinierung von Arbeit liegen klar auf der Hand. Du brauchst ein Tool, um die Aufgaben rund um deine Projekte zu verwalten. Stell es dir so vor, dass es eine zentrale Stelle gibt, an der alle Informationen zu allen Projekten zusammenlaufen. Von den Kundendaten, über Vertragsunterlagen, Zeichnungen und Dokumenten.
Alles wird hier gefunden. Jede Aufgabe, jeder Termin, alle Mitarbeiter:innen und wenns gut läuft, auch Subunternehmen werden über dieses Tool koordiniert. So ein Tool kann ein CRM, beispielsweise Hubspot sein oder ein Projektmanagement- oder Workmanagement-System, wie Asana.
Vorteile: Nichts wird vergessen, alle Mitarbeiter:innen wissen immer, was zu tun ist und die Geschäftsführung hat Überblick und Kontrolle. Ein Projektmanagementsystem ermöglicht beispielsweise auch eine Kapazitätsplanung für Produktion & Montage. Gleichzeitig können Kennzahlen erfasst und automatisch in Echtzeit ausgewertet werden.
So ein Tool kann das "digitale Zentrum" deines Unternehmens sein.
Du brauchst ein Tool zur Angebots- und Rechnungserstellung. Wichtig hierbei ist, dass das Tool an die Datenbanken deiner Lieferanten angebunden ist, um stets aktuelle Preise, Positionsbeschreibungen, Bilder etc. in deinen Angeboten zu verwenden. Außerdem ist es äußerst hilfreich, wenn die Angebote und Rechnungen nicht nur auf einem Computer gespeichert, sondern über die Cloud auf jedem deiner Geräte abrufbar sind.
Tipp: Hier gibt es eine riesige Auswahl an Lösungen. Ich empfehle dir eine web- und cloudbasierte Lösung mit transparenten Kosten.
So ein Tool kann aber auch in eine größere Lösung integriert sein. Einige Anbieter haben Lösungen, die die Angebots- und Rechnungserstellung mit Projektmanagement und Dateiablage vereinen.
Die detaillierte und aufwandslose Erfassung und Auswertung von Arbeitszeiten ist essentiell. Digitale Tools hierfür gibt es wie Sand am Meer. Wichtig ist, dass du eins nutzt und, dass deine Mitarbeiter:innen sehr einfach, aber detailliert Zeiten erfassen können. Diese Zeiten lassen sich dann automatisiert auswerten, woraus du wieder wichtige Einblicke erhältst. Falls bei euch Arbeitszeiten analog erfasst werden, hast du hier ein riesiges ungenutztes Potential (Zeitersparnis, Fehlerreduktion, Auswertbarkeit).
Die Einführung eines solchen Tools ist dabei vergleichsweise einfach und geht schnell von der Hand. Gleichzeitig ist es eine Veränderung, bei der viel Mehrwert geschaffen werden kann.
Auch hier gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Tools. Manche oben erwähnte Tools haben bereits die Zeiterfassung integriert oder haben Schnittstellen zu bestimmten Time-Trackern. Es ist wichtig ein Tool zu finde, dass genau zu deinem Unternehmen passt.
Informationen müssen reibungslos zur Produktion bzw. Montage fließen. Oft gibt es Medienbrüche, weil Pläne und Unterlagen plötzlich ausgedruckt werden, wenn es an die Produktion geht. Aktualisierte Pläne schaffen es dann manchmal nicht rechtzeitig zu den Jungs an die Säge. Teurer Fehler!
In den meisten Fällen funktioniert es recht gut, die Mitarbeiter:innen der Produktion/Montage in die Tools auf Punkt 1 und 2 zu integrieren, sodass der Informationsfluss nahtlos (bruchfrei) ist.
