February 22, 2023
Ich möchte dir ein paar grundsätzliche Entscheidungshilfen an die Hand geben. Damit kannst du auf eine einfache Art und Weise etwas Licht in den digitalen Dschungel bringen. Es gibt ein paar zentrale Fragestellungen. Diese zu beantworten hilft dir enorm bei der Entscheidungsfindung.
Wir gehen auf die folgenden Punkte ein.
Oft höre ich, dass man ein ERP braucht, das alles kann. SAP muss her!
Das kann richtig sein und SAP baut großartige Software. Dabei kann SAP auch jeden erdenklichen Baustein hinzufügen und jedes Modul anpassen. Und sie kümmern sich auch die nächsten Jahre darum, dass alles perfekt läuft, angepasst und erweitert wird. Einziger Nachteil dabei ist, dass das Ganze vergleichsweise teuer ist. Es ist die eierlegende Wollmilchsau und für einen Konzern wie Google - der erst vor wenigen Jahres zu SAP gewechselt ist - sicherlich die richtige Wahl. Aber braucht ein Holzbauunternehmen mit 40 Mitarbeiter:innen so eine Lösung? Oder geht es einfacher, schneller und günstiger?
Die Alternative zur All-in-One-Lösung sind Insellösungen, die miteinander vernetzt sind. Eine Insellösung deckt einen ganz bestimmten Nutzungsfall ab. Beispielsweise gibt es ein Tool für die Buchhaltung und eins für die Reisekostenabrechnung. Wieder ein anderes Tool für die Zeiterfassung, ein Nächstes für das Projektmanagement. Klingt chaotisch? Wäre es, würden die Tools nicht miteinander sprechen würden.
Vernetzung ("sprechen können") bedeutet, dass das Tool zur Reisekostenabrechnung an das Tool zur Buchhaltung über eine Schnittstelle angebunden ist. Früher gab es solche Schnittstellen weniger und Tools waren kaum ineinander integriert. Heute hat fast jedes Tool eine offene API (Schnittstelle). Viele sind sogar ineinander integriert.
Eine offene Schnittstelle bedeutet, dass ein Entwickler mit etwas Erfahrung ein Skript programmieren kann, welches Daten aus Tool A ausliest und in Tool B wieder einspielt. Eine Integration ist die Weiterentwicklung dessen und bedeutet, dass Tool A die Schnittstelle zu Tool B schon kennt. Es braucht da keinen Entwickler mehr, der die beiden Tools miteinander sprechen lässt. Oft reicht es, sich anzumelden - et voilà - die Daten fließen. Diese Integrationen haben die Tools aller großen Anbieter mit an Board. Für den Rest braucht es oft nicht mal einen Entwickler. Die Schnittstellen können über Helferlei wie Zapier miteinander verbunden werden. Man muss etwas Zeit investieren, um sich in das Thema einzufinden (oder übergibt es den Jüngeren im Team), aber es lohnt sich!
Die Vorteile sind die Kosten, die Flexibilität und die Funktionalität. Was meine ich damit?
Die Kosten von Insellösungen sind oft viel geringer, transparent dargestellt und fast immer inklusive Support und Wartung. Man kann zwischen verschiedenen Paketen wählen - je nachdem welchen Funktionsumfang man benötigt. Gleichzeitig profitiert man von einer hohen Flexibilität. Da es viele Anbieter gibt, die Tools für einen bestimmten Nutzungsfall anbieten, kannst du dich für denjenigen entscheiden, der genau das macht, was du brauchst.
Es ist wichtig genau die Lösung zu finden, die zu deinem Unternehmen passt.
Reicht der Funktionsumfang nicht mehr aus oder wird die Software nicht mehr benötigt, wird der Vertrag gekündigt und man ist meist schon innerhalb eines Monats alle Kosten los. Der Wechsel zu einem anderen Anbieter ist dadurch entsprechend einfach. Zu guter Letzt wird die Funktionalität einer Insellösung den All-in-One-Lösungen oft überlegen sein. Ein Team, dass sich nur auf eine Sache konzentriert, macht das oft besser, als ein Team, das versucht auch alles andere zu machen.
Nachteil ist, dass du verschiedene Ansprechpartner hast. Tool A wird von einem anderen Team entwickelt als Tool B - logisch. Gleichzeitig musst du dich mit dem Vergleich und der Auswahl der richtigen Software auskennen. Oder du hast Personen an deiner Seite, die deine Interessen bei der Auswahl und Einführung vertreten und sich genau mit den Tools und ihren Eigenschaften auskennen.
In einem Interview aus Juli 2021 hat SAP-CEO Christian Klein beschrieben, dass die Anbieter von Insellösungen zur größten Konkurrenz von SAP werden - aufgrund der oben erwähnten Vorteile. Deshalb hat SAP sich dazu entschieden, die eigene Software modularer und offener zu gestalten. Ein Signal, wohin die Reise perspektivisch gehen kann: Spezialisierte Insellösungen für individuelle Nutzungsfälle, die miteinander sprechen können. Somit ist ein Höchstmaß an Flexibilität, Kosteneffizienz und Passgenauigkeit möglich.
Viele werden dir sagen: "Das kommt darauf an." Diese Aussage stimmt oft und ich halte mich auch oft mit pauschalen Aussagen zurück, weil es eben oft darauf ankommt, wie die Gegebenheiten vor Ort sind.
Bei der Fragestellung, ob du Cloud-Dienste und -Speicher oder lieber eigene Server bevorzugen solltest, ist die Antwort allerdings recht klar.
Wenn es deine Internetverbindung hergibt, geh kurz- bis mittelfristig in die Cloud. Die Vorteile sind enorm und reale Nachteile und Gefahren gibt es praktisch keine. Sicherheit, Verfügbarkeit und Geschwindigkeit sowie die Kosten sprechen ganz klar für die Cloud.
Die Cloud ist nicht kostenlos, aber lokale Server-Hardware ist es auch nicht. Lokale Server kosten in der Anschaffung schnell 5-stellige Beträge, bedürfen regelmäßiger Wartung und in 5 bis 10 Jahren brauchst du neue Hardware. Hinzu kommen die Energiekosten für den Betrieb. Cloud-Speicher kosten in der Regel nicht mehr als 10 € pro Terabyte (1000 GB) pro Monat - erheblich günstiger. Dabei ist die Wartung inklusive und die Verfügbarkeit wird garantiert. Monatliche Kosten von 10 € sind auch besser kalkulierbar, als eine spontane Investition von hunderten Euro in neue Hardware, weil etwas am Server kaputt ist.
Bei den Kosten ist aber auch Spielraum für Argumente. Setzt man beispielsweise auf gebrauchte Hardware für einen lokalen Server, nutzt Solarstrom zum Betrieb und lässt den Server von einem guten Freund kostenlos warten, können die Kosten für einen Server ähnlich niedrig sein wie für einen Cloud-Speicher. Sicherheit, Leistung und Verfügbarkeit stellen aber immer noch eine Herausforderung dar.
Sowohl Cloud-Speicher von Microsoft, als auch von Google oder Amazon sind mit der DSGVO vereinbar. Ich kann dich beruhigen - weder Google noch Microsoft oder Amazon möchten dir deine Daten klauen. Die Unternehmen sind streng reguliert und müssen höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Datenschutz gerecht werden. Darüber hinaus gibt es deutsche Cloud-Anbieter, die Daten nur in Deutschland speichern. Hier ist noch weniger Spielraum für Argumente als bei den Kosten. Lokale Server sind für Diebstahl, Brände und andere örtliche Unglücke viel anfälliger. Geht ein Cloud-Server kaputt, sind deine Daten auf mehreren anderen Servern sofort verfügbar. Brennt dein lokaler Server, sind alle Daten weg. Darüber hinaus sind lokale Server immer anfälliger für Hackerangriffe, Ransomware und Malware. Dein Unternehmen wird schneller gehackt als Google, Microsoft oder Amazon - versprochen!
Einziges Argument ist, dass man den großen Tech-Konzernen nicht vertraut und auf jeden Fall Daten vor Ort haben möchte.
Kosten und Sicherheit sprechen bereits für die Cloud, jedoch mit Argumentationsspielraum. Gänzlich gewonnen hat die Cloud bei den Themen Verfügbarkeit und Leistung. Die Leistung deines Servers ist wahrscheinlich in Ordnung, während du im Büro bist. Bist du aber auf der Baustelle, ist der Zugriff auf Daten entweder gar nicht möglich oder so langsam, dass die Nutzung keine Freude macht.
Zugriffszeiten, Lese- und Schreibgeschwindigkeit, Suchen... alles geht schneller in der Cloud, wenn du mal nicht im Büro bist.
Zweiter Punkt geht an die Cloud beim Thema Verfügbarkeit. In 5 oder 10 Jahren steht es für deine Kalkulatorin oder deinen Buchhalter aus der Generation Z nicht mehr zur Debatte, ein paar Wochen im Winter aus Südeuropa zu arbeiten. Ein attraktiver Arbeitgeber macht sowas schon heute möglich. Egal ob aus dem Home-Office, von der Baustelle, aus dem Urlaub oder von der Workaction - Cloud-Speicher stellen dir deine Daten immer und überall zur Verfügung - schnell, einfach und sicher.