Ziel ist, dass die richtigen Informationen vorliegen, ohne angefordert zu werden. Besonders wichtig für das Produktions- und Montageteam ist, dass die Tools einfach und schnell bedienbar sind. Hier ist vor allem eine intensive Schulung und Anpassung der Tools an die Bedürfnisse notwendig.
Auch auf diesem Weg finden ebenfalls oft Medienbrüche statt und es gibt oft Reibung und Misskommunikation. Formulare und Protokolle werden auf der Baustelle auf Papier ausgefüllt und später eingescannt. Klingt normal, ist aber viel zu aufwändig und mit allerhand Nachteilen verbunden.
Du brauchst ein Tool, in dem Formulare und Protokolle digital ausgefüllt und unterschrieben werden können. Fotos sollen da auch gleich mit angehängt werden können. So können auch Materialbestellungen digital dargestellt werden.
Alles an einem Ort, digital verwaltet und abgelegt. Das spart nicht nur unglaublich viel Zeit - digital geschriebener Text ist später auch durchsuchbar. Handschrift auf einem eingescannten Zettel nicht. Oft ist die Handschrift ja nicht mal lesbar.
Hier ist es besonders wichtig, dass das eingesetzte Tool einwandfrei funktioniert und einfach zu bedienen ist. Dein Montageteam soll keine Zeit mit nicht funktionierender Technik verschwenden. Es braucht geeignete Geräte und geeignete Software.
Wenn es um das Thema Finanzen geht, scheiden sich oft die Geister. Ich bin bei den Themen Buchhaltung, Liquiditätsplanung und Kalkulation kein Profi - deshalb habe ich das Thema zunächst ausgespart. Auf Wunsch, dann aber doch meine bescheidene Perspektive dazu.
Ich bin grundsätzlich der Auffassung, dass hier viel automatisiert werden darf. Das setzt natürlich Standards und einheitliche Vorgehensweisen und Prozesse voraus. Dazu bedarf es einer gewissen Offenheit der Geschäftsführung. Ich bin dieser Auffassung, weil ich sehe, wie viel Kapazitäten in Unternehmen für Buchhaltung, Lohnzahlung und Rechnungsprüfung aufgewandt. Gleichzeitig passieren unter Umständen richtig teure Fehler.
Je nach den Gegebenheiten im Unternehmen und den Ansichten der Geschäftsführung lässt sich hier viel automatisieren. Die Arbeitszeiten können automatisch in der Lohnbuchhaltung landen und die Lohnzahlung lässt sich mit entsprechenden Tools ebenfalls weitgehend automatisieren.
Hierfür gibt es herausragende Tools und über den Sinn der Automatisierung herrscht mehr Einigkeit. Tools, wie moss, get-my-invoices oder sevDesk leisten hier großartige Arbeit.
Ein Blick auf die Möglichkeiten, die diese neuen, vernetzten, fast schon intelligenten Tools eröffnen, lohnt sich auf jeden Fall.
Viele Tools, die sich den Themen Buchhaltung und Rechnungsprüfung nähern, decken oft auch eine gewisse Liquiditätsplanung ab. Benötigt man eine präzise und zentrale Lösung für alle Belange rund um die eigene Liquidität, lohnt sich ein Blick auf AGICAP.
Es geht darum, Digitalisierung als "Hygienefaktor" zu verstehen. Etwas, das aufräumt und für Ordnung, Struktur und Klarheit sorgt. Das wiederum ist die Grundlage für Effizienz und Produktivität. Es gehen weniger Informationen verloren, es passieren weniger Fehler, Doppelarbeit wird vermieden, Arbeit an sich geht schneller von der Hand, der Dokumentationsaufwand wird reduziert, Informationen werden schneller gefunden und es wird weniger gefragt.
Es ist möglich ein Unternehmen innerhalb eines halben Jahres bis Jahres von Null zu einem digitalen, effizienten und produktiven Betrieb zu führen - wenn der Wille da ist.