Für die überwiegende Mehrheit der Personen und Unternehmen lässt sich die pauschale Aussage formulieren, dass der Cloud-Speicher der richtige Weg ist, aufgrund der Kosten, der Sicherheit, der Verfügbarkeit und Performance. Manchmal werden lokale Server aber nicht nur zur Datenablage genutzt. Teilweise läuft auch Software auf den Servern. Steigt man dann von einem lokalen Datenspeicher auf einen Cloud-Speicher um, muss der Server trotzdem weiter betrieben werden für lokale Software.
Was jetzt? Es lohnt sich zu überdenken, ob die Software lokal laufen muss. Dabei gibt es zwei Optionen. Entweder bringt man die Software so, wie sie ist, in die Cloud. Dann läuft sie nicht mehr lokal auf Servern, sondern in der Cloud - also beispielsweise auf Servern von Amazon, Google oder Microsoft. Das ist schon mal günstiger, sicherer und performanter. Es bleibt aber die gleiche Software mit den gleichen Funktionen. Ein besserer Schritt könnte sein, die Software zu tauschen. Früher gab es zahlreiche Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme, die auf lokalen Servern installiert wurden. Die sind oft teuer, haben alte Benutzeroberflächen, sind langsam und kommen mit aktuellen Standards nicht mehr mit. Eine cloud- und webbasierte Alternative kann nicht nur Kosten sparen, sondern glänzt mit einfacher Bedienung und nützlichen Funktionen und Schnittstellen zu anderen Tools.
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei dem Thema Digitalisierung ist die Entscheidung zwischen Web oder On-Premise. Ein gutes, greifbares Beispiel hierfür ist der Vergleich zwischen Google Docs und Microsoft Word. Google Docs ist eine Web-Lösung. Das bedeutet, die ganze Software ist nicht mehr als eine Website, die über den Browser geöffnet wird. On-Premise bedeutet, dass die Software (Word) auf deinem Computer installiert ist.
Der größte Vorteil ist, dass Wartung, Installation und Updates entfallen. Sicherlich kennst du es: Plötzlich geht Word nicht mehr oder Outlook hängt sich ständig auf. Das gehört bei Web-Lösungen der Vergangenheit an. Da die Software nur eine Website ist, musst du dich nicht um die Wartung, Probleme oder Fehler kümmern. Auch um Updates und neue Funktionen erhältst du automatisch. Wartungsverträge oder Supportkosten entfallen vollständig. Ein weiterer Vorteil ist die Erweiterbarkeit: Kommen neue Personen in dein Team, musst du dich nicht um neue Lizenzen kümmern oder deinen Server erweitern.
Nicht zu unterschätzen ist der Vorteil, dass eine Web-Lösung von jedem Gerät aus zugänglich ist - es ist ja eine Website. Diese kannst du von deinem PC, Laptop oder Handy oder dem PC eines Freundes öffnen. Nach einer Anmeldung stehen dir alle Funktionen, Informationen und Daten zur Verfügung, die du brauchst und kennst.
Nachteil ist, dass du von einer dritten Partei "abhängig" bist. Die Software, die du nutzt, liegt nicht bei dir, sondern ist eine Website. Damit verliert man ein Stück Kontrolle und Autorität. Dieser Nachteil relativiert sich, wenn man weiß, dass Anbieter solcher Lösungen 99,9 % Verfügbarkeit garantieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass dein Server aufgrund eines Stromausfalls nicht mehr korrekt hochfährt, ist deutlich größer als die Gefahr, dass eine Web-Lösung nicht mehr funktioniert.
Abhängigkeit besteht immer. Die Frage ist, von wem man abhängig sein möchte.
Die einen verlassen sich lieber auf den lokal ansässigen IT-Dienstleister, weil er greifbar ist. Ich bin lieber von dem "Tech-Giganten" abhängig, der es sich nicht leisten kann, dass seine Tools nicht funktionieren und hunderte Menschen nur dafür beschäftigt, dass immer alles funktioniert. Dort ist auch immer jemand erreichbar, nachts, am Sonntag oder an Weihnachten.
Ein anderer Nachteil ist, dass beispielsweise Google Docs (Web) nicht die ganzen Funktionen besitzt, die Microsoft Word (On-Premise) besitzt. Braucht man unbedingt den gesamten Funktionsumfang, so ist man mit der On-Premise Lösung besser beraten. Für die überwiegende Mehrheit sollten die Funktionen aus einer Web-Lösung mehr als ausreichend sein. Der Nachteil kann auch ein Vorteil werden: Ein reduzierter Funktionsumfang macht die Software einfacher bedienbar und übersichtlicher.
Jeder kennt die Oberfläche von Outlook, die vor Funktionen nur so überquillt. Wie viele der Buttons hast du tatsächlich schon genutzt?
Größter Vorteil ist die Menge an Funktionen, die mit On-Premise-Lösungen kommen. Microsoft Excel und Word können viel mehr als Google Docs und Sheets. Braucht man diese Fülle an Funktionen, so führt kein Weg an On-Premise-Lösungen vorbei. Die Fülle an Funktionen braucht allerdings wieder Rechenleistung, Speicherplatz und sorgt unter Umständen für Probleme. Jede Funktion, die eine Software hat, kann potentiell nicht funktionieren.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man die vollständige Kontrolle und Autorität über die Software hat. Wenn etwas nicht funktioniert oder Probleme macht, ist es deine Verantwortung und du kannst (und musst) es selbst beheben. Das kann vorteilhaft sein, weil man das Gefühl hat, alles unter Kontrolle zu haben.
Damit sind wir bei den Nachteilen. Updates müssen selbstständig installiert werden, Lizenzen für neue Personen im Team müssen eigenhändig gekauft werden. Für Fehler und Probleme ist man selbst verantwortlich. Eine lokale Installation ist (logischerweise) nicht auf anderen Geräten verfügbar. Deine Mails sind also nur in deinem Outlook. Hast du dein gerät nicht zur Hand, hast du keinen Zugriff auf deine Mails.
Die klassischen On-Premise-Anbieter bieten mittlerweile auch Web-Lösungen an und legen vermehrt Fokus darauf. Word, Excel und Outlook gibt es inzwischen als Website, auf der Dokumente bearbeitet und Mails verschickt werden können. Die meisten relevanten Anbieter haben entweder bereits ausschließlich eine Web-Lösung, bieten beides an, oder arbeiten an einer Web-Lösung. Man könnte also behaupten, dass die Zukunft web-basiert ist.
Einen richtigen und sinnvollen ersten Schritt zu gehen, kann herausfordernd sein. Die Fülle an Optionen und Möglichkeiten ist überfordernd. Es ist immer ein guter erster Schritt sich selbst zu informieren. Ich bin ein großer Fan von LinkedIn Learning geworden. Dort kann man schnell viel Grundlagenwissen aufbauen, um sicherer in der Entscheidungsfindung zu werden. Die Qualität ist hier auch höher, als beispielsweise auf Youtube, da Inhalte besser moderiert werden. Ein guter zweiter Schritt ist, sich Input von Experten geben zu lassen. Ich helfe dir gerne bei Fragen weiter. Da es mir ein persönliches Anliegen ist für digitale Kompetenz zu sorgen, mache ich das kostenlos und unverbindlich. Hier kannst du dir einen Termin buchen.
Das ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt von allen. Du kannst nicht alles wissen. Bei der Entscheidungsfindung musst du dich auf Personen verlassen können und darauf vertrauen, dass sie in deinem Interesse handeln. Leider ist das bei den wenigsten IT-Dienstleistern und Softwareherstellern so. Ein Vertreiber von Software will immer sein Produkt verkaufen und erklärt dir alle tollen Funktionen. Ob du die brauchst oder nicht, weiß er nicht und ist für ihn auch nicht zwangsweise relevant. Auch eine IT-Dienstleisterin handelt selten in deinem Interesse. Für sie ist es viel lukrativer, dir einen Server mit Wartungsvertrag und regelmäßigem Hardwareaustausch zu verkaufen.
Finde jemanden, dem du vertrauen kannst und der deine Interessen vertritt.
Oft sind schon verschiedene Tools im Unternehmen vorhanden. Welche ist das? Was können sie? Welche werden gemocht und welche nicht? Welche funktioniert oft nicht? Was kosten die einzelnen Tools? Wo überschneiden sich Funktionen? All das sind wichtige Fragestellungen, um einen genauen Status Quo zu skizzieren. Du musst exakt wissen, wo du stehst, um eine erfolgreiche Veränderung zu starten. Dazu gehört ein Bild der Software und Prozesse, genauso wie Wünsche, Ziele und Anregungen deines Teams und das aktuelle Marktumfeld.
Basierend auf einem exakten Status Quo und deiner wahrscheinlich schon bestehenden Vision erarbeitest du eine konkrete Strategie, was verändert werden soll. Wo stehen wir in 10 Jahren? Und wie kommen wir da hin? Was kostet das? In welcher Reihenfolge verändern wir was? Das sind wichtige Fragen, die geklärt sein dürfen, bevor ein Schritt Richtung Softwareauswahl oder Kauf getätigt wird.