Effizienz und Produktivität im Kerngeschäft. Das ist die Grundlage. Das schafft freie Ressourcen und Kapazitäten.
Sobald es freie Kapazitäten gibt, können diese genutzt werden. Hier beginnt die Freude mit der Digitalisierung. Die Möglichkeiten sind unendlich. Grundsätzlich steht es dem Inhaber und der Geschäftsführung frei, wie diese Kapazitäten eingesetzt werden. Ich möchte hier trotzdem ein paar Ideen mit auf den Weg geben.
Die Zeit und das Geld, was du jetzt zur Verfügung hast, sollte zunächst in die Lösung der Probleme von gestern und heute gesteckt werden. Eine fundamentale Herausforderung im Handwerk ist der Fachkräftemangel. Durch die Demografie westlicher Länder wird sich dieser Fachkräftemangel nicht verbessern, sondern auf anderen Industrien ausweiten.
Deshalb ist es eine essentielle Aufgabe, eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen, wenn das Unternehmen marktrelevant bleiben möchte. Das geschieht auf zwei Wegen.
Einerseits braucht es Benefits für Mitarbeiter:innen. Das fängt mit einer guten Arbeitsatmosphäre, einem schönen Büro und gutem Werkzeug an. Es schließt aber auch eine attraktive Unternehmenskultur und einen wertschätzenden Umgang ein. Logischerweise müssen Themen, wie Lohn, Urlaub und Home Office auch Berücksichtigung finden. Die freien Kapazitäten und Ressourcen ermöglichen hier Teilzeitarbeit, Lohn- und Urlaubserhöhungen.
Andererseits müssen diese Benefits nach Außen kommuniziert werden. Eine gute funktionierende, attraktive Website steht außer Frage. Auch können sich Firmenevents, Messen, Ausbildungstage, Kooperationen und Events mit Schulen, aber auch Social Media Auftritte, Podcasts und Werbekampagnen eignen sich, um eine Arbeitgebermarke aufzubauen.
Das könnte man auch als die "Probleme von heute" bezeichnen. Sobald die notwendigen Kapazitäten frei sind und die Probleme von gestern gelöst wurden, sollten wir uns mit den bestehenden Technologien beschäftigen.
Auch hier wird nur das umgesetzt, was bereits zahllose Unternehmen zuvor umgesetzt haben. Es muss nichts "neu erfunden" werden. Trotzdem ist die Herausforderung hier größer, als bei Problemen von gestern.
Zu den bestehenden Technologien zählen beispielsweise die Automatisierung, 3D-Modellierung und BIM und Verbesserungen auf der Montage, wie ein digitales Aufmaß und digitale Montageunterstützung.
Eine deutlich spannendere Möglichkeit ist die Erkundung und Adaption neuer Technologien. Seien es BIM und digital twins, ein neues Produktionsverfahren, Künstliche Intelligenz, oder auch nur einfache Automatisierungen und Datenmodelle oder sogar eine Kooperation mit einer Universität, um Forschungsergebnisse in die Praxis umzusetzen. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt und faszinierend zugleich.
Ein noch besserer Arbeitgeber zu sein, den Holzbau voranzubringen und unsere Gesellschaft positiv zu beeinflussen, das ist das, wozu wir Holzbauer befähigen möchten. Befähigen durch digitales Know-How und das gemeinsame Erschaffen von freien Ressourcen und Kapazitäten
Funktioniert das Unternehmen wie ein Uhrwerk, wird Zeit frei. Zeit, die nicht zwangsweise in neue Ideen, neue Technologie und Wachstum gesteckt werden muss. Es muss nicht höher, schneller und weiter gehen. Nach Jahrzehnten der Arbeit und der Leistung darf auch mal ein Gang runter geschaltet werden. Mehr Zeit für Freunde, Familie, Kinder und Eltern ist ebenso ein wertvolles Ergebnis einer digitalen Transformation. Vielleicht sogar das Wichtigste.